整理國土資源歷史檔案的做法與細(xì)節(jié)問題研究

文璀燦

【摘要】當(dāng)前，國土資源歷史檔案因年代久遠(yuǎn)面臨著損壞、缺失的風(fēng)險(xiǎn)，為保證歷史國土資源檔案的完整性和價(jià)值性，必須做好歷史檔案的整理工作，并引起檔案部門的高度重視。本文對(duì)整理國土資源歷史檔案的做法與細(xì)節(jié)處理進(jìn)行探討，期望對(duì)提高歷史檔案管理水平有所幫助。

【關(guān)鍵詞】歷史檔案；整理；做法；細(xì)節(jié)問題

一、整理歷史檔案的做法

國土資源歷史檔案是十分珍貴的信息資源，直觀地反映了城市社會(huì)發(fā)展的歷史面貌，對(duì)弘揚(yáng)城市歷史文化起著積極作用。為保證歷史檔案的完整性和連續(xù)性，必須加強(qiáng)檔案整理工作，從源頭處入手，加強(qiáng)歷史檔案管理，使國土資源歷史檔案更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

（一）制定國土資源歷史檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。為保障國土資源歷史檔案整理工作規(guī)范化開展，必須制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，理清整理工作條序，明確歷史資料的歸檔范圍，甄別歷史資料的價(jià)值，做好具有歷史收藏利用價(jià)值資料的歸檔工作。在國土資源歷史檔案整理工作中，要制定整理規(guī)則，細(xì)化規(guī)定檔案的組卷方法、排列順序和檔案分類保管，采取立卷的方式對(duì)歷史檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，將同一問題歸為一類，并對(duì)該類檔案按照時(shí)間順序排列。歷史檔案整理標(biāo)準(zhǔn)要涵蓋分類、排序、編頁、編目、擬標(biāo)、排序等內(nèi)容，確保檔案整理井然有序。同時(shí)，還要制定考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歷史檔案整理工作的開展情況進(jìn)行考評(píng)，提高工作人員工作積極性和歷史使命感。

（二）檢查歷史檔案質(zhì)量。國土資源歷史檔案是寶貴的歷史資料，為使國土資源歷史檔案能夠被長久保存利用，必須檢查好檔案自身的質(zhì)量，具體從以下兩個(gè)方面入手：一是檢查卷內(nèi)質(zhì)量。檢查案卷目錄與檔案內(nèi)容是否一致；檢查案卷張?zhí)柺欠窬幾⑼暾?；檢查卷內(nèi)是否留有雜物，將雜物清除；檢查檔案是否有破損，做好檔案材料防蛀、防霉、防潮工作。二是檢查卷外質(zhì)量。檢查案卷標(biāo)題是否與案卷內(nèi)容相符；檢查案卷備考表是否注明了整理人姓名、整理時(shí)間以及案卷注意的問題；針對(duì)立卷數(shù)量過百的檔案，應(yīng)采取分類別整理的方式；檢查歷史檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)是否完整。

（三）復(fù)制歷史檔案副本。為提高歷史檔案的使用價(jià)值，應(yīng)對(duì)歷史檔案進(jìn)行開放式管理。檔案管理部門要根據(jù)檔案保管價(jià)值，結(jié)合檔案利用頻率，制定檔案復(fù)制副本的計(jì)劃。對(duì)保管價(jià)值大、利用頻率高的歷史檔案及查詢目錄進(jìn)行復(fù)制，其他檔案可根據(jù)具體情況復(fù)制，如此一來既可以加強(qiáng)對(duì)檔案原始資料的保護(hù)，也可以實(shí)現(xiàn)歷史檔案資料共享，提高歷史檔案的利用效率。加強(qiáng)歷史檔案利用監(jiān)管，做好檔案交接記錄，核對(duì)清楚檔案材料，避免出現(xiàn)檔案丟失。

（四）做好歷史檔案整理規(guī)劃。檔案部門要制定歷史檔案整理規(guī)劃，加強(qiáng)歷史檔案收集工作，配備完善的設(shè)施，投入充足的資金，分派專職的檔案管理人員，為歷史檔案整理工作提供有力保障。檔案部門要在思想上提高歷史檔案整理的重視程度，加大對(duì)國土資源歷史檔案整理的人、財(cái)、物投入，建立專業(yè)的檔案整理隊(duì)伍，劃撥檔案整理專項(xiàng)資金，并將檔案整理工作質(zhì)量與檔案工作人員的切身利益掛鉤，調(diào)動(dòng)起檔案工作人員工作的積極性，當(dāng)本部門的人員力量無法完成整理任務(wù)時(shí)可以進(jìn)行服務(wù)外包，向社會(huì)購買服務(wù)。

二、整理歷史檔案的細(xì)節(jié)問題

歷史檔案整理是一項(xiàng)枯燥、繁瑣的工作，在日復(fù)一日、年復(fù)一年的工作中，要遵循檔案整理原則做好整理工作，處理好檔案整理工作中的細(xì)節(jié)問題。

（一）遵循充分利用原基礎(chǔ)的原則。利用原基礎(chǔ)是指保持歷史檔案資料的原貌，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行整理，不能隨意打亂有規(guī)可循的案卷。在歷史檔案整理中，要妥善處理好“利用原基礎(chǔ)”的問題，既要避免反復(fù)整理歷史檔案，又要使檔案整理具備一定靈活性。若傳統(tǒng)的歷史檔案整理方式阻礙了檔案的開放利用管理，可對(duì)歷史檔案進(jìn)行重新整理，通過重新整理，提高案卷質(zhì)量。同時(shí)，在歷史檔案上編制卡片，便于檔案檢索。

（二）認(rèn)真識(shí)讀檔案資料。歷史檔案的形成年代久遠(yuǎn)，部分歷史檔案為手寫或軟筆書寫，還有一些歷史檔案的字體不規(guī)范，書寫載體存在較大差異，已經(jīng)難以分辨。針對(duì)這些問題，檔案工作人員要認(rèn)真識(shí)讀檔案書寫信息，重新擬寫文件名稱，確保文件題名與檔案內(nèi)容相符。在整理工作中，要嚴(yán)格把控工作流程，對(duì)每一頁、每一字句進(jìn)行認(rèn)真識(shí)讀，通過腦力勞動(dòng)扎實(shí)做好檔案整理工作，不能只依靠信息技術(shù)完成此項(xiàng)工作。

（三）耐心細(xì)心整理歷史檔案。國土資源歷史檔案資料整理工作十分枯燥，在保管年限久遠(yuǎn)的情況下，歷史檔案可能存在被蟲蛀、字跡淡化、文檔模糊不清、紙張強(qiáng)度下降、紙張破損等情況。同時(shí)，還有些剛建國時(shí)候的土地檔案采用文言文書寫，無斷句，使得書寫與現(xiàn)行文體書寫存在較大差異，與現(xiàn)代人的閱讀習(xí)慣不符。針對(duì)這些問題，檔案工作人員要耐心、細(xì)心整理，強(qiáng)化自身的責(zé)任感，不斷學(xué)習(xí)古漢語常識(shí)、歷史知識(shí)、繁體字辨認(rèn)以及簡繁體轉(zhuǎn)換，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，積極引入專業(yè)人才，全面提升檔案整理工作人員隊(duì)伍素質(zhì)。

三、結(jié)論

總而言之，歷史檔案整理是檔案管理中的一項(xiàng)重要工作，必須加大對(duì)歷史檔案資源的保護(hù)力度，強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任感和使命感，嚴(yán)格遵循歷史檔案整理原則和標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真做好檔案整理工作，避免檔案資料出現(xiàn)丟失、損毀、立卷不清等問題。檔案部門要加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)，要求檔案工作人員認(rèn)真識(shí)讀檔案資料，歸類整理檔案，便于檔案查找與利用，保證歷史檔案資料完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李錚.遼源市歷史檔案搶救保護(hù)工作見成效[J].蘭臺(tái)世界，2012（34）：84-86.

[2]趙曉娟.歷史照片檔案征集整理初探[J].檔案天地，2012（4）：101-102.

[3]孟亞男.中國本土社會(huì)工作歷史檔案的整理與開發(fā)[J].蘭臺(tái)世界，2012（8）：124-125.