電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)構(gòu)想

章茜+束暢

摘 要：隨著電網(wǎng)企業(yè)在信息化上的發(fā)展越來越深入，檔案管理也開始進(jìn)入到信息化層面上來。為保障檔案管理的完整、高效、安全和便捷，設(shè)備主人制就成為特高壓設(shè)備檔案信息管理中必定要選擇的一種管理模式。而數(shù)字檔案館在文件整理、保存、使用上有這非常顯著的優(yōu)勢，當(dāng)前數(shù)字檔案的數(shù)量快速增加，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到了云存儲時(shí)代。設(shè)備主人制作為特高壓設(shè)備檔案信息管理中的一種高效模式，在收集海量信息的背后卻也存在著管理上的相對不便，所以本論文基于此背景，構(gòu)想建設(shè)一種可以擁有龐大檔案息處理和管理能力的電網(wǎng)智慧檔案館，解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，并通過利用程序和互聯(lián)網(wǎng)解決智能輔助管理、實(shí)體化檔案智能化管理以及數(shù)字檔案便捷使用等當(dāng)前需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館；檔案信息化；設(shè)備主人制

隨著電網(wǎng)企業(yè)設(shè)備、設(shè)施體系的越來越復(fù)雜，檔案管理就成為一個(gè)擺在所有檔案管理員面前的大問題。檔案管理要求做到完整、高效、安全和便捷，但當(dāng)前的檔案管理機(jī)制著實(shí)難以達(dá)成這些條件。隨著檔案管理信息化在全球范圍內(nèi)開始流行，我國的電網(wǎng)企業(yè)也開始了相關(guān)方的嘗試，本文設(shè)想一種符合企業(yè)要求的“設(shè)備檔案全壽命周期管理”要求的智慧檔案館，旨在通過信息化管理機(jī)制解決當(dāng)前電網(wǎng)企業(yè)在設(shè)備檔案管理上的問題。

1 電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館的功能特點(diǎn)

智慧檔案館通過先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行架設(shè)，旨在對以前的使用者和檔案館信息和資料的交互模式，把以前使用者主動查詢信息和資料的方式改變成檔案館主動輸出信息資料的方式。這樣就能提升檔案管理的靈敏度、精確度和便利性，需求者也就能夠更有效率的獲得超特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備檔案資料，從而構(gòu)架出檔案館智慧化服務(wù)以及管理的業(yè)務(wù)管控形式。智慧檔案館以應(yīng)用服務(wù)為導(dǎo)向，以深化使用模式、優(yōu)化服務(wù)為中心理念，以資源管理、業(yè)務(wù)協(xié)作、特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備信息收錄和輸出為主要作用，以構(gòu)建高效率、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料管理平臺為著力點(diǎn)，在數(shù)字檔案館的構(gòu)建和發(fā)展中，更好的提高設(shè)備檔案管理的信息化和資料收錄和輸出能力。智慧檔案館有著擬真感、資源管理自動化、設(shè)備狀態(tài)信息分析預(yù)警、信息輸出智能化的特性。

和傳統(tǒng)意義上的數(shù)字檔案館相比，基于特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備的智慧檔案館由三個(gè)部分組成：首先是設(shè)備檔案的日常管理更具有自動化和智能化，涵蓋設(shè)備歸檔信息的搜集、征集和標(biāo)準(zhǔn)化整理機(jī)制等等；第二是檔案館資源的合理利用，智慧檔案館可以提供多種常規(guī)化的檢索模式，比如普通檢索、關(guān)鍵詞檢索、區(qū)域設(shè)備檢索等，以達(dá)成智能編輯檔案、研究設(shè)備工作狀況、設(shè)備工況走勢預(yù)測和設(shè)備老化分析預(yù)警等智能化的使用需求。開發(fā)檔案利用的智能交互系統(tǒng)，提升對于檔案使用著的人機(jī)信息傳輸效率；第三是對之智慧檔案館資源的有效利用，建立起基于設(shè)備檔案的檔案信息庫，基于設(shè)備數(shù)據(jù)的設(shè)備工作狀態(tài)統(tǒng)計(jì)分析等等。為企業(yè)對超特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備檔案的效率化使用提供技術(shù)支持。

2 智慧檔案館的建設(shè)構(gòu)想

（一）當(dāng)前建設(shè)條件和相關(guān)要素的準(zhǔn)備工作

1、電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)籌備案例

國家電網(wǎng)公司的一直對檔案信息化管理方面的建設(shè)十分重視。早在2011年，建成企業(yè)實(shí)體檔案館，并一同建立了數(shù)字檔案館體系，并建立了合乎檔案館要求的使用服務(wù)。資料收集移交、智能庫房等模塊，對其公司檔案觀館的構(gòu)建有著比較大的優(yōu)勢，電網(wǎng)企業(yè)完全可以借鑒甚至利用這些已經(jīng)被確認(rèn)可行的研究成果進(jìn)行二次開發(fā)和創(chuàng)新。

2、電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)準(zhǔn)備

電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)最重要的就是對企業(yè)設(shè)備檔案管理機(jī)制的集中改造。將設(shè)備以前的數(shù)據(jù)上傳至電子檔案資料庫只是第一步，而以后檔案資料的收集和傳輸將在下文提到。在上傳信息時(shí)，要注意對設(shè)備的相關(guān)文書、工時(shí)、工況、狀態(tài)等核心信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理，并在上傳后將數(shù)據(jù)資源進(jìn)行集中化保存。為以后的使用，開發(fā)和智能功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。將這些準(zhǔn)備工作做好之后就可以著手建立起智慧檔案館了。

（二）智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)智慧檔案館最終會建立起一個(gè)能以完整、高效、安全和便捷的方式完成檔案管理的系統(tǒng)。具體包括特高壓設(shè)備檔案信息的收集、整理、提取利用、監(jiān)測功能。以及對系統(tǒng)本身的管理、設(shè)備工作情況的監(jiān)視、另外也可以附加性的實(shí)現(xiàn)“設(shè)備主人制”中負(fù)責(zé)人工作情況的記錄。通過加入管理配置、離線工具等一些輔助類型的功能，來更好的優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)中的人機(jī)交互部分。利用數(shù)字化信息化手段假設(shè)信息交流網(wǎng)絡(luò)，把從基層負(fù)責(zé)設(shè)備的“主人”和“檔案員”與智慧檔案館串聯(lián)起來，，構(gòu)成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化。全自動的特高壓重要設(shè)備數(shù)字檔案館。

（三）智慧檔案館的建設(shè)步驟

智慧型數(shù)字檔案館不僅僅只是對當(dāng)前已經(jīng)建立起的數(shù)字檔案館做出更新和功能擴(kuò)充，而是一個(gè)要把數(shù)字檔案館配備上智能收集、分析、交互能力的系統(tǒng)化工程，大致可以按照下面幾個(gè)個(gè)步驟來加以建設(shè)：

首先要進(jìn)行課題研究和探索。智慧檔案館這個(gè)概念實(shí)際上非常新，放眼國際也沒有比較完善的建設(shè)實(shí)案和可參考的依據(jù)，即便有，對于超特高壓電網(wǎng)重要設(shè)備管理中的設(shè)備主人制也沒有比較好的契合度，需要在建設(shè)進(jìn)程中不斷進(jìn)行摸索。對于此，可以讓公司的檔案管理部門組織擬定專門的課題進(jìn)行研究探討，也可以請來專們的公司對智慧檔案館的構(gòu)建細(xì)節(jié)（尤其是基層檔案員與智慧檔案館的設(shè)備信息交互）、最新進(jìn)展等方面進(jìn)行研討，展開對各個(gè)下屬單位的智慧檔案館構(gòu)建思維路線的調(diào)研整理工作，聘請相關(guān)領(lǐng)域的專家做出預(yù)案的制訂修改，敲定智慧檔案館的構(gòu)建工作步驟，用以確定檔案館的整體建設(shè)內(nèi)容。

二是智能館庫構(gòu)建。附屬的智能化設(shè)備的應(yīng)用是檔案館和基層管理員之間進(jìn)行信息交互的平臺，譬如物聯(lián)網(wǎng)有關(guān)設(shè)施、數(shù)字化傳世設(shè)施等，能夠很好地提升檔案的時(shí)效性以及檔案更加智能的利用，減少檔案管理員的人工進(jìn)行歸檔工作量。在未來伴隨工業(yè)機(jī)器人等自動化技術(shù)的發(fā)展，也可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況（主要是超特高壓電網(wǎng)中的重要設(shè)備檔案規(guī)模）在實(shí)體資料檔案庫中加裝機(jī)器人或機(jī)械手，來完進(jìn)行職能檔案整理、檔案接觸、回收檔案上架等，降低檔案管理者的勞動強(qiáng)度。

第三是檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化。在基于前期研究成果的基礎(chǔ)上，組織企業(yè)內(nèi)的信息化專業(yè)人才集中對公司當(dāng)前存在的部分設(shè)備數(shù)據(jù)信息管理數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，明確需要上傳到數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容，并結(jié)合設(shè)備主人制進(jìn)行智慧檔案館系統(tǒng)的研發(fā)。在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺建立好時(shí)組織企業(yè)檔案人員對整理好的信息進(jìn)行集中歸檔上傳，并通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來達(dá)成設(shè)備檔案資料的查閱、借出、和保存上的智能化。并通過大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對已經(jīng)上傳的設(shè)備檔案資料進(jìn)行深度分析，統(tǒng)計(jì)其設(shè)備工作狀態(tài)、損壞維修次數(shù)和維修原因、報(bào)損等數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供一些重要電力設(shè)備平均工作時(shí)長、損壞頻率等方面的參考數(shù)據(jù)，為企業(yè)進(jìn)行設(shè)備調(diào)整和采購等方面提供依據(jù)。

（三）基層兼職檔案員配合智慧檔案館要做的工作

最后是基層方面配合智慧檔案館進(jìn)行數(shù)據(jù)采集上的制度建設(shè)。所有設(shè)備都要明確到人，負(fù)責(zé)管理和設(shè)備檔案記錄。做到每日記錄工況、每周通過智慧檔案館終端上傳設(shè)備工作數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)報(bào)損保修。設(shè)備或設(shè)備主人出現(xiàn)更換和變動時(shí)，基層班組要把變動情況進(jìn)行上傳并在檔案館處留下記錄。對于一般缺陷，設(shè)備主人需要跟蹤記錄處理情況并上傳檔案館，并將最終的維修計(jì)劃和方法也一并上傳，確保設(shè)備檢修資料的完整性。對于接近或超過壽命周期的設(shè)備，應(yīng)密切關(guān)注運(yùn)行狀況，加強(qiáng)運(yùn)行監(jiān)視，及時(shí)進(jìn)行預(yù)警。

3 總結(jié)

在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，智慧檔案館的建設(shè)已經(jīng)具備了其基本條件。數(shù)字檔案館作為過渡性檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)為企業(yè)帶來的很大的便利，電網(wǎng)企業(yè)也更加愿意嘗試將檔案管理和各種設(shè)備管理機(jī)制（比如設(shè)備主人制）相結(jié)合。相信在未來電網(wǎng)企業(yè)都會擁有更為先進(jìn)的智慧檔案館。

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