辦公室機(jī)要秘書文書工作實(shí)踐探討

孟文利

摘 要 本文重點(diǎn)論述了機(jī)要秘書、文書工作的重要性和工作程序，結(jié)合工作實(shí)際對(duì)該崗位的工作實(shí)踐進(jìn)行了一定探討，論述并明確了機(jī)要秘書文書和文件檔案的管理方式方法。

關(guān)鍵詞 機(jī)要 秘書 文書 保密 實(shí)踐

一、機(jī)要秘書文書工作特征

機(jī)要秘書文書，既是秘書，又是文書，既要經(jīng)常寫公文，又要做會(huì)議記錄寫文章，同時(shí)做好文件收發(fā)管理還要做好涉密文件管理的機(jī)要保密工作，事無(wú)巨細(xì)，瑣碎繁雜。

機(jī)要秘書文書工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼咝?、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，并且具有機(jī)要性質(zhì)，是一項(xiàng)很細(xì)致的文字和縝密的管理工作。機(jī)要秘書文書是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要助手，是行政管理工作的一個(gè)重要組成部分，也是提高工作質(zhì)量和工作效率的重要環(huán)節(jié)。

（一）秘書職責(zé)

負(fù)責(zé)公司行文和辦理文件管理工作，負(fù)責(zé)公司重要文件、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示等材料核稿等工作，負(fù)責(zé)規(guī)范行文辦文標(biāo)準(zhǔn)，提高行文辦文質(zhì)量。按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（二）機(jī)要文書職責(zé)

負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳遞、管理、歸檔和立卷工作。按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（三）檔案管理崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作。按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（四）機(jī)要秘書崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部文件、材料的草擬、報(bào)審簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等工作。

負(fù)責(zé)公司會(huì)議籌備、組織、記錄、整理工作。

二、機(jī)要保密工作重要性

保密工作在任何國(guó)家政黨和社會(huì)團(tuán)體的活動(dòng)中都占有重要的地位，保密與竊密的斗爭(zhēng)是關(guān)系政治，軍事，經(jīng)濟(jì)與科技斗爭(zhēng)的一個(gè)重要因素。

（一）機(jī)要保密工作是維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)主義制度的重要手段

當(dāng)今世界霸權(quán)主義和強(qiáng)權(quán)政治依然存在。國(guó)內(nèi)少數(shù)敵對(duì)分子也常常內(nèi)外勾結(jié)，千方百計(jì)竊取我國(guó)家秘密和搜集我內(nèi)部情報(bào)。現(xiàn)代科技特別是通信和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，也大大增加了泄密的渠道和管理難度。能否切實(shí)加強(qiáng)防范、做好保密工作直接關(guān)系到國(guó)家的安全和社會(huì)主義制度的生死存亡。

（二）保密工作是維護(hù)國(guó)家綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要手段

世界各國(guó)間在政治、經(jīng)濟(jì)、科技和軍事等方面的長(zhǎng)期較量和綜合國(guó)力的競(jìng)爭(zhēng)中，投入了大量人力、物力和財(cái)力，用于加強(qiáng)自身的保密工作。保密與竊密斗爭(zhēng)十分尖銳和激烈，經(jīng)濟(jì)、科技領(lǐng)域的保密成為保密工作新的重點(diǎn)，同時(shí)保守企業(yè)的商業(yè)秘密和技術(shù)訣竅也十分重要。

（三）保密工作是維護(hù)改革發(fā)展和穩(wěn)定大局的重要手段

當(dāng)前，我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)基本穩(wěn)定，但還存在著一些不穩(wěn)定因素。在這種情況下，機(jī)要保密工作常常影響到國(guó)家政治上的穩(wěn)定和社會(huì)的安定。黨和國(guó)家的一些重大決策、決定和改革措施，如果在醞釀、產(chǎn)生過程中，或尚未對(duì)外公布就被泄露出去，不可避免地引起社會(huì)波動(dòng)和人心混亂，影響社會(huì)穩(wěn)定，使國(guó)家在政治上、外交上陷入被動(dòng)。

（四）機(jī)要保密工作的作用

保密工作是一項(xiàng)非常重要的工作，是維護(hù)國(guó)家安全和利益的重要手段，國(guó)際上的政治斗爭(zhēng)，軍事對(duì)抗，綜合國(guó)力的較量以及經(jīng)濟(jì)、科技、貿(mào)易等方面的交流與合作，都是和保密工作緊密聯(lián)系在一起的。

三、工作實(shí)踐

在沒有真正接觸機(jī)要工作以前，一直認(rèn)為機(jī)要工作只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞，一不需要?jiǎng)幽X，二不需要費(fèi)力。自從任辦公室機(jī)要秘書文書以來，開始接觸全新的工作內(nèi)容。平時(shí)看似簡(jiǎn)單輕松的機(jī)要工作，不僅對(duì)工作責(zé)任心要求極嚴(yán)，而且涉及內(nèi)容繁雜瑣碎，時(shí)時(shí)處處都要講政治、講安全、講程序；其時(shí)效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性極強(qiáng)。如果處理不當(dāng)或者工作不細(xì)致，很容易出問題，而且很可能是大問題。

（一）強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)是做好工作的基礎(chǔ)

辦公室機(jī)要秘書文書主要工作內(nèi)容包括文件的登記、流轉(zhuǎn)、跟蹤、查詢、分發(fā)和保管；定期進(jìn)行文件的清退、銷毀工作，并按有關(guān)規(guī)定做好年度歸檔、上繳工作；審核所有對(duì)外發(fā)文的格式、編號(hào)工作；公司OA平臺(tái)文件下載，OA辦公平臺(tái)電子文件上傳及掃描工作；各類會(huì)議通知、行政接待通知文件的送簽、流轉(zhuǎn)和跟蹤；保密紙的銷毀；密級(jí)文件的清退；公司證件的年檢；政務(wù)報(bào)刊的征訂以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他日常事務(wù)。這些看似簡(jiǎn)單的工作，其實(shí)每一件都要經(jīng)過好幾個(gè)流程才能辦結(jié)。日常工作常常紛繁交錯(cuò)，往往一件還沒處理完，另一件又接踵而來。這就要求在工作中具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，合理安排好每件事情，做到忙而不亂，對(duì)工作中的一點(diǎn)一滴都要力求做得更好，每件工作結(jié)束后還要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，反思工作有無(wú)疏漏之處，確保工作的正確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）高度的紀(jì)律意識(shí)是做好工作的底線

辦公室機(jī)要室涉及的密級(jí)文件較多，涉密設(shè)備比較集中，是公司的重點(diǎn)涉密部門。機(jī)要室又是公司文件信息傳輸?shù)闹行臉屑~，是公司各種政策指令上傳下達(dá)的關(guān)鍵部門。因此，機(jī)要秘書文書要有很強(qiáng)的保密意識(shí)，不但嘴要嚴(yán)，還要對(duì)自己從事的每一項(xiàng)工作進(jìn)行認(rèn)真分析，自覺遵守保密法規(guī)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密制度。

（三）真誠(chéng)的服務(wù)意識(shí)是提升工作水平的關(guān)鍵

機(jī)要秘書文書，可能每天與公司各處室打交道最頻繁、最繁雜的崗位。因此，機(jī)要秘書文書必須具備主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，要竭盡全力把事情辦好。在不違反保密規(guī)定的前提下，熱心、熱情、熱忱做好服務(wù)，及時(shí)跟蹤協(xié)調(diào)文件辦理進(jìn)度，真正做到真心、用心、貼心，為確保公司正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。

（四）嚴(yán)細(xì)工作程序

提高處理工作的基本技能，鉆研業(yè)務(wù)，精益求精，講求實(shí)效十分重要。

第一，認(rèn)真做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對(duì)重要發(fā)言記錄力求做到準(zhǔn)確完整，遵守保密制度，嚴(yán)禁隨意泄漏會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)公文管理。公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，保守黨和國(guó)家機(jī)密。收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，努力把好各道關(guān)口，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)，件件有著落。建立收文、發(fā)文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記簿。秘密文件當(dāng)日收回、專卷保管，做到萬(wàn)無(wú)一失。

第三，嚴(yán)格印鑒管理。認(rèn)真保管和使用好公司所有印章、印信。嚴(yán)格執(zhí)行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對(duì)安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。

及時(shí)收集公司活動(dòng)中形成的并辦理完畢具有查考價(jià)值的所有材料，運(yùn)用微機(jī)完成有關(guān)檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。

（五）完善制度是做好機(jī)要文件保密安全的保障

機(jī)要文件管理工作是一項(xiàng)政治性、保密性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，為了使機(jī)要文件管理有章可循，結(jié)合實(shí)際，以制度為抓手，使各項(xiàng)工作具有明確而嚴(yán)格的規(guī)定。

第一，建立完善文件登記制度。要建立《收文登記簿》《發(fā)文登記簿》《轉(zhuǎn)辦登記簿》《借閱登記簿》《機(jī)要文件夾走向登記簿》，做到每份文件走向清楚，有據(jù)可查。

第二，針對(duì)機(jī)要文件管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立七個(gè)制度。即《機(jī)要文件分發(fā)制度》《機(jī)要文件轉(zhuǎn)辦制度》《機(jī)要文件傳閱制度》《機(jī)要文件借閱制度》《機(jī)要文件保管制度》《機(jī)要文件回收制度》《機(jī)要文件存檔制度》等規(guī)定，并實(shí)施制度上墻，使各項(xiàng)工作職責(zé)分明，操作有序。

四、結(jié)語(yǔ)

機(jī)要文秘和保密工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，也是一項(xiàng)繁雜細(xì)致的工作，無(wú)論是思想教育，還是制度貫徹都是長(zhǎng)期的。要形成常態(tài)化、制度化、規(guī)范化的機(jī)制，只有這樣，機(jī)要文秘和保密等工作才會(huì)不斷提升，不斷取得進(jìn)步。

（作者單位為中國(guó)有色集團(tuán)沈陽(yáng)礦業(yè)投資有限公司）

參考文獻(xiàn)

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