關于檔案管理信息化建設的研究

焦萍

摘要：在如今社會科學發(fā)展迅速的形勢下，檔案管理由人工化逐步轉向檔案信息化建設是目前不可阻擋的一個發(fā)展趨勢，判斷一個企業(yè)的檔案管理水平高低，主要是看其檔案信息化管理的程度，本文主要針對檔案管理，詳細論述了檔案管理信息化的觀點和看法，以供同行檔案管理專業(yè)人員參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;檔案信息化

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）005-0000-01

檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內部，實現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。

一、檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理的信息化意識不足

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓，導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持，間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用，許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設計、施工和產品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用，嚴重的還會導致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

（三）標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中，必須有相關的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng)，各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關信息為數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求，企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數(shù)據(jù)交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便，甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經濟效益和社會效益。

二、改善企業(yè)檔案管理信息化建設的建議

通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設過程中出現(xiàn)的相關問題，可以知道，只有在一定范圍內實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，完善檔案管理人員的培訓，才能徹底實現(xiàn)檔案管理的信息化水平，可以從以下三個方面進行：

（一）檔案管理人員要提升檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案管理人員是檔案信息化工程的基本力量，他們的能動性關系到信息化建設的成敗，檔案管理人員只有在思想上樹立了檔案信息的意識，認識到檔案管理信息化建設的重要性，才會具有強烈的使命感與責任心，做到主動關心檔案信息化建設工作，認真做好信息化建設中的每個流程。

（二）實現(xiàn)管理工具的信息化

一是，配置計算機、服務器、交換器、路由器、光盤刻錄機掃描等設備。計算機系統(tǒng)軟件的開發(fā)或應用，都可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓和推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。二是，每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質檔案和數(shù)字檔案“雙管齊下”的工作模式，避免重復，節(jié)約人力、財力的同時，也大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。三是，對上網的員工檔案信息進行密級界定。首先確定密級標準，對內部檔案按公開、內部、秘密、機密等級進行界定;其次在網上對檔案信息使用者進行身份驗證，信息查詢權限針對不同身份的使用者有所不同，身份越高權限越寬，以保障軟件系統(tǒng)的安全性。

（三）全面提高檔案管理信息化水平

檔案基礎建設的重心隨著信息技術的廣泛應用逐漸向檔案信息化建設的方向轉變。如今，在計算機系統(tǒng)滲透的形式下，計算機管理軟件的運用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了重大貢獻，在開發(fā)系統(tǒng)和檔案利用過程中發(fā)揮著極為重要的作用。

隨著大量產生的電子文件，如何安全且高效地管理電子檔案已成為企業(yè)不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可規(guī)避的一項重點工作。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的計算機系統(tǒng)管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達到高效的管理。

信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件為支撐，僅僅用傳統(tǒng)方式管理大量的電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，提高檔案管理工作質量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

基于安全角度，優(yōu)良的檔案管理軟件，自身的安全設置（包括訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊），已成為電子文件管理及利用的一道屏障，能有效地保護檔案信息，確保信息的安全性。

三、總結

計算機應用的普及和網絡技術的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不但可以有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案的動態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力、物力及財力。保證檔案信息化建設發(fā)展，為促進企業(yè)的整體經濟、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。企業(yè)的檔案管理工作是一項難度非常大的工作，檔案管理的好壞直接關系到了企業(yè)的發(fā)展。隨著網絡時代的到來，實現(xiàn)信息化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的方向，也是不可阻擋的發(fā)展趨勢。檔案信息所蘊含的大量信息都是企業(yè)發(fā)展過程中的重要資源，因此，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，必然會給企業(yè)的發(fā)展注入新的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益和社會效益，檔案管理是需要我們每個企業(yè)的管理層的領導去重視的。

參考文獻：

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