用友U872下的外幣交易處理探討

（上海市商業(yè)學(xué)校上海200072）

隨著越來越多的企業(yè)走向國(guó)際市場(chǎng)，如何使用財(cái)務(wù)軟件處理外幣交易中的常見業(yè)務(wù)，成為擺在財(cái)務(wù)工作者面前的一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題。本文以用友ERP財(cái)務(wù)軟件U872的總賬和應(yīng)收應(yīng)付模塊為前提，采用兩筆交易觀中的當(dāng)期確認(rèn)法，說明如何使用信息化手段處理好外幣交易中的貨幣性項(xiàng)目核算問題。

一、U872中的外幣業(yè)務(wù)處理流程

（一）初始設(shè)置

如果是在創(chuàng)建賬套前，在基礎(chǔ)信息中勾選“有無外幣核算”。如果是在已創(chuàng)建的賬套中添加外幣核算設(shè)置，則以賬套主管進(jìn)入“系統(tǒng)管理”的“賬套”——“修改”，修改賬套信息。

（二）基礎(chǔ)設(shè)置

以賬套主管身份，進(jìn)入“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”。進(jìn)入“基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-財(cái)務(wù)-外幣設(shè)置”，雙擊后增加外幣幣種、幣符。如若選擇“固定匯率”，則每月錄入一次匯率；如若選擇“浮動(dòng)匯率”，則需每天錄入?yún)R率。作調(diào)整時(shí)，錄入調(diào)整匯率。

對(duì)要涉及到外幣核算業(yè)務(wù)的科目增加明細(xì)科目。如“應(yīng)收賬款”下增加兩個(gè)明細(xì)科目01人民幣客戶及02美元客戶。對(duì)外幣科目設(shè)為“外幣金額式”的賬頁(yè)格式。選擇要核算的外幣名稱。

（三）外幣交易日的初始確認(rèn)

外幣交易是指以外幣計(jì)價(jià)或結(jié)算的交易，包括買入或者賣出以外幣計(jì)價(jià)的商品或者勞務(wù)；借入或者借出外幣資金和其他以外幣計(jì)價(jià)或者結(jié)算的交易。企業(yè)發(fā)生外幣交易的，應(yīng)在初始確認(rèn)時(shí)采用交易發(fā)生日的即期匯率或即期匯率的近似匯率將外幣金額折算為記賬本位幣金額，按照折算后的記賬本位幣金額登記有關(guān)賬戶；在登記有關(guān)記賬本位幣賬戶的同時(shí)，按照外幣金額登記相應(yīng)的外幣賬戶。

本文中以賣出以外幣計(jì)價(jià)的商品為例，說明在用友U872的財(cái)務(wù)鏈中如何處理外幣貨幣性項(xiàng)目的交易。

例1：濟(jì)鑫公司2015年12月5日向新加坡艾瑞克貿(mào)易公司外銷手機(jī)配件一批，單價(jià)5.6美元，3 000只。貨已發(fā)出，將發(fā)票連同信用證及其他有關(guān)單證，提交中國(guó)銀行辦理結(jié)算，當(dāng)日市場(chǎng)匯價(jià)為1美元=6.422元人民幣。假設(shè)不考慮增值稅。

首先，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-應(yīng)收單據(jù)錄入，單據(jù)名稱選擇“銷售發(fā)票”，單據(jù)類型選擇銷售普通發(fā)票。點(diǎn)擊“增加”按鈕，表頭內(nèi)依次錄入發(fā)票號(hào)、開票日期、銷售類型、客戶簡(jiǎn)稱、銷售部門。稅率為“0”，幣種為“美元”，匯率為“6.422”，表體中錄入“存貨編碼”“存貨名稱”“數(shù)量”“稅率”“含稅單價(jià)”“無稅單價(jià)”。因?yàn)槎惵蕿椤?”，即此處“含稅單價(jià)”=“無稅單價(jià)”。錄入完畢后，點(diǎn)擊“保存”然后“審核”，并立即制單。即可生成帶外幣金額的轉(zhuǎn)賬憑證。

借：應(yīng)收賬款——新加坡艾瑞克貿(mào)易公司 107 889.60

貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入——手機(jī)配件 107 889.60

（四）資產(chǎn)負(fù)債表日或結(jié)算日的處理

資產(chǎn)負(fù)債表日或結(jié)算貨幣性項(xiàng)目時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采用資產(chǎn)負(fù)債表日或結(jié)算當(dāng)日即期匯率折算外幣貨幣性項(xiàng)目，因當(dāng)日即期匯率與初始確認(rèn)時(shí)或者前一資產(chǎn)負(fù)債表日即期匯率不同而產(chǎn)生的匯兌差額，作為財(cái)務(wù)費(fèi)用處理，同時(shí)調(diào)增或調(diào)減外幣貨幣性項(xiàng)目的記賬本位幣金額。

1.結(jié)算日的處理。

例2：12月23日，收到中國(guó)銀行通知，新加坡艾瑞克貿(mào)易公司貨款16 737美元收妥結(jié)匯，存入人民幣賬戶107 485.01元，已扣除國(guó)外金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)和中國(guó)銀行議付費(fèi)63美元，當(dāng)日市場(chǎng)匯價(jià)1美元=6.424元人民幣。

首先，處理“收到外銷貨款”交易。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-收款單據(jù)處理-收款單據(jù)錄入。點(diǎn)擊“增加”按鈕，表頭內(nèi)依次錄入“日期”“客戶”“幣種”（默認(rèn)為人民幣，先刪去人民幣，然后點(diǎn)擊右方的幣種檔案參照按鈕）、“匯率”（當(dāng)日匯率6.424）、“金額”（此處為收回的美元金額——16 737），自動(dòng)生成“本幣金額”（107 518.49）。同理，表體中輸入“金額”，自動(dòng)生成“本幣金額”，即為“應(yīng)收賬款——美元戶”的貸方金額。

將收款單保存并審核，立即制單。按如下分錄修改該銀行存款收款憑證即可。

借：銀行存款——中國(guó)銀行——人民幣戶107 485.01

財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益33.48

貸：應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司（$16 737）107 518.49

然后，處理“結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)匯手續(xù)費(fèi)”交易。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-收款單據(jù)處理-收款單據(jù)錄入。點(diǎn)擊“增加”按鈕，表頭內(nèi)依次錄入“日期”“客戶”“結(jié)算方式”“幣種”（默認(rèn)為人民幣，先刪去人民幣，然后點(diǎn)擊右方的幣種檔案參照按鈕）、“匯率”（當(dāng)日匯率 6.424）、“金額”（此處為金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)的美元金額——63），自動(dòng)生成“本幣金額”（404.71）。同理，表體中輸入“金額”，自動(dòng)生成“本幣金額”，即為“應(yīng)收賬款——美元戶”的貸方金額。

將收款單保存并審核，立即制單。按如下分錄修改該轉(zhuǎn)賬憑證即可。

借：財(cái)務(wù)費(fèi)用——手續(xù)費(fèi)404.71

貸：應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司 （$63）404.71

2.資產(chǎn)負(fù)債表日的處理。

例3：12月31日，按年末市場(chǎng)匯價(jià)1美元=6.43元人民幣，調(diào)整外幣賬戶(“應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司”)余額。

期末匯兌損益的處理步驟：

因?yàn)榇颂幍膮R兌損益結(jié)轉(zhuǎn)是通過應(yīng)收賬款賬戶的，所以必須在應(yīng)收款管理模塊中進(jìn)行操作。如果為非應(yīng)收應(yīng)付賬款賬戶，可以在總賬模塊中，先記賬然后轉(zhuǎn)賬定義，最后轉(zhuǎn)賬生成需要的記賬憑證。

（1）核銷處理。

如果不進(jìn)行核銷處理，系統(tǒng)在后期處理時(shí)會(huì)將本文前例中三筆“應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司”的美元金額分別使用交易時(shí)的匯率和年末匯率計(jì)算求出差額，然后按此差額調(diào)整“應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司”和“財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益”賬戶余額。這樣得出的分錄會(huì)多借多貸，比較冗長(zhǎng)，而且會(huì)有借貸方出現(xiàn)相同的賬戶沒有予以合并。所以，筆者建議可在進(jìn)行期末匯兌損益處理之前先將同一外幣核算的明細(xì)賬戶予以核銷，以方便對(duì)生成憑證的檢查。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-核銷處理-自動(dòng)核銷，幣種改為美元，“確定”后開始進(jìn)行自動(dòng)核銷，再次“確定”即可完成對(duì)“應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司”的核銷。

（2）設(shè)置期末調(diào)整匯率。

方法一：基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-財(cái)務(wù)-外幣設(shè)置，在調(diào)整匯率中輸入6.43然后退出。

方法二：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-匯兌損益中的“匯率”輸入6.43。

（3）匯兌損益處理。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-匯兌損益，點(diǎn)擊“全選”，“選擇”欄出現(xiàn)“Y”；下一步，再點(diǎn)擊“全選”，“選擇”欄出現(xiàn)“Y”；完成。確認(rèn)“立即制單”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張收款憑證，修改為轉(zhuǎn)賬憑證，然后添加貸方科目名稱“財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益”，點(diǎn)擊“保存”，出現(xiàn)紅色帶方框的“已生成”字樣。退出。

此例中，最終自動(dòng)生成的調(diào)整分錄為

借：應(yīng)收賬款——艾瑞克貿(mào)易公司33.6

貸：財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益33.6

二、常見問題解決及解答

1.外幣交易日處理中，如果沒有選擇“立即制單”，怎么制單？

答：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-制單處理-選擇“發(fā)票制單”或“收付款單制單”。單擊未制單的單據(jù)所在行，“選擇標(biāo)志”顯示“1”，表示選中，然后單擊“制單”按鈕。雖然在單據(jù)錄入結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跳出“是否立即制單”的選項(xiàng)按鈕，但是有時(shí)因?yàn)槭韬龌蝈e(cuò)誤，沒有錄入記賬憑證而退出了系統(tǒng)。此時(shí)千萬不可再次選擇“應(yīng)收單據(jù)錄入”或“收款單據(jù)錄入”。可以通過這個(gè)方法選擇再次進(jìn)入系統(tǒng)錄入記賬憑證。

2.如果制單過程中發(fā)現(xiàn)制單所依據(jù)的單據(jù)錯(cuò)誤，怎么修改單據(jù)？

答：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-單據(jù)審核，選擇想要修改的單據(jù)，雙擊出現(xiàn)單據(jù)錄入界面，點(diǎn)擊“棄審”-“修改”。這樣就能對(duì)原錯(cuò)誤單據(jù)進(jìn)行修改。從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-單據(jù)查詢是可以查詢到該想要修改的單據(jù)的，但是無法進(jìn)入修改模式。

3.核銷或匯兌損益處理完成后，發(fā)現(xiàn)操作有誤，如何修改？

答：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-其他處理-取消操作，在操作類型的下拉列表中選擇需要取消的類型，如“核銷”或“匯兌損益”。雙擊所要取消的行，“選擇標(biāo)志”列顯示“Y”，單擊“OK確認(rèn)”，即可完成相應(yīng)的操作的取消任務(wù)。然后重新完成正確的核銷或匯兌損益的操作。

4.為何在資產(chǎn)負(fù)債表日完成核銷和匯兌損益處理后，生成的記賬憑證有錯(cuò)誤，如何查找錯(cuò)誤原因。

答：通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-賬表管理-業(yè)務(wù)賬表-業(yè)務(wù)明細(xì)賬，通過客戶名稱進(jìn)行過濾，分別點(diǎn)擊“單據(jù)”“憑證”可以查找在外幣交易日時(shí)是否出現(xiàn)重復(fù)輸入或輸入錯(cuò)誤的應(yīng)收單或收款單。一般都是由于單據(jù)錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，查找到錯(cuò)誤單據(jù)后，從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)-應(yīng)收款管理-應(yīng)收單據(jù)處理-應(yīng)收單據(jù)審核，注意在設(shè)置過濾條件時(shí)要勾選“已審核”和“已制單”才能顯示出所有的單據(jù)。然后按照上面第二個(gè)問題的回答中提到的方法進(jìn)行修改或刪除。

三、總結(jié)及思考

本文假設(shè)企業(yè)僅開啟了總賬和應(yīng)收管理兩個(gè)模塊，如果同時(shí)開啟了銷售管理、庫(kù)存管理、存貨管理模塊，則在外幣交易日的處理中還需加入銷售訂單、銷售專用發(fā)票、銷售出庫(kù)單等單據(jù)的錄入工作，而涉及外幣賬戶應(yīng)收賬款的處理與本文所示步驟無異。另外，對(duì)于企業(yè)在外幣交易中常見的銀行存款、短期借款等外幣賬戶的處理，就無需通過應(yīng)收管理模塊，全部在總賬模塊中完成外幣交易日和結(jié)算日、資產(chǎn)負(fù)債表日的所有處理。