淺談預算定額管理在煙草商業(yè)企業(yè)中的應用

路紅梅

【摘 要】當前，煙草行業(yè)面臨巨大的下行壓力，行業(yè)發(fā)展也由外生動力向內(nèi)生動力轉變，而挖潛降耗正是貫徹落實中央“三去一降一補”工作中，“降成本”目標的具體體現(xiàn)。全面應用預算定額管理是煙草商業(yè)企業(yè)降成本、創(chuàng)精益、促發(fā)展的有力支撐。本文在分析煙草商業(yè)企業(yè)實施預算定額管理重要性的基礎上，詳細闡述了煙草商業(yè)企業(yè)應用預算定額管理的可行性，最后深入探討了煙草商業(yè)企業(yè)應用預算定額管理的要點，對煙草行業(yè)在降本增效、持續(xù)發(fā)展方面進行了有益探索。

【關鍵詞】預算定額管理；煙草商業(yè)企業(yè)；物流費用

一、引言

煙草商業(yè)企業(yè)卷煙物流環(huán)節(jié)是行業(yè)卷煙銷售的終端，其物流中心也是人財物相對集中的地方，而卷煙物流費用在煙草商業(yè)企業(yè)三項費用中占比較大，物流費用的管控水平直接影響煙草商業(yè)企業(yè)的費用水平。新常態(tài)下煙草行業(yè)面臨“增長速度回落、工商庫存增加、結構空間變窄、需求拐點逼近”的嚴峻考驗，行業(yè)發(fā)展逐漸由“外延拓展”向“內(nèi)生挖潛”轉變，全面應用預算定額管理，加強物流費用過程管控，將有助于降低物流運營成本，提高工作效率，優(yōu)化資源配置，從而助推精益物流改善，促進行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

目前，隨著現(xiàn)代化物流建設進程的加快，各地市物流中心已基本完成了資源整合，實現(xiàn)了財務單獨核算，人員集中管理，資源統(tǒng)一調(diào)配，成本核算中心初具規(guī)模。然而在大力進行硬件建設的同時，其卷煙物流費用也在大幅度提升，煙草商業(yè)企業(yè)越來越清晰的認識到物流費用管控的重要性。為此，國家局相繼下發(fā)了《煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)卷煙物流費用核算管理辦法》《煙草行業(yè)工商企業(yè)物流費用預算管理專項規(guī)程》《煙草行業(yè)全面預算管理應用指南——預算定額標準》等相關文件，旨在規(guī)范物流費用核算方法，提高全面預算管理水平。但是物流費用管控方面并沒有一套行之有效的科學手段，存在費用管理粗放、信息化程度不高、缺乏有效考核機制，費用管控尚處于初級階段。但是，高位運行的工商庫存、高額的物流費用亟需科學高效的費用管理水平支撐。全面應用預算定額管理，加強物流費用事前控制、事中監(jiān)督、事后分析，成為煙草商業(yè)企業(yè)提升物流費用管理的重要抓手。

二、預算定額管理內(nèi)涵及在煙草商業(yè)企業(yè)中應用的可行性

所謂定額指的是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中結合自身實際需要制定的標準額度，最先由美國工程師泰勒開始研究。他首先將工人的工作時間劃分為若干個組成部分，如劃分為準備工作時間，基本工作時間，輔助工作時間等，然后用秒表來測定完成各項工作所需的勞動時間，以此為基礎制定工時消耗定額，作為衡量工人工作效率的標準。在研究工人工作時間的同時，泰勒把工人在勞動中的操作過程分解為若干個操作步驟，去掉那些多余和無效的動作，制定出操作順序最佳、付出體力最少、節(jié)省工作時間最多的操作方法，以期達到提高工作效率的目的。繼泰勒后，定額方面的研究也拓展到了許多新的領域，例如在汽車制造、石油開采、鐵路工程及政府采購等領域得到廣泛運用，但商品流通企業(yè)各類業(yè)務發(fā)生的不確定性較大，影響因素較多，研究欠深入，因而更具挑戰(zhàn)性和研究價值。

定額管理的功能主要指目標功能和控制功能，而預算定額管理正是利用預算的前瞻性和約束性實現(xiàn)對人力、財力、物力的合理配置，達到減少浪費、提高效率、增加效益、促進優(yōu)化的目的。一方面，通過定量分析，在資源耗費方面使員工明確具體的使用標準，在作業(yè)量上明確目前企業(yè)所處的水平，與先進單位的差距等，可操作性較強；另一方面，通過定性分析，合理界定各環(huán)節(jié)職責范圍，細化工作標準，捋順工作流程，從而提高工作效率，降低能源消耗，增加經(jīng)濟效益。

預算定額管理可以與卷煙物流各環(huán)節(jié)緊密結合，廣泛應用于物流人員、物流運輸工具、物流機臺班組、物流業(yè)務量工作量等有效物流資源的管理，是目前各地市物流中心節(jié)支、降耗、挖潛、增效的主要措施，也是貫徹落實國家局“在管理上求發(fā)展，從管理上要效益”的具體表現(xiàn)。

三、預算定額管理在煙草商業(yè)企業(yè)應用的要點

1.預算定額標準化體系搭建

煙草商業(yè)企業(yè)物流費用按作業(yè)流程劃分為倉儲、分揀、配送和綜合管理4個環(huán)節(jié)，通過4個環(huán)節(jié)實際發(fā)生的人力、物力、財力消耗來歸集物流費用，并按照費用發(fā)生可控程度劃分為可控費用和不可控費用。一般來說，物流不可控因素具體指人工費用、折舊費用這些相對來說短時間內(nèi)難以控制的費用，而可控費用具體指燃油費、修理費、包裝費、運輸費、辦公費、水電費、業(yè)務招待費等相對容易控制的費用，但是可控不可控不是絕對的，不可控費用可以通過加強物流管理，推行精益改善，優(yōu)化作業(yè)流程，引入激勵機制等手段提高工作效率達到減人增效、降低人工費用的目的；同時，通過可行性研究確定固定資產(chǎn)配置，通過加強維護保養(yǎng)延長資產(chǎn)使用壽命，通過技術更新改造優(yōu)化資產(chǎn)使用效率等減少折舊費用?？傊煽刭M用重在控制，不可控費用重在管理。

定額指標建立就是通過在對每一項物流費用詳細分析的基礎上，將物流費用分解為數(shù)量、單價、業(yè)務量、作業(yè)量、工作時間及比率、最小貨幣單元等因素，綜合運用作業(yè)流程分析、理論值分析、對比分析、實際測試、市場調(diào)查、歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、經(jīng)驗估計等方法，從而確定影響該項費用的數(shù)量定額、比率定額、時間定額、工作量定額及金額定額。其定額制定依據(jù)主要包括國家法律法規(guī)政策、行業(yè)指令性計劃制度、地方法規(guī)規(guī)章通知、經(jīng)物價部門認可的公用或行政事業(yè)收費標準、企業(yè)內(nèi)部控制標準、歷史參考數(shù)據(jù)、實地測算數(shù)據(jù)、合同協(xié)議價格、市場參考價格等。每一項物流費用定額指標建立后，按物流費用4個環(huán)節(jié)分別進行歸集，從而確定物流倉儲定額、物流分揀定額、物流配送定額、物流綜合管理定額，四類定額匯總確定物流費用總控定額。按物流可控不可控費用標準進行歸集，確定物流人工費用定額、物流折舊費用定額、物流可控費用定額，三級定額匯總確定物流費用總控定額。從物流費用縱橫兩條主線分別歸集建立“四類三級”物流費用定額指標體系。

由于物流定額指標體系貫穿物流作業(yè)全流程，涉及物流中心全部人員、設備、機臺、班組等方方面面，因此指標制定需要領導重視、全員參與，成立專門組織，引入信息化手段，將定額指標體系植入預算管理系統(tǒng)，借助預算系統(tǒng)的前瞻性、約束性和分析評價機制實現(xiàn)對物流費用的事前預算、事中控制、事后分析，從而形成查找問題、分析問題、解決問題的良性運營。定額指標體系一經(jīng)建立，不得隨意更改，根據(jù)實際情況變化進行定期不定期調(diào)整，并建立動態(tài)調(diào)整機制。一般來說定期調(diào)整指的是每年末根據(jù)物流中心實際情況進行普調(diào)，不定期調(diào)整指的是物流中心發(fā)生了無法預見的實質性變化亟需對某項物流費用進行適時調(diào)整，但前提是調(diào)整必須有確鑿的證據(jù)證明該項費用調(diào)整的必要性、充分性和真實性，否則不予調(diào)整，當然定額調(diào)整需經(jīng)費用產(chǎn)生部門提出，報歸口部門審核，提報定額管理委員會審議通過后方可按調(diào)整后定額進行管理考核。

2.預算定額層級管理

預算定額層級管理指的是物流費用定額管理組織機構按管理權限劃分層級，比如采取三級管理機構（如下圖）：

頂層機構指預算定額管理委員會，其職責主要有：組織領導定額體系建設工作，制訂定額管理相關制度和方案；審議、批準預算定額指標體系建設、調(diào)整等申請；監(jiān)督、檢查預算定額執(zhí)行情況，并對執(zhí)行情況進行分析、評價，持續(xù)改進定額指標體系；績效考核定額管理工作等，可下設預算定額管理辦公室，具體負責領導定額管理日常工作。

中層機構指各項物流費用主控部門暨歸口管理部門，其職責主要有：具體制定、審核、維護各項定額指標；落實歸口管理業(yè)務范圍內(nèi)的定額指標的執(zhí)行；分析定額指標執(zhí)行差異；向定額管理委員會提報定額指標調(diào)整方案等， 歸口管理部門是主控費用定額的具體執(zhí)行者。

基層機構指各業(yè)務部門暨費用發(fā)生部門，其職責主要有：貫徹落實定額指標制定、維護工作；向歸口管理部門提報定額指標調(diào)整說明；查找、分析定額執(zhí)行偏差；配合歸口管理部門完成定額管理日常工作等，各業(yè)務部門應指定專人具體負責定額指標管理工作。

定額管理組織機構建立后需合理劃分費用管理部門權限，明確費用主控部門暨歸口管理部門，比如人工費用各個部門都有發(fā)生，則需明確人員使用部門及人事部門各自的管理權限，并明確人事部門是人工費用的主控部門暨歸口管理部門；再比如配送車輛及辦公車輛都會產(chǎn)生燃油費，需明確歸口管理部門在送貨部還是在辦公室，因此定額指標層級劃分對于定額指標執(zhí)行考核相當重要。建立層級清晰的預算定額管理體系后，主控部門暨歸口管理部門對各自的費用管理需建立切實可行的內(nèi)控制度，在人員使用、物料消耗、物資采購、資源配置等各方面做出明確規(guī)定，作為定額執(zhí)行的制度保障。

3.預算定額執(zhí)行跟蹤調(diào)查

預算定額指標體系搭建后，應及時植入預算管理體系，借助預算管理信息化手段進行分析評價，并作為提報預算、費用分析、執(zhí)行跟蹤的依據(jù)。一方面，植入預算管理體系后，預算提報嚴格按定額指標標準結合業(yè)務量、工作量制定，從而在物流費用發(fā)生前進行管控，將物流費用管控關口提前，相應的費用預算提報也有了充分的依據(jù)；另一方面，在預算執(zhí)行過程中，借助信息化手段提示各項費用定額標準、執(zhí)行偏差等，利用預算系統(tǒng)的強制性，對物流費用進行有效約束，從而實現(xiàn)物流費用事中控制。另外，預算執(zhí)行情況也依托定額指標因素分解詳解出日常執(zhí)行偏差原因，為物流費用分析提供依據(jù)。最后，針對日常預算執(zhí)行情況，編制年度預算執(zhí)行分析報告，作為物流費用年度分析參考，各項物流費用指標在預算定額分析的基礎上結合物流中心實際經(jīng)營情況，做出合理解釋，從而實現(xiàn)物流費用事后分析。經(jīng)過預算定額閉環(huán)管理，實現(xiàn)物流費用全過程有效管控，既提高了全面預算管理水平，也提升了物流費用管控能力，二者緊密結合，相得益彰。

4.績效考核保障

預算定額管理過程中還應建立切實可行的績效考核制度，納入物流中心內(nèi)部控制制度中，確保預算定額管理落到實處，否則預算定額管理很可能流于形式，不能充分發(fā)揮費用管控作用。績效考核大體應包括考核組織機構、考核主體、考核內(nèi)容、考核標準、考核與工效如何掛鉤等等，可納入日?？己耍c部門員工日?？己私Y合，激勵員工在定額指標的約束下，養(yǎng)成自覺遵守定額、自覺維護定額、自覺提出定額調(diào)整建議等良好習慣。在這種工作氛圍中，各崗位員工對自己的工作職責有了清楚的認識，對費用控制目標更加明確，從而為企業(yè)實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的費用管控奠定了堅實的基礎。

四、結束語

總之，預算定額管理在當前煙草行業(yè)面臨嚴峻考驗的形勢下，對于物流費用管控起到了細化工作標準，規(guī)范工作流程，促進精益管理，提升管理水平的作用。筆者所在煙草公司，自引入預算定額管理以來，物流費用連年下降，2014年至2016年物流費用總額分別是3277萬元、3000萬元、2846萬元。通過預算定額管理，重新梳理了各項內(nèi)控制度，優(yōu)化了工作流程，提高了工作效率，2016年被國家局評為全國十佳精益物流單位，為煙草商業(yè)企業(yè)全面實施預算定額管理做出了有益探索。

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