基于電子發(fā)票的經(jīng)費報銷模式構(gòu)建研究

李冰

【摘 要】經(jīng)費報銷是在業(yè)務(wù)發(fā)生并出具原始票據(jù)后，由業(yè)務(wù)部門依照規(guī)定流程開展的經(jīng)費結(jié)算操作。傳統(tǒng)的經(jīng)費報銷模式下，不僅工作效率偏低，而且信息準(zhǔn)確率低、難以控制。電子發(fā)票的引進，對經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生了較大程度的影響，此次研究以電子發(fā)票為基礎(chǔ)，以期構(gòu)建高效、準(zhǔn)確的新型經(jīng)費報銷模式。

【關(guān)鍵詞】電子發(fā)票；經(jīng)費報銷；會計信息

一、前言

發(fā)票是在經(jīng)濟活動開展過程中，由賣方向買方簽發(fā)的文本，其中需明確標(biāo)注產(chǎn)品名稱、價格、質(zhì)量等信息。電子發(fā)票就是借助于互聯(lián)網(wǎng)渠道，經(jīng)由稅務(wù)機關(guān)相關(guān)系統(tǒng)而開具的發(fā)票，相比較于傳統(tǒng)發(fā)票而言，既不需要稅控設(shè)備，而且免除了稅務(wù)部門的登記注冊環(huán)節(jié)，顯著提升了發(fā)票辦理的便捷性和準(zhǔn)確性。

二、傳統(tǒng)經(jīng)費報銷模式的不足

傳統(tǒng)的經(jīng)費報銷工作中，首先由業(yè)務(wù)部門對經(jīng)費憑證等材料加以搜集與整理，然后由財務(wù)人員審核，并在各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再由財務(wù)部門結(jié)算。在該過程中，通常是以紙質(zhì)媒介作為原始憑證，而且需要由人工負責(zé)流轉(zhuǎn)。

1.難以控制

由于傳統(tǒng)的經(jīng)費報銷模式下，主要以紙質(zhì)票據(jù)記錄信息，因此存在較大程度的失控風(fēng)險。（1）票據(jù)核實所需消耗的時間較長且難度較大，對于偽造票據(jù)難以及時發(fā)現(xiàn)并處理；（2）在經(jīng)費報銷的流轉(zhuǎn)過程中，可能會出現(xiàn)部分人員“搭車”的情況，侵占公家財產(chǎn)；（3）由于紙質(zhì)票據(jù)保存難度大，可能會存在業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門篡改票據(jù)信息的情況。

2.信息不準(zhǔn)確

在經(jīng)費報銷過程中，原始憑證需要在財務(wù)人員的人工處理后，才能夠轉(zhuǎn)化為賬目信息，由于原始票據(jù)中信息量較大，財務(wù)人員數(shù)量較少，工作量和工作壓力相對較大，在處理會計信息過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)漏記、錯記等問題。不僅如此，會計信息難以回溯，無法保障其信息真實性。

3.處理效率低

由于傳統(tǒng)經(jīng)費報銷需要人工進行操作，包括經(jīng)費信息的流轉(zhuǎn)及審核等，原始憑證不僅數(shù)量較多而且涉及各種類型，相比之外，財務(wù)人員的數(shù)量較少，還需要嚴格的遵循復(fù)雜的會計流程進行工作，因此工作效率相對偏低，經(jīng)費報銷周期有時會長達30天甚至更久，對于經(jīng)費報銷者和業(yè)務(wù)部門都造成了一定的不良影響。

三、電子發(fā)票報銷模式的優(yōu)勢

1.提升發(fā)票報銷便捷性

近年來，企業(yè)、事業(yè)單位都在積極開展信息化，但是在傳統(tǒng)的經(jīng)費報銷模式下，稅務(wù)部門的會計信息難以實現(xiàn)共享，較大程度的限制了財務(wù)管理的信息化發(fā)展。而電子發(fā)票的運用，則直接打破了經(jīng)費報銷信息處理的空間限制和時間限制，能夠借助于經(jīng)費報銷系統(tǒng)實現(xiàn)隨時、隨地的會計信息共享，會計人員僅需在會計系統(tǒng)中安裝適用的數(shù)據(jù)接口，就能夠?qū)⒃紤{證快速的轉(zhuǎn)化為經(jīng)費報銷信息，顯著提升了經(jīng)費報銷模式的信息化程度。

2.提高會計信息準(zhǔn)確性

電子發(fā)票借助于信息技術(shù)對原始憑證進行存儲，而且能夠完成原始憑證向記賬信息的轉(zhuǎn)化，全程保障會計信息的準(zhǔn)確性和真實性。其中全面且詳細的記錄產(chǎn)品或服務(wù)的交易信息，包含發(fā)票編號、交易雙方、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品價格、交易時間等，在電子信息技術(shù)的處理下，轉(zhuǎn)化過程通常僅需幾秒鐘。而會計人員無需進行人工計算和人工流轉(zhuǎn)，僅需對會計信息的科目加以監(jiān)測即可，充分發(fā)揮了電子票據(jù)信息準(zhǔn)確的優(yōu)勢。

3.壓縮經(jīng)費報銷成本

相比較于傳統(tǒng)模式下人工操作的經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)，電子發(fā)票的運用，大幅壓縮了人力和時間兩方面的成本。首先，在當(dāng)前的信息技術(shù)上，能夠非常簡便的電子發(fā)票的真?zhèn)渭右澡b別，不僅減少了偽造發(fā)票的出現(xiàn)，而且大幅減少了會計人員審核發(fā)票過程中消耗的時間；另外，電子發(fā)票的傳遞過程較為簡便，能夠借助于辦公網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)節(jié)點等裝置，使經(jīng)費報銷信息流傳在全互聯(lián)網(wǎng)中，而無需繁瑣的人工操作進行流轉(zhuǎn)，顯著提升了經(jīng)費報銷信息的流傳速度；除此之外，電子發(fā)票具有便于存儲的優(yōu)勢，減少了傳統(tǒng)模式下復(fù)雜的流程，壓縮了經(jīng)費報銷信息的成本和空間。

四、基于電子發(fā)票的經(jīng)費報銷模式的構(gòu)建

1.員工客戶端

經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)的開端，是員工客戶端的設(shè)計，通過該環(huán)節(jié)能夠搜集會計信息。在員工客戶端設(shè)計過程中，要加強對其可控性的重視，避免受到空間、時間等因素的限制，要隨時隨地的將電子發(fā)票、支付方式等相關(guān)信息準(zhǔn)確的輸入到客戶端中。具體來看，員工客戶端可分為個人和企業(yè)兩種，其中個人客戶端面向員工日常開支的經(jīng)費報銷信息，主要包含差旅費、公務(wù)接待等，該端口可與支付寶、網(wǎng)上銀行等移動支付平臺相結(jié)合，首先由員工個人注冊登錄賬號，在員工產(chǎn)生可報銷的經(jīng)費后，客戶端即時記錄相關(guān)信息。而企業(yè)終端主要適用于大型交易業(yè)務(wù)，在電子發(fā)票與合同管理及資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)間建立密切關(guān)聯(lián)，在大宗業(yè)務(wù)發(fā)生后，客戶端會依據(jù)交易信息即時生成電子發(fā)票，交由經(jīng)費報銷處理端。

2.經(jīng)費報銷處理端

經(jīng)費報銷處理端的主要任務(wù)在于，將經(jīng)費報銷工作轉(zhuǎn)移至互聯(lián)網(wǎng)中，并使用電子發(fā)票作為信息載體，完成經(jīng)費報銷的在線操作，突破了時間和空間因素的限制，并顯著提升其效率。經(jīng)費報銷處理端的構(gòu)建，需要以單位辦公自動化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，該系統(tǒng)需要具備電子簽字功能，明確用戶權(quán)限，賦予每名員工特定的編號，能夠?qū)τ脩羯矸菁右宰R別并驗證。另外，該系統(tǒng)還需要具備良好的數(shù)據(jù)信息存儲與管理功能，以便對大量的經(jīng)費報銷信息加以存儲與處理，并以報表的形式表現(xiàn)。從本質(zhì)上來看，經(jīng)費報銷處理端就是借助于電子發(fā)票為媒介，將經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)信息化，對經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)加以規(guī)范化處理和管理。

3.信息生成端

在基于電子發(fā)票的經(jīng)費報銷模式下，會計信息能夠通過電子化的方式進行存儲，進而實現(xiàn)自動化信息保存。不僅能夠大幅減少人力成本，而且能夠防止原始憑證在記賬過程中發(fā)生的信息失真問題。具體來看，會計信息生成環(huán)節(jié)就是將經(jīng)費報銷處理端中產(chǎn)生的信息加以搜集與整理，并在規(guī)范的會計規(guī)則下將其程序化處理，將經(jīng)費報銷信息準(zhǔn)確且真實的轉(zhuǎn)化為會計信息。在此過程中，會計人員無需再承擔(dān)信息處理及轉(zhuǎn)化的工作，僅需依據(jù)會計規(guī)則對憑證加以復(fù)核即可，在減輕了會計人員業(yè)務(wù)量的同時，也對其綜合素質(zhì)提出個更高的要求。在信息生成過程中，核心問題在于報銷信息與會計科目的匹配，這就需要會計人員對經(jīng)費報銷信息加以解讀，并依據(jù)會計規(guī)范，確定其會計科目。

4.款項支付端

款項支付端是經(jīng)費報銷流程的收官環(huán)節(jié)，同樣也是反映經(jīng)濟活動落實效果的重要環(huán)節(jié)。在當(dāng)前支付手段日益多元化的背景下，為款項支付提供了更多便捷。借助于互聯(lián)網(wǎng)支付平臺，能夠大幅加快款項支付效率。在由經(jīng)費報銷處理端搜集相關(guān)數(shù)據(jù)后，在由相關(guān)管理人員加以審核的前提下，可將數(shù)據(jù)信息整理到數(shù)據(jù)庫中，其中包括發(fā)票信息、支付信息等，隨后依照財務(wù)制度，定期由數(shù)據(jù)庫中提取支付信息，經(jīng)由在線支付渠道，完成經(jīng)費報銷款項的快速支付。在款項支付端構(gòu)建過程中，需要加強對以下幾點的控制：（1）確保支付數(shù)據(jù)與銀行卡數(shù)據(jù)的匹配，保障會計信息的準(zhǔn)確率。（2）要嚴格遵守資金管理制度，確?？铐椫Ц抖说臉?gòu)建在內(nèi)控制度允許下，并在辦公網(wǎng)絡(luò)運行規(guī)范下，由財務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的進行審批。

五、結(jié)語

此次研究主要圍繞以電子發(fā)票為基礎(chǔ)的經(jīng)費報銷模式展開探究，首先分析了經(jīng)費報銷和電子發(fā)票的概念及內(nèi)涵，隨后對傳統(tǒng)經(jīng)費報銷模式中存在的不足加以總結(jié)與歸納；其次對電子發(fā)票運用在經(jīng)費報銷模式中的優(yōu)勢加以整理；最后從員工客戶端、經(jīng)費報銷處理端、信息生成端、款項支付端4個方面，具體闡述電子發(fā)票經(jīng)費報銷模式的構(gòu)建，希望通過此次研究，能夠有助于經(jīng)費報銷體系的完善，提升其信息化程度。

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