如何實現(xiàn)學校檔案信息化建設

楊茗鴻

摘 要：檔案是存儲著眾多相關信息的一個信息庫，在許多單位的重要信息存儲與尋找中起著至關重要的作用。近年來，信息技術(shù)極速發(fā)展，我國的信息化建設不斷發(fā)展提高，學校教育逐步現(xiàn)代化。檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，在現(xiàn)在與將來的檔案管理中是一個不可阻擋的趨勢?；ヂ?lián)網(wǎng)時代下信息化建設在高中檔案管理方面也不斷滲透與深入。本文介紹了我國學校的檔案信息化建設現(xiàn)狀、遇到的信息化建設問題和應該從哪些方面更好地進行高中檔案信息化建設。

關鍵詞：高中；檔案；信息化建設

一、檔案信息化簡述

在以往的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方式在各大單位和學校中較常見。那什么是檔案信息化呢？現(xiàn)今的社會處于信息化的時代，電腦、高新技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)都是這個時代的時代名詞。信息化被運用到生活中的方方面面，影響著社會的發(fā)展與變革。檔案信息化，自然也是在時代名詞包裹中的一種現(xiàn)代化工作建設。檔案信息化建設迫切需要被運用到高中的檔案管理工作中。

二、我國的檔案管理現(xiàn)狀

1.對檔案工作管理的認識

盡管我國很多單位都有專門的檔案管理部門，設置了具體的檔案管理制度，聘請了專門管理檔案的人員，但不難發(fā)現(xiàn)，單位的檔案管理工作相較于其他工作，并沒有得到重視。對檔案工作的進行，大多數(shù)單位認為檔案工作簡單不繁雜，因此在檔案的工作設置上，只安排極少的人員進行檔案的一系列工作，人為地進行檔案的管理也能很好地完成并不“困難”的檔案工作。

2.我國高中現(xiàn)階段的檔案管理方式

現(xiàn)階段，很多高中對檔案進行了分類整理。在尋找時大多是進行手工檢索，也有學校設置了機讀檢索。但極少的學校安裝現(xiàn)代化的線上管理系統(tǒng)，說明我國學校檔案管理信息化建設還處于初級階段[2]。

三、檔案信息化建設中遇到的問題

1.沒有得到一定的重視

由于檔案工作在大多數(shù)人看起來并不困難、工作程序單一不繁雜，又因為在以往的工作中也沒有發(fā)生較大的差錯，單位及學校對檔案工作的創(chuàng)新建設就沒有極大的重視。檔案的信息化建設就極少被提至教育改革及創(chuàng)新建設的方案中。學校普遍認為教育工作比檔案工作更為重要。也有人認為，檔案很重要，但是暫時不需要投入大量的資金與精力去建設，待到社會和學校教學發(fā)展到成熟的階段，再投入時間與精力也不遲。然而這種只看眼前利益，忽略長遠發(fā)展的做法只會使學校的發(fā)展過于畸形與不平衡。這樣的想法具有狹隘性，不利于社會的積極發(fā)展。

2.缺乏對檔案信息化的正確認識

檔案信息化是對傳統(tǒng)檔案管理服務理念的變革，但大多數(shù)的領導與管理人沒有對其正確認識。主要沒有認識到以下幾個檔案信息化的優(yōu)點：首先是沒有認識到檔案信息化能大大提高檔案工作的效率。對個人，檔案信息化能減輕工作負擔，使工作人員進行更簡易地工作，對部門，能有效提高各職能部門的工作效率，給學校提供優(yōu)質(zhì)的檔案工作；再者是沒有認識到檔案信息化帶來的方便。檔案信息化能使學校相關部門與學生進行更好的檔案查閱。最后是學校沒有認識到檔案信息化建設為學校各部門的工作連接提供方便，以往的檔案管理工作在于其他部門進行連接溝通時，存在著難以進行良好完整的溝通與融合的問題。正因為學校與領導沒有正確認識到這些優(yōu)點，檔案管理的信息化建設就受到了阻礙，影響了檔案管理的效率。

四、高中學校如何實現(xiàn)檔案信息化建設

1.縮小學校檔案部門的信息化水平

學校檔案部門由于不同的設施設備水平，檔案管理所用到的系統(tǒng)和管理方式不同，檔案管理各部門就就存在著差異，這極大地影響著檔案管理工作順利的進行。這要求著各部門需要進行器材與系統(tǒng)的統(tǒng)一，例如有些部門管理用的是信息化的管理系統(tǒng)，而有的部門則單機操作，無法進行資源同步。改進部門間的技術(shù)水平差、統(tǒng)一管理系統(tǒng)，就能極大的縮小部門間的信息化，令檔案信息化建設更順利地實施。

2.正確的運用信息資源

在許多高中，傳統(tǒng)的檔案管理方式認為，檔案管理就只需將檔案進行歸類收入，進行保存與查閱就行，而現(xiàn)代的信息化檔案管理則注重檔案資源的充分利用。由于檔案信息化所帶有的信息儲量大、檢索快速、易于管理、保密性極佳等優(yōu)點，現(xiàn)代化的設備能更好地進行信息資源分類，便于檔案信息的正確利用。將信息資源進行正確的利用，利于學校的檔案信息化建設。

3.利用互聯(lián)網(wǎng)進行信息資源共享

將學校的發(fā)展歷史、改革情況與學生的基本情況融入到檔案管理的工作中。將學校的悠久歷史、改革發(fā)展通過學校檔案部門的互聯(lián)網(wǎng)進行網(wǎng)上展示，使學校的風采得到展示；將學生的歷年學習情況進行網(wǎng)上追蹤記錄，使學生的檔案信息得到更安全、更長期、更系統(tǒng)的保存。在這過程中實現(xiàn)信息資源共享，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設[1]。

4.建立網(wǎng)絡檔案

網(wǎng)絡檔案的建立有利于提升檔案管理的大眾服務功能。信息化的檔案管理由計算機設備的技術(shù)支持，硬件設施的完善性和嚴密性，使網(wǎng)絡檔案更具有可靠性與合理性。

5.完善信息化的檔案管理方式

檔案管理方式的完善能讓學校的檔案信息化建設更好地進行。完善檔案管理方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，將具有時代性的現(xiàn)代化管理方式滲透進檔案信息化的建設中去。再者是通過建立更好的管理制度來嚴格管理。進行管理制度的完善，在檔案工作中嚴格執(zhí)行制度內(nèi)容[3]。

6.對管理人員進行信息化專業(yè)技能、綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

因為高中學生處于一個重大過渡時期，檔案管理就變得尤為重要。對于管理人員的綜合專業(yè)素養(yǎng)及信息化水平就必須嚴格要求。對于管理人員的工作要求就不只是檔案存放，更要求能熟知計算機知識與操作、利用網(wǎng)絡進行檔案的修改、變更。定期對工作人員進行綜合素質(zhì)培養(yǎng)，促進學校檔案工作的信息化。

五、總結(jié)

信息化建設存在于現(xiàn)代社會的方方面面，將信息化滲透于高中檔案工作中，利于學校的管理與教育改革。信息化的種種優(yōu)點與形勢要求迫使著學校進行檔案工作的信息化建設。只有將信息化的工作方式合理利用到檔案工作中，才能使檔案管理工作突破傳統(tǒng)檔案管理的不足與障礙，走向信息化。

參考文獻：

[1]范后峰.論高中學校的信息化建設的重要性[J].課程教育研究，2017（38）：1

[2]龐燕.淺談高中學校檔案信息化[J].散文百家（新語文活頁），2017（05）：99

[3]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18