知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討

周琦

摘 要：隨著我國社會(huì)的發(fā)展，各行各業(yè)也有很大的進(jìn)步。在這個(gè)信息化的時(shí)代，一個(gè)企業(yè)要想有很好的發(fā)展必須管理好企業(yè)的各項(xiàng)信息。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要信息，更應(yīng)該認(rèn)真管理。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理已經(jīng)不再適用現(xiàn)如今企業(yè)發(fā)展的要求，所以要對傳統(tǒng)信息管理方式進(jìn)行改革，從而適應(yīng)現(xiàn)代市場的要求，促進(jìn)企業(yè)更好而發(fā)展。本文針對當(dāng)前企業(yè)信息化管理建設(shè)所存在的問題展開分析，深入探究并提出解決問題的方案，希望能夠幫助企業(yè)更好的完成信息化管理建設(shè)。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案；信息化；工程建設(shè)

如今信息化管理對企業(yè)的發(fā)展越來越重要，但傳統(tǒng)的信息化管理方式早已不能滿足企業(yè)發(fā)展的要求，傳統(tǒng)信息化管理必將會(huì)迎來一場全新的改革風(fēng)暴。如今企業(yè)的檔案大多數(shù)都是用電子信息檔案存儲(chǔ)，主要是由企業(yè)的信息管理部門負(fù)責(zé)。企業(yè)的檔案和企業(yè)的文化同樣重要，所以決不能忽視企業(yè)檔案的管理。相比較與現(xiàn)代的管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理重點(diǎn)在于對檔案的各種流程，例如檔案的建立、檔案的存儲(chǔ)、檔案的運(yùn)輸和檔案的查詢等工作，但如今的信息化管理方式的重點(diǎn)卻完全不同，現(xiàn)代信息化檔案管理注重的是檔案的價(jià)值，通過現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，提升檔案的價(jià)值，為今后企業(yè)的發(fā)展提供資源保障。

1 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案信息化的重要意義與價(jià)值

現(xiàn)代信息化管理檔案主要是為了體現(xiàn)檔案的價(jià)值，所以在管理過程中要注意管理的方式技巧，在管理過程中，使用信息技術(shù)對企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，滿足企業(yè)或者客戶對信息的需求，提供較人性化的個(gè)性服務(wù)。在管理過程中，要使用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理工作，確保檔案價(jià)值的真實(shí)性和可靠性，提升檔案的價(jià)值。在管理方面需要對用戶做深入調(diào)查，提高用戶的體驗(yàn)效果提供更人性化的服務(wù)。檔案管理主要是管理各種文本文件，知識(shí)管理則側(cè)重于技術(shù)方面。在當(dāng)前背景下，原本只是簡單的文字的檔案如今具有了一定的技術(shù)含量和技術(shù)價(jià)值，從而提升了檔案的價(jià)值。這種價(jià)值的轉(zhuǎn)化從根本上提升了企業(yè)的市場競爭力。這是與傳統(tǒng)檔案相比最大的區(qū)別，同時(shí)也是傳統(tǒng)檔案沒有的價(jià)值。

2 傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端

2.1 改革進(jìn)程緩慢

在如今的市場環(huán)境下，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，但是即使是這樣，新的企業(yè)檔案管理方式也依舊沒有成型，從而大大制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展和運(yùn)行。在市場發(fā)展的現(xiàn)階段，很多企業(yè)不夠重視檔案的管理工作，使得企業(yè)檔案管理制度不完善、管理效果大大減低，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。也有一部分企業(yè)認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化的重要性，并且在一定程度上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公、自動(dòng)化信息管理以及自動(dòng)化系統(tǒng)等的應(yīng)用，從而提升企業(yè)的信息化水平，加快企業(yè)的發(fā)展。但是不管是辦公自動(dòng)化還是信息自動(dòng)化，都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的信息量大幅度增加，而落后的傳統(tǒng)檔案管理模式卻跟不上自動(dòng)化信息進(jìn)程，同時(shí)企業(yè)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)也無法達(dá)到發(fā)展要求，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案的管理工作進(jìn)程十分緩慢。

2.2 觀念

在絕大多數(shù)企業(yè)中，很多員工對檔案管理的認(rèn)識(shí)還不夠完全，并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，員工在從事檔案管理工作時(shí)只是盲目應(yīng)對，沒有具體的觀念和思想，不重視企業(yè)的檔案管理工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理出現(xiàn)漏洞或者企業(yè)檔案等資源得不到有效的利用。從而嚴(yán)重影響檔案管理工作進(jìn)程和發(fā)展，進(jìn)而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.3 制度

在制度上，傳統(tǒng)的檔案管理需要很多專業(yè)人士，同時(shí)也非常耗費(fèi)時(shí)間。而往往企業(yè)的檔案是來自企業(yè)各個(gè)方面的，從技術(shù)、人員、資金、管理、設(shè)備等等，在對這些進(jìn)行檔案采集時(shí)就需要花費(fèi)很多時(shí)間，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。在對檔案進(jìn)行保管儲(chǔ)存時(shí)需要非常大的空間才能完成，即使是這樣也依然不能保證檔案的存儲(chǔ)數(shù)量，時(shí)間越久，企業(yè)檔案累積的也就越多，如今還在實(shí)行傳統(tǒng)檔案管理方式的企業(yè)面對龐大的企業(yè)檔案已經(jīng)不堪重負(fù)。不僅僅是存儲(chǔ)，在查找檔案時(shí)也同樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力。即使找到檔案，但因?yàn)槎际羌堎|(zhì)的，經(jīng)過長時(shí)間的存儲(chǔ)很容易會(huì)出現(xiàn)遺失、字跡不清等現(xiàn)象。而且部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)并沒有實(shí)行集中的統(tǒng)一管理，而是讓各部門、機(jī)構(gòu)分別保存并且管理自己的檔案，這樣既不能對檔案信息進(jìn)行有效的整合，同時(shí)也沒有實(shí)現(xiàn)信息的共享。這種錯(cuò)誤的管理方式既浪費(fèi)時(shí)間還浪費(fèi)人力物力財(cái)力，需要對這種制度進(jìn)行改革，如果在不進(jìn)行改革，會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，甚至被市場拋棄。所以，只有從思想上開始，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，才能對當(dāng)前存在的弊端進(jìn)行全面改革，建設(shè)適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的企業(yè)檔案管理模式，從而適應(yīng)現(xiàn)代市場和企業(yè)發(fā)展的要求。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的途徑

科技技術(shù)的進(jìn)步使工業(yè)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展為知識(shí)經(jīng)濟(jì)。如今信息化的發(fā)展更是把知識(shí)經(jīng)濟(jì)推向了發(fā)展的頂峰，在不久的將來，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將會(huì)成為主導(dǎo)全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的模式，所以為了適應(yīng)今后經(jīng)濟(jì)的發(fā)展模式，首先從企業(yè)檔案管理開始，進(jìn)行全方位改革。

3.1 觀念

在傳統(tǒng)檔案的管理過程中，無法對書籍、報(bào)紙等紙質(zhì)文件進(jìn)行區(qū)分，無法體現(xiàn)出檔案本身的價(jià)值和獨(dú)立性。如今信息化技術(shù)要求檔案和文件進(jìn)行根本上的區(qū)分，從而增強(qiáng)人們對檔案的認(rèn)識(shí)，可以把檔案管理與企業(yè)文化相結(jié)合，從而不斷強(qiáng)化人們對檔案管理的觀念。要認(rèn)識(shí)到知識(shí)是企業(yè)最重要的資源，它能夠讓企業(yè)不斷提升自身的價(jià)值。而知識(shí)管理的目的就是整合這些信息資源使它們發(fā)揮出其內(nèi)在價(jià)值，而不單單只是對信息的收集、整合、積累，要把這些積累的文化變成企業(yè)的歷史和企業(yè)的文化底蘊(yùn)基礎(chǔ)。在對檔案進(jìn)行管理時(shí)要實(shí)知識(shí)和技能全面應(yīng)用，所以要對檔案管理人員進(jìn)行更深層次的技術(shù)和知識(shí)的教育，這樣可以讓員工認(rèn)為在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)會(huì)有更好的發(fā)展，從而提升員工的工作積極性和員工的歸屬感，這樣員工在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也會(huì)更加認(rèn)真。所以要不斷強(qiáng)化對檔案管理的概念，可以組織一些檔案管理的學(xué)習(xí)課程，從而應(yīng)對當(dāng)前管理模式中存在的不足，能有更多更好的解決辦法。

3.2 制度

要全面提高企業(yè)檔案管理水平，還要完善企業(yè)檔案管理技術(shù)。只有過硬的技術(shù)支撐，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化。建立企業(yè)自己的信息檔案系統(tǒng)、局域網(wǎng)等，實(shí)現(xiàn)信息共享，讓企業(yè)內(nèi)部之間能有更多的交流，同時(shí)還有利于技術(shù)的發(fā)展和成熟。企業(yè)一旦擁有自己的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，員工就可以在網(wǎng)絡(luò)中學(xué)習(xí)更多的企業(yè)知識(shí)和技能，還能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)的共享。傳統(tǒng)的檔案室通常是圖情一體化的，現(xiàn)代信息化檔案建設(shè)也應(yīng)該做到這一點(diǎn)，從而使檔案的管理和應(yīng)用更加智能化，一體化，能夠提供更人性化服務(wù)。

4 總結(jié)

綜上所述，知識(shí)與企業(yè)檔案信息化的建設(shè)對企業(yè)未來的發(fā)展起到十分重要的作用，這順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展和潮流，是如今信息化市場極為需要的。如果企業(yè)想要在未來的市場競爭中穩(wěn)固發(fā)展，就必須正確對待知識(shí)管理和企業(yè)檔案的信息化管理，不斷加強(qiáng)對知識(shí)管理和企業(yè)信息化的管理程度，只有這樣才能展現(xiàn)出企業(yè)在當(dāng)前競爭中的優(yōu)勢，更加適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求和變化。以上就是筆者的觀點(diǎn)，希望能夠幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理和檔案管理的重要性，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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