如何科學(xué)開展檔案信息化建設(shè)

王丹丹

摘 要 檔案信息化建設(shè)在人類社會(huì)發(fā)展中有著重要作用，本文對(duì)如何科學(xué)開展檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 檔案信息化 內(nèi)在理念 定位選擇 建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在理念

（1）確保保存“社會(huì)記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于檔案部門來說，保存和延續(xù)“社會(huì)記憶”是立業(yè)之本，提供信息服務(wù)社會(huì)是強(qiáng)業(yè)之路。檔案信息化建設(shè)必須要在實(shí)現(xiàn)“社會(huì)記憶”功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行，它不僅要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來拓展和實(shí)現(xiàn)檔案部門提供信息服務(wù)功能，更要確保檔案部門保存“社會(huì)記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。因此，在檔案信息化建設(shè)中要加大對(duì)數(shù)字化檔案研究的力度，解決數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存與安全傳輸?shù)葐栴}。否則，“人類記憶”就會(huì)面臨丟失的危險(xiǎn)。

（2）檔案館文化屬性不能拋棄。檔案信息化發(fā)展到一定程度時(shí)必然走上構(gòu)建數(shù)字檔案館的軌道，業(yè)內(nèi)多數(shù)人從技術(shù)運(yùn)用、資源共享、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等角度將數(shù)字檔案館定義為一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)或倉(cāng)儲(chǔ)，而很少注重檔案館的文化底蘊(yùn)。在這種認(rèn)識(shí)指導(dǎo)下建設(shè)的數(shù)字檔案館將會(huì)把檔案館內(nèi)在的文化品質(zhì)忽視甚至完全拋棄。正確的思想是：數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館擔(dān)負(fù)著相同的社會(huì)職能，都是社會(huì)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在研究、構(gòu)建數(shù)字檔案館時(shí)應(yīng)克服唯技術(shù)主義傾向，要重視數(shù)字檔案館的人文因素。

（3）照顧普通用戶的實(shí)際與需求。個(gè)人利用者是檔案信息化建設(shè)成果的普通受用者，但對(duì)個(gè)人來說，由于受必要的上網(wǎng)設(shè)備、費(fèi)用、知識(shí)、操作技能以及對(duì)信息的需求等因素的制約，檔案信息化與他們還有一段距離?！靶畔⒒辈皇鞘箼n案部門富有現(xiàn)代氣息，而是建設(shè)一種新型的更加適應(yīng)廣大用戶需求的檔案部門。所以，檔案信息化建設(shè)應(yīng)顧及現(xiàn)實(shí)、照顧普通用戶的需求，保持與社會(huì)同步發(fā)展，積極培養(yǎng)用戶檔案需求，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。

（4）防止“地區(qū)信息差距”的擴(kuò)大。檔案信息化建設(shè)以檔案信息資源為基礎(chǔ)，以基礎(chǔ)設(shè)施和經(jīng)濟(jì)條件為保證。然而，我國(guó)的“檔情”是：從信息資源布局情況來看，發(fā)達(dá)地區(qū)檔案信息資源豐富，欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案信息資源相對(duì)貧乏；從基礎(chǔ)設(shè)施和經(jīng)濟(jì)發(fā)展來看，東部和中西部地區(qū)存在著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、經(jīng)費(fèi)支持等方面的巨大“鴻溝”。這要求在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)加強(qiáng)宏觀規(guī)劃和調(diào)控，采取積極措施，防止地區(qū)信息差距的擴(kuò)大。

（5）網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化不等于信息化。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建沒以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。因此，不能簡(jiǎn)單地把檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面人手促進(jìn)信息化建設(shè)。

2檔案信息化建設(shè)的定位選擇

檔案信息化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要我們慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中，應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

（1）立足現(xiàn)實(shí)、科學(xué)決策。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)該是組織全國(guó)核心力量研究檔案信息化建設(shè)，包括發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)一些的東西，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。單個(gè)部門在檔案信息化建設(shè)之前，必須針對(duì)各自的實(shí)際情況，進(jìn)行深入的調(diào)查、科學(xué)的論證，找好本部門的突破口，制定出開展信息化建設(shè)的有效措施及方法。

（2）注重質(zhì)量、加強(qiáng)特色建設(shè)。檔案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看數(shù)字化檔案文獻(xiàn)有多少和上網(wǎng)檔案信息量，而更要關(guān)注經(jīng)信息化“包裝”的檔案信息是否找到了特定的用戶，是否實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和充分實(shí)現(xiàn)。信息化不只在量，更在于質(zhì)。如果經(jīng)信息化“洗禮”的檔案文獻(xiàn)依然不能被社會(huì)利用，那么這種信息化意義不大。為此，檔案部門必須走出“大而全”和“小而全”的死胡同，注重自身的特色建設(shè)。由于絕大多數(shù)檔案是“孤本”，所以檔案文獻(xiàn)比其它文獻(xiàn)更具特色，重要的是檔案部門需挖掘各自的精華，在互聯(lián)網(wǎng)信息洪流中體現(xiàn)“檔案特色”。

（3）以我為主，有所為有所不為。在信息社會(huì)，面對(duì)眾多的信息“競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手”，檔案部門要想立于不敗之地，就須保持自己的本色，向社會(huì)提供真實(shí)可靠的信息，樹立一種提供真實(shí)信息的信譽(yù)，這是檔案部門在信息時(shí)代立足的“本錢”，也是吸引用戶的魅力所在。但也要認(rèn)識(shí)到，將所藏檔案不加分類、區(qū)別地?cái)?shù)字化，單純追求網(wǎng)上檔案信息存量并不可取，因?yàn)?，由于眾多因素使我?guó)館（室）藏中有相當(dāng)部分是“死檔案”，并不具有真正的價(jià)值，對(duì)此不必進(jìn)行“信息化”加工，相反要做適時(shí)適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

（4）著眼全局，走聯(lián)合之路。檔案信息化建設(shè)是全國(guó)檔案事業(yè)一盤棋，某個(gè)地區(qū)或部門的信息化不是真正意義上的信息化。因此，信息化進(jìn)程中要注重東西部地區(qū)同步進(jìn)行，縮小東西部的“信息差距”，借此時(shí)機(jī)優(yōu)化國(guó)家檔案信息資源的布局。集成聯(lián)合的道路是檔案信息化建設(shè)的一條捷徑，聯(lián)合之路可以在三個(gè)層面構(gòu)建：在檔案系統(tǒng)內(nèi)部，建立一個(gè)全國(guó)性的檔案聯(lián)機(jī)合作編目、聯(lián)合目錄和館際互借系統(tǒng)；在全國(guó)范圍內(nèi)，把檔案信息化看作是國(guó)家信息化的重要組成部分，加強(qiáng)與圖書館、博物館、情報(bào)中心和其他信息機(jī)構(gòu)的合作，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息資源共享；在全球范圍內(nèi)，倡導(dǎo)與國(guó)際檔案界的合作，開發(fā)具有國(guó)際意義的檔案信息資源。在信息化建設(shè)的這一重要發(fā)展時(shí)期，“統(tǒng)籌規(guī)劃，國(guó)家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”的國(guó)家信息政策完全符合檔案工作發(fā)展?fàn)顩r。