新時期文書檔案的現(xiàn)代化管理策略研究

馮登峰

摘 要：新時期的文書檔案管理工作，要依托信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快推進(jìn)文書檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。新時期下的文書檔案工作需要不斷完善現(xiàn)代化的管理制度，創(chuàng)新文書檔案管理新模式，提高文書檔案管理的信息化。本文就新時期下文書檔案的現(xiàn)代化管理問題進(jìn)行了探究，分析了文書檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；創(chuàng)新制度；管理策略；

我國進(jìn)入新時期后，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)加快，企事業(yè)單位獲得了進(jìn)一步的發(fā)展，在此形勢下，文書檔案的管理工作重要性日漸凸顯。文書檔案管理涉及到一個工作單位日常管理的方方面面，關(guān)系到工作單位的信息安全，影響著工作單位的發(fā)展。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，需要遵循客觀性、邏輯性、歷史性的文書檔案管理原則，創(chuàng)新文書檔案的工作方式，使文書檔案管理工作步入正規(guī)化、科學(xué)化、合理化的軌道。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理制度不規(guī)范

管理制度不規(guī)范是當(dāng)下文書檔案管理制度中非常普遍的一個問題，其影響也是較為深遠(yuǎn)，使文書檔案管理工作陷入到不規(guī)范的境地中，直接導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下。工作單位對于文書檔案的管理工作，將其視為檔案保管工作，并沒有給予足夠的重視和建設(shè)，是文書檔案管理制度不規(guī)范的主要原因。文書檔案管理制度在日常管理中存在著較多的問題，如在文書檔案的保存工作上，存在著分類不明確的問題，許多不同類的文書檔案被放置到一類中，導(dǎo)致在檢索時往往無法快速的調(diào)出所需要的文書檔案。在文書檔案的目錄編寫上，不夠規(guī)范和科學(xué)，目錄編寫較為簡略，不夠詳細(xì)，不能為檢索者提供必要的信息，加大了檢索的難度。

1.2 信息化建設(shè)程度差

當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，極大的改變了人們的生活和工作方式。對于文書檔案管理工作來說，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用可以大大提高文書檔案的管理水平。但是一些工作單位的文書檔案管理工作，仍是傳統(tǒng)的管理制度和管理措施，導(dǎo)致文書檔案的信息化建設(shè)程度較差。以信息檢索為例，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度中，檢索工作十分繁雜，檢索一條信息，往往需要翻閱大量的文書檔案才可以發(fā)現(xiàn)。而信息化下的文書檔案檢索，只需要在電腦客戶端或是手機(jī)APP上輸入所要檢索的信息，便可以快捷的找到所需要的信息。管理手段上的落后，制約了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)水平，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，不能利用先進(jìn)的技術(shù)，文書檔案管理工作是不能夠服務(wù)好工作單位的發(fā)展。

2 文書檔案現(xiàn)代化管理的策略

2.1 建立現(xiàn)代化的管理制度

構(gòu)建現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，便需要淘汰落后的管理制度，根據(jù)新形勢下社會發(fā)展的方向，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，制定工作單位的現(xiàn)代文化檔案管理制度。首先是要精簡管理制度，廢除文書檔案管理制度中不合理的管理?xiàng)l例，建立符合文書檔案管理原則的管理制度，即突出文書檔案管理制度的客觀性、邏輯性。其次要優(yōu)化文書檔案管理制度，根據(jù)新時期下工作單位對文書檔案工作的需要，優(yōu)化文書檔案的管理制度，使之能夠和工作單位的發(fā)展步伐相協(xié)調(diào)，為工作單位的發(fā)展提供助力。優(yōu)化文書檔案的管理工作，就是要根據(jù)社會的發(fā)展而變化，文書檔案管理者要與時俱進(jìn)，及時的調(diào)整文書檔案管理手段。最后，文書檔案管理制度要做好管理制度、管理手段、組織建設(shè)等方面的工作，確保文書檔案管理制度的各項(xiàng)規(guī)定能夠落實(shí)到實(shí)處，不斷完善和規(guī)范文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的效率，提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。如在文書檔案的編修制度上，要針對傳統(tǒng)管理制度中的不足之處，如查閱文獻(xiàn)不方便、文獻(xiàn)目錄不清楚、頁碼混亂等問題，要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案的編修工作內(nèi)容，細(xì)化編修工作，使編修工作更加科學(xué)化和合理化，各種文獻(xiàn)能夠快速的被調(diào)用。對于文書檔案的保管、保密、借閱、歸檔等方面的工作，都要建立相應(yīng)的工作機(jī)制，嚴(yán)肅工作環(huán)節(jié)，尤其是其中的保密工作，更是要建立重要文書檔案的銷毀工作機(jī)制，防止重要信息的泄露。

2.2 創(chuàng)新現(xiàn)代化文書檔案管理方式

文書檔案的管理手段直接關(guān)系著文書檔案的管理水平，創(chuàng)新現(xiàn)代化的文書檔案管理手段，能夠改變傳統(tǒng)文書檔案管理工作中的混亂，使文書檔案的管理手段更加高效和科學(xué)，符合新時期文書檔案管理工作的建設(shè)需要。創(chuàng)新現(xiàn)代化的文書檔案管理工作便是要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，大幅度的提高文書檔案管理手段的工作效率。在文書檔案的分類工作上，要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，將文書檔案按照不同的類別進(jìn)行分類，可以分為命令、指示、報(bào)告、請示、會議記錄、總結(jié)、發(fā)言稿等類別，按照不同的類別，分別放置不同的文書檔案，并將分好類別的文書檔案輸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，并進(jìn)行備份保存。在文書檔案的檢索和查詢工作上，要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析工作單位經(jīng)常調(diào)用文書檔案的關(guān)鍵詞，將其作為熱詞推動到檢索頁面，以便使用者更加快速的檢索資料。在檢索功能項(xiàng)上，要打造智能化的檢索系統(tǒng)，即在分類保存的文書檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行檢索工作的建設(shè)。提高檢索的智能化程度就是用戶只需要輸入一個關(guān)鍵詞或是模糊字眼，檢索系統(tǒng)便可以給出大量的檢索數(shù)據(jù)，并能夠根據(jù)用戶不斷詳細(xì)的詞語自動進(jìn)行篩選，將更加準(zhǔn)確的信息呈現(xiàn)給用戶。在檢索出來信息時，還要附有主要內(nèi)容的簡介，以便用戶判斷是否是所需要的文書檔案。在文書檔案的安全工作上，要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密和保存，防止數(shù)據(jù)的泄密。因此要給每個能夠調(diào)閱文書檔案的工作人員一個唯一的ID號碼，并進(jìn)行備案和動態(tài)監(jiān)控。在移動互聯(lián)時代，為了適應(yīng)人們的工作和生活習(xí)慣，文書檔案還要推出相應(yīng)的手機(jī)APP系統(tǒng)，優(yōu)化登錄和檢索功能。

2.3 完善文書檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)工作機(jī)制

人才是實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵，培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案管理人員是文書檔案管理工作的需要。因此工作單位要完善文書檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)機(jī)制，為工作單位培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。工作單位要定期對文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要為思想政治教育和專業(yè)技能培訓(xùn)兩部分。在思想政治教育工作中，要組織文書檔案管理人員學(xué)習(xí)國家的相關(guān)法律法規(guī)和工作單位的管理制度，以提高他們的思想觀念和道德水平。要讓文書檔案管理人員明確身上所擔(dān)負(fù)的責(zé)任，以及他們的工作對于工作單位的重要意義。在專業(yè)技能的培訓(xùn)上，要使用專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行培訓(xùn)，使文書檔案管理人員能夠熟練操作文書檔案的各項(xiàng)設(shè)備，并具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。還要做好人才的引進(jìn)工作，依托高校培養(yǎng)具有扎實(shí)基礎(chǔ)的專業(yè)人才，并提高文書檔案管理人員的福利待遇，才能夠真正的使優(yōu)秀的人才投身于文書檔案的管理工作中。

3 結(jié)語

隨著新時期文書檔案現(xiàn)代化建設(shè)的深入，文書檔案管理中所存在的問題也逐漸暴露，并影響著文書檔案管理制度的現(xiàn)代化建設(shè)，只有不斷創(chuàng)新文書檔案的管理方式，提高文書檔案管理工作的信息化水平，才能夠推動文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。

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