如何構(gòu)建高校檔案工作新模式

修雪麗

【摘要】在新課改環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案工作模式早已無法滿足現(xiàn)代高校對(duì)檔案工作的需求。因此，高校應(yīng)該在傳統(tǒng)的檔案工作基礎(chǔ)上實(shí)行改革和創(chuàng)新，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)高校檔案工作新模式的構(gòu)建。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；工作；新模式；構(gòu)建

伴隨科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案工作已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，在科技化與網(wǎng)絡(luò)化并存的當(dāng)下，高校檔案工作不但面臨著機(jī)遇，同時(shí)也面臨著挑戰(zhàn)。將陳舊的、傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行操作模式、系統(tǒng)上的改進(jìn)，是所有高校檔案工作者面臨的重要課題。那么，究竟如何構(gòu)建高校檔案工作的新模式呢？作者通過查證大量資料，就構(gòu)建高校檔案工作新模式展開探討，以期能為高校檔案工作提供幫助。

一、構(gòu)建發(fā)展型高校檔案工作模式

（一）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。優(yōu)秀的高校檔案工作人員要具備過硬的、專業(yè)的職業(yè)技能，同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)。一方面，要兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真仔細(xì)地工作，對(duì)高校的檔案數(shù)據(jù)及時(shí)檢測(cè)和維護(hù)，提高自身的工作重視度，對(duì)自身工作要及時(shí)反思和改正，確保高校檔案工作的質(zhì)量。另一方面，要積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化科技手段，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理，切實(shí)提高檔案工作的工作效率，同時(shí)，還要注重自身知識(shí)的時(shí)刻更新，并隨時(shí)關(guān)注檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使自己始終處于高校檔案工作的最前沿。

（二）注重檔案工作的集中式、統(tǒng)一化管理。集中式管理，就是要明確、細(xì)化檔案的分類，杜絕重復(fù)填寫和備案，落實(shí)檔案的歸類放置，進(jìn)而降低工作難度和減輕工作量。而統(tǒng)一化管理，顧名思義，就是要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化高校檔案工作的各項(xiàng)審核指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)各大高校間開展檔案工作時(shí)的無障礙交流，使檔案能夠跟隨人員的調(diào)動(dòng)或升遷而轉(zhuǎn)調(diào)，并不需要在每一處都各備檔案。

二、構(gòu)建可持續(xù)型高校檔案工作模式

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的完善。高校要按照國(guó)家相關(guān)的檔案法律法規(guī)，并結(jié)合自身的發(fā)展需要，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)性修訂，建立健全高校檔案工作的各項(xiàng)管理規(guī)章制度和規(guī)范性文件，進(jìn)而使高校檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。另外，高校還要加大對(duì)檔案工作的指導(dǎo)力度，并隨時(shí)關(guān)注檔案的開發(fā)和管理，有效避免分散管理的不足，同時(shí)積極探索更加有效的檔案管理新模式。

（二）確保檔案管理工作的依法開展。高校領(lǐng)導(dǎo)要始終支持學(xué)校檔案部門依法行使其管理職能，加大檔案部門對(duì)相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行情況的監(jiān)督力度和檢查力度，同時(shí)加強(qiáng)違反檔案部門相關(guān)法律法規(guī)現(xiàn)象的懲處力度。一是高校要主動(dòng)、積極地參與實(shí)事工程、重要會(huì)議、科研項(xiàng)目、建設(shè)項(xiàng)目的前期指導(dǎo)工作和建檔工作。二是未通過檔案部門專項(xiàng)驗(yàn)收的重大科研項(xiàng)目和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，高校不能實(shí)行整體驗(yàn)收操作，而要嚴(yán)格遵守相關(guān)的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度。三是高校可以構(gòu)建完善的檔案事業(yè)發(fā)展綜合評(píng)估機(jī)制，并切實(shí)實(shí)行該評(píng)估制度，進(jìn)而有效推動(dòng)高校檔案工作的長(zhǎng)期發(fā)展。

（三）強(qiáng)化檔案收集、征集工作。高校檔案部門要適應(yīng)社會(huì)和學(xué)校的發(fā)展需求，打破檔案館藏傳統(tǒng)的封閉式結(jié)構(gòu)，充分拓寬檔案的收集面。首先，注重對(duì)重要檔案材料形成、收集、歸檔工作的介入，以此保證其安全性和完整性。其次，針對(duì)學(xué)校重要考察、事件、活動(dòng)、調(diào)研項(xiàng)目等形成的聲像或特殊載體資料，要及時(shí)收集和整理。再次，要做好隸屬高校收集范圍內(nèi)的典型個(gè)體檔案、實(shí)物檔案的收集工作，并面向社會(huì)展開檔案征集活動(dòng)，加大散存在校內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外符合高校檔案征集范圍的征集力度。最后，要鼓勵(lì)個(gè)人、集體進(jìn)行檔案寄存或捐贈(zèng)。

（四）注重檔案資源的源頭建設(shè)與歸檔驗(yàn)收。在高校檔案工作中，針對(duì)一些重要的檔案資源，尤其是電子文件材料，務(wù)必做好前置工作和延伸工作。首先，要采取跟進(jìn)式的服務(wù)模式，在檔案形成之初就開始跟蹤指導(dǎo)，到文件歸檔之時(shí)還要參與結(jié)尾驗(yàn)收工作，以此保證檔案資源的準(zhǔn)確性和完整性。在此值得注意的是，無論是誰，都不能拒絕將職務(wù)范圍內(nèi)形成的檔案資源歸檔，甚至是據(jù)為己有。

（五）優(yōu)化檔案工作的干部隊(duì)伍。高校在檔案部門領(lǐng)導(dǎo)班子的建設(shè)上，要嚴(yán)格遵守專業(yè)能力強(qiáng)、政治素質(zhì)優(yōu)、文化水平高、思想作風(fēng)硬的擇人標(biāo)準(zhǔn)。伴隨檔案藏量的日益增加，高校應(yīng)該按照檔案部門的人員編制標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)核定并增加人員編制。同時(shí)，高校要注重對(duì)檔案干部進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，努力培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型的檔案人才，進(jìn)而優(yōu)化高校檔案干部隊(duì)伍的建設(shè)。此外，高校要加大對(duì)檔案干部日常工作、生活的關(guān)心程度，幫助他們解決工作、生活中的困難，進(jìn)而讓他們?nèi)硇牡赝度氲礁咝n案工作中。

三、構(gòu)建多功能的高校檔案工作模式

（一）拓寬服務(wù)工作領(lǐng)域。高校檔案部門要始終貫徹和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，這樣才能夠在具有豐富內(nèi)涵的服務(wù)工作領(lǐng)域進(jìn)行自身服務(wù)的準(zhǔn)確定位。一方面，服務(wù)要面向校園，為校內(nèi)師生、學(xué)校教學(xué)、學(xué)?？蒲凶龊梅?wù)工作。另一方面，服務(wù)要面向社會(huì)，加大檔案信息的開發(fā)、加工、傳播和開放力度，為社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展提供服務(wù)。

（二）舉辦檔案展覽。高校舉辦檔案展覽可以加大檔案信息的宣傳、交流，滿足社會(huì)大眾日益增長(zhǎng)的信息需求。檔案展覽的形式可以是多樣化的，比如，可以運(yùn)用自身館藏資源自辦展覽，也可以與校內(nèi)其它部門一起開展；可以巡回展覽，也可以固定展覽場(chǎng)所等?？傊?，展覽所展出的載體要形象生動(dòng)、資料翔實(shí)，符合社會(huì)大眾的視聽需要。不但要包含傳統(tǒng)的校史展覽，還要包括具有啟迪、昭示意義的新信息，從而賦予檔案信息鮮活的生命力。

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