淺析建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性

張帆

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理模式受到廣泛應(yīng)用，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，可以有效提高各類管理工作效率，尤其是文書(shū)檔案管理工作，利用數(shù)字化管理方式開(kāi)展相關(guān)工作，可以有效提升文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量，優(yōu)化辦公模式，增強(qiáng)其發(fā)展效果，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；數(shù)字化管理模式；建立措施

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）003-0-01

對(duì)于文書(shū)檔案管理工作而言，建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式較為重要，也是現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理環(huán)節(jié)中最為必要的工作。因此，在文書(shū)檔案管理期間，相關(guān)管理人員必須要重視數(shù)字化管理模式的建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理工作的有效性，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性分析

在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)與技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)字化技術(shù)被應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，為文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)較多發(fā)展機(jī)遇。在此類背景下，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字化技術(shù)較為必要，文書(shū)檔案管理人員可以將信息存儲(chǔ)系統(tǒng)作為檔案信息載體，進(jìn)而提升文書(shū)檔案管理工作水平。目前，在文書(shū)檔案人員應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的時(shí)候，會(huì)對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行掃描、儲(chǔ)存，然后建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙張檔案儲(chǔ)存方式。由于文書(shū)檔案管理工作較為復(fù)雜，具有一定的特殊性特點(diǎn)，傳統(tǒng)的紙張儲(chǔ)存與管理方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)管理工作的需求。然而，在應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)之后，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將文書(shū)檔案信息儲(chǔ)存，并且對(duì)其進(jìn)行有效的保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案信息流失的現(xiàn)象，進(jìn)而提高了文書(shū)檔案管理工作效率。在建立現(xiàn)代數(shù)字化文書(shū)檔案管理模式之后，可以有效提高文書(shū)檔案管理工作效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，建立數(shù)字化文書(shū)檔案管理模式，可以促進(jìn)現(xiàn)代信息的交流，提高文書(shū)檔案信息利用效率。主要因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)可以加強(qiáng)各個(gè)領(lǐng)域的交流，文書(shū)檔案管理人員能夠快速的找到文書(shū)檔案管理工作方式，進(jìn)而提高文書(shū)檔案信息利用效率。同時(shí)，在日常生活與工作期間，利用數(shù)字化技術(shù)文書(shū)檔案管理模式，有利于提升文書(shū)檔案管理水平，增強(qiáng)信息資源共享效果，達(dá)到預(yù)期的文書(shū)檔案管理工作目的[1]。

第二，建立數(shù)字化文書(shū)檔案管理模式，可以滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文書(shū)檔案工作受到廣泛重視，主要因?yàn)槲臅?shū)檔案信息與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)。傳統(tǒng)的紙張文書(shū)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求，而數(shù)字化文書(shū)檔案管理模式，可以加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案信息的管理，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有價(jià)值的文書(shū)檔案信息，進(jìn)而發(fā)揮現(xiàn)代數(shù)字化文書(shū)檔案技術(shù)的應(yīng)用作用[2]。

第三，建立現(xiàn)代數(shù)字化文書(shū)檔案模式，有利于完善檔案管理工作方式，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。隨著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作方式開(kāi)始不斷完善，相關(guān)部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理方式的創(chuàng)新要求逐漸增高。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式開(kāi)展工作，可以有效提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，發(fā)揮其在文書(shū)檔案管理中的作用，進(jìn)而完善檔案管理工作模式。

第四，加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作，有利于提高文書(shū)檔案信息安全性，增強(qiáng)文書(shū)檔案保護(hù)工作效果。主要因?yàn)楝F(xiàn)代化信息技術(shù)水平在不斷提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全性受到廣泛重視，引起了社會(huì)各界的關(guān)注，尤其是文書(shū)檔案管理工作。然而，在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員可以有效鑒別文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)劣，科學(xué)選擇文書(shū)檔案管理信息技術(shù)，進(jìn)而提高文書(shū)檔案信息的安全性，增強(qiáng)管理工作效果[3]。

綜上所述，建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式具有一定的必要性，只有積極應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，才能逐漸提高文書(shū)檔案管理工作效率與質(zhì)量，確保文書(shū)檔案信息內(nèi)容的安全性，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的具體措施

在建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員必須要科學(xué)選擇工作方式，保證可以提高文書(shū)檔案數(shù)字話管理工作水平，進(jìn)而提升文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作效果。具體措施包括以下幾點(diǎn)：

1.建立文書(shū)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員可以建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，保證可以提高文書(shū)檔案數(shù)字化管理效率，提升數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平。首先，技術(shù)人員要科學(xué)構(gòu)建數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，保證可以提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。其次，技術(shù)人員要科學(xué)調(diào)整數(shù)字化文書(shū)檔案管理工作模式，逐漸提升文書(shū)檔案管理工作的有效性。同時(shí)，技術(shù)人員還要加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通，逐漸優(yōu)化文書(shū)檔案信息的閱讀與使用方式，優(yōu)化內(nèi)部資源配置，提升網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的可靠性。最后，技術(shù)人員要重視信息資源共享，利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程的檢測(cè)與傳播，這樣，才能提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效率[4]。

2.完善文書(shū)檔案數(shù)字化模式的管理制度

在建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式之后，相關(guān)管理部門(mén)必須要制定完善的管理制度，保證可以提高其工作效率。首先，管理人員要構(gòu)建信息管理制度，要求技術(shù)人員可以積極應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展管理工作。其次，相關(guān)管理人員必須要重視綜合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提高文書(shū)檔案管理水平。最后，要制定完善的崗位培訓(xùn)制度，階段性的對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其可以掌握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，同時(shí)，還要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的崗位訓(xùn)練，使其全面掌握文書(shū)檔案管理崗位知識(shí)，進(jìn)而提高其發(fā)展效率。

三、結(jié)語(yǔ)

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，建立數(shù)字化文書(shū)檔案管理平臺(tái)較為重要，主要因?yàn)樵诮?shù)字化文書(shū)檔案管理平臺(tái)之后，相關(guān)管理人員可以有效提高自身工作效率，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作效果，有利于社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]查榮.建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].價(jià)值工程，2012，31（23）：217-218.

[2]李娟.建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].黑龍江科技信息，2012（30）：127-127.

[3]顧玉紅.建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].科技視界，2014（11）：207-207，355.

[4]劉忠華.高校聲像檔案數(shù)字化管理探析[J].卷宗，2013（3）：146.