文書檔案現(xiàn)代化管理策略探討

袁景儀

摘 要：文書檔案主要來自于行政管理事務(wù)活動中，對單位管理發(fā)展的全程記錄。隨著文書檔案數(shù)量的增加，如何運用現(xiàn)代代技術(shù)對文書檔案管理是當(dāng)前檔案管理工作中的重要課題。本文主要對傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題、現(xiàn)代化管理文書檔案的優(yōu)勢及策略進(jìn)行分析，以期提高檔案管理整體水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；優(yōu)勢；策略

前言

傳統(tǒng)文書檔案管理方式已無法滿足當(dāng)前社會的發(fā)展需求，需要現(xiàn)代化的管理模式及工具，如近幾年的文檔一體化管理程序在檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用，加上電子政務(wù)的發(fā)展，檔案與文書融合效率非常好，為新時期文書檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)提供了支持。在當(dāng)前現(xiàn)代化管理背景下，不同部門之間的聯(lián)系也為文書檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。以下就傳統(tǒng)檔案管理方面的問題及現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢、策略進(jìn)行分析。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

首先，傳統(tǒng)檔案管理立卷難度大，立卷過程中需要對檔案各個大綱的歸類及按照標(biāo)題進(jìn)行排列，確保保存期限進(jìn)行裝訂，難度大且難以掌握；其次，管理工作難度大，在文本組好卷后根據(jù)不同特點進(jìn)行編號，需要大量人力及時間，而且容易發(fā)生錯誤，難以達(dá)到管理目的；再次，利用率差，傳統(tǒng)的檔案文本操作不便，查找不方面及時間較長，徒增勞動力強(qiáng)度且管理效率低。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

在當(dāng)前文書檔案管理工作中，通過加快推動現(xiàn)代化管理的步伐，不僅可以進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理流程，創(chuàng)新文書檔案管理方式，而且能夠全面提高文書檔案管理工作的效率。文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理后，檔案資料的整理和旭檔工作利用計算機(jī)技術(shù)即可完成，檔案管理人員對文件信息資料的收集、存放和分類等工作更具便捷性，整體工作量大幅度降低，這使檔案管理人員有了更多的時間和精力進(jìn)行檔案編研等工作，有利于更好的提高檔案服務(wù)水平。通過現(xiàn)代化管理方式來對文書檔案進(jìn)行管理過程中，由于運用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此能夠隨時對檔案資源進(jìn)行檢索，不僅不受時間和空間限制，而且文件查閱速度大幅度提高，檔案利用工作效率得以提高，實現(xiàn)了資源的節(jié)約。文書資料多在日常公文處理過程中產(chǎn)生，在傳遞過程中容易發(fā)生丟失的情況。實現(xiàn)現(xiàn)代化管理后，通過網(wǎng)絡(luò)即能夠?qū)崿F(xiàn)對文書資料的傳遞和流轉(zhuǎn)，可以有效的提高文書資料的傳遞速度，保證文件的安全性。而且檔案管理系統(tǒng)還能夠針對檔案信息的密級來設(shè)置具體的操作權(quán)限，以此來保證文書檔案信息的安全。另外，電子文書檔案相較于紙質(zhì)檔案，可以有效的提高檔案信息的利用率。

三、文書檔案現(xiàn)代化管理策略

（一）健全文書檔案現(xiàn)代化管理制度

文書檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)，需要以制度作為重要保障，因此需要制定完善的文書檔案現(xiàn)代化管理制度，在制度制定出過程中，需要結(jié)合各個部門檔案管理制度、檔案管理手段等方面的差異問題進(jìn)行綜合考慮，并與現(xiàn)代社會發(fā)展規(guī)律有效結(jié)合，全面提升制度的靈活性、合理性和實用性。在實際工作中，針對于傳統(tǒng)的管理方法要及時進(jìn)行調(diào)整，并引進(jìn)現(xiàn)代化管理模式，重新調(diào)整文書檔案管理結(jié)構(gòu)，健全文書檔案管理體系，以此來為文書檔案現(xiàn)代化重審工作的開展提供更多的支持，并重視實際工作中優(yōu)秀管理方法和技巧的綜合運用，以此來全面提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）采用現(xiàn)代化技術(shù)

在當(dāng)前文書檔案現(xiàn)代化管理工作中，需要加大資金的投入力度，通過構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)體系，并配備齊全的軟硬件設(shè)施，以此來推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，全面提升文書檔案管理工作的效率，促進(jìn)文書檔案的共享。特別是當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)的普及，在辦公過程中，通過OA流轉(zhuǎn)即能夠收文和發(fā)文，因此檔案管理人員要加快觀念的轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代化手段和技術(shù)來提高文書檔案的管理水平。可以充分的運用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計算機(jī)技術(shù)來完成文書檔案整理、存儲和查閱工作。同時通過創(chuàng)建OA軟件與現(xiàn)代化管理軟件之間的接口，可以實現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)直接就能夠進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，自動完成歸檔工作。而且電子文檔與紙質(zhì)文檔之間保持了良好的一致性。另外，還可以通過設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密鑰技術(shù)和系統(tǒng)保護(hù)密碼等來保證文書檔案網(wǎng)絡(luò)的安全。還可以應(yīng)用ASA和GFW等技術(shù)來深層次對文書檔案信息管理系統(tǒng)運行中的各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析過濾，以此來保護(hù)檔案信息的安全。

（三）提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先通過對當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對文書檔案進(jìn)行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過對文書檔案進(jìn)行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（四）切實落實檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)工作

為了促進(jìn)文書檔案現(xiàn)代化管理水平的提升，需要為檔案管理部門輸送更多素質(zhì)優(yōu)秀、專業(yè)水平較高的人才。首先，為了對檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)等進(jìn)行提升，需要對其進(jìn)行適宜的教育培訓(xùn)，將現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方法、信息技術(shù)、專業(yè)技能等傳授給檔案管理人員，為文書檔案的現(xiàn)代化管理工作開展奠定基礎(chǔ)。其次，通過招聘機(jī)制的完善及調(diào)整可以吸收更多優(yōu)秀的檔案管理人才。招聘過程中需要對人才的管理能力、計算機(jī)技術(shù)操作水平、管理意識等多方面進(jìn)行考核與衡量，吸收更多技術(shù)全面、專業(yè)水平較高的復(fù)合型文書檔案管理人才，并且需要對其職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識等方面進(jìn)行考核，為今后文書檔案管理工作的開展、同事之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作等奠定堅實基礎(chǔ)。最后，對獎懲機(jī)制方面進(jìn)行健全。對文書檔案現(xiàn)代化管理工作中表現(xiàn)突出的人員予以適當(dāng)?shù)莫剟?，對未能認(rèn)真履行職責(zé)的人員予以一定懲罰，進(jìn)而提高文書檔案管理工作人員積極性，為現(xiàn)代化管理工作開展提供更多支持。

四、結(jié)束語

加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理工作，可以加快推進(jìn)文書檔案由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，加快文檔一體化進(jìn)程的實現(xiàn)，這不僅有利于提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，而且對促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)具有極為重要的意義。由于當(dāng)前文書檔案管理工作中現(xiàn)代化手段還無法全面的滿足實際工作需要，也無法全面取代傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，因此在相當(dāng)長的一段時間還需要保持兩者共存的情況，通過兩者的互補，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要作用。

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