獨(dú)立學(xué)院科研檔案建設(shè)重要性及對策分析

章火中

摘 要：因獨(dú)立學(xué)院是新建的民辦本科院校，故造成其科研檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備的不完善：大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院尚未設(shè)置專門的科研檔案管理機(jī)構(gòu)及管理人員，更有部分獨(dú)立學(xué)院甚至沒有配備專職的科研管理人員。因此，獨(dú)立學(xué)院的科研檔案的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。通過充分闡明獨(dú)立學(xué)院科研檔案建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，針對獨(dú)立學(xué)院科研檔案建設(shè)的現(xiàn)狀，有的放矢的提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；科研檔案；重要性與對策

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.03.035

1 獨(dú)立學(xué)院做好科研檔案建設(shè)的重要性

1.1 是獨(dú)立學(xué)院科研水平和實力的體現(xiàn)

科研檔案是對歷史上重要的、具有保留價值的科研活動及其成果的記錄，是前人對某種問題或現(xiàn)象的研究過程和結(jié)果的文字記載，積累了無數(shù)前人的研究思路及科研成果。因此，完善的科研檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確地掌握獨(dú)立學(xué)院科研成果的數(shù)量和質(zhì)量，為評價本校的科研水平、競爭能力提供信息和依據(jù)。

1.2 對獨(dú)立學(xué)院科研工作持續(xù)發(fā)展具有促進(jìn)及借鑒作用

獨(dú)立學(xué)院的科研人員主要以青年教師為主，青年科研人員有認(rèn)真做好科研的態(tài)度和積極性，但苦于沒有人給予指導(dǎo)。獨(dú)立學(xué)院青年科研人員只能通過閱讀大量的科研檔案來把握自己所擅長的研究領(lǐng)域的領(lǐng)先水平和相關(guān)學(xué)科的知識，以確定符合自身的研究方向，通過繼承和創(chuàng)新，推進(jìn)科研工作發(fā)展。同時，科研檔案也能夠為科學(xué)研究過程中遇到的不確定的問題提供理論支持。所以，科研檔案對新興的科研工作進(jìn)行了提供全方位的參考，提高研究效率。

1.3 能夠促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院科研成果的轉(zhuǎn)化

科研檔案除了在研究成果及資料積累發(fā)揮作用外，也能夠積極促進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化。一是利用科研檔案服務(wù)于成果轉(zhuǎn)化、產(chǎn)品開發(fā)，維護(hù)單位或者個人在成果轉(zhuǎn)化過程的合法利益。二是科研管理部門通過科研檔案的分析整理，可匯編成冊一些技術(shù)成熟且具有良好市場前景和潛在經(jīng)濟(jì)效益的科技成果，推薦給合適的企業(yè)，促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化。目前，福建某獨(dú)立學(xué)院通過這種推廣方式，與相關(guān)部門、相關(guān)企業(yè)共簽訂橫向項目立項11項，獲得科研經(jīng)費(fèi)共計100萬元，取得良好的成效。

1.4 有利于加強(qiáng)青年科研人員的科研誠信教育

歷年教育部頒發(fā)的有關(guān)“學(xué)風(fēng)建設(shè)” 和“預(yù)防與處理學(xué)術(shù)不端行為”的文件都突出了科研檔案對科研人員的科研誠信教育的作用。特別是2016年6月教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校預(yù)防與處理學(xué)術(shù)不端行為辦法》的第九條強(qiáng)調(diào)：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全科研管理制度，在合理期限內(nèi)保存研究的原始數(shù)據(jù)和資料，保證科研檔案和數(shù)據(jù)的真實性、完整性。通過對科研檔案進(jìn)行查閱研究，可以審查出重復(fù)研究或抄襲研究成果等學(xué)術(shù)不端行為，這有利于加強(qiáng)青年科研人員科研誠信教育。

2 獨(dú)立學(xué)院科研檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或投資方對科研檔案建設(shè)重視不足

隨著獨(dú)立學(xué)院科研水平的提高，其科研檔案數(shù)量也勢必增加。然而獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或者投資方因辦學(xué)成本或者管理理念的原因，普遍對沒有科研檔案的相關(guān)建設(shè)給予足夠的重視：一是沒有足夠重視科研檔案管理隊伍建設(shè)。通過對福建省的5所獨(dú)立學(xué)院調(diào)研得出：5所獨(dú)立學(xué)院都沒有配備專職的科研檔案管理人員；其中只有2所獨(dú)立學(xué)院成立檔案機(jī)構(gòu)和配備專職的檔案管理人員，但他們都非檔案專業(yè)的人才；其中1所獨(dú)立學(xué)院甚至沒有配備專職的科研管理人員。因此，只能依靠科研管理人員來完成獨(dú)立學(xué)院科研檔案工作，科研管理人員也負(fù)責(zé)科研檔案管理。但因獨(dú)立學(xué)院科研管理人員的檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，他們大多數(shù)只有在年底考核時做一簡單歸攏，即便這段時間投入了一定的精力和時間進(jìn)行整理，但是也沒有完全嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行；更有甚者部分科研管理人員為避免麻煩，讓科研人員自己保存科研檔案，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。二是獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案建設(shè)所需的辦公設(shè)備投入也不夠，導(dǎo)致獨(dú)立學(xué)院科研檔案現(xiàn)代化管理無法開展。因此，獨(dú)立學(xué)院在科研檔案建設(shè)方面存在的許多不足，使科研檔案無法真正發(fā)揮作用。

2.2 科研檔案管理工作不規(guī)范，制度不完善

第一，因為獨(dú)立學(xué)院難以實現(xiàn)集中管理，沒有結(jié)合本校的實際情況制定相關(guān)的科研檔案管理制度，導(dǎo)致權(quán)責(zé)問題分不清。第二，科研項目檔案是科研檔案中的一個重要部分，如果制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確，那么也就難以保證記錄的完整性。所以，檔案材料的不完整性以及難以確保其記錄和文獻(xiàn)資料，這直接影響了獨(dú)立學(xué)院科技研究的效果。第三，沒有制度的強(qiáng)制性，致使大多數(shù)研究者在科學(xué)研究過程中，重獎勵輕積累，重結(jié)果輕過程，使得科研檔案的收集不完整，從而影響科研檔案的建設(shè)。

2.3 科研檔案的歸檔意識不強(qiáng)

獨(dú)立學(xué)院的科研人員大多為青年教師，他們中大部分人都沒有意識到科研檔案的重要性。一是他們普遍認(rèn)為科研檔案是科研管理部門的事。對科研檔案建設(shè)所需提交科研資料，他們通常不會積極配合，甚至?xí)型涎踊蛘卟唤恍袨椋@增加了科研檔案建設(shè)的難度。二是他們不會及時歸還所借用科研檔案，甚至將其丟失，導(dǎo)致歸檔文件存在內(nèi)容或者數(shù)量不完整失去其存檔的價值。三是眾多獨(dú)立學(xué)院被重保管輕利用等因素影響，從某種程度來說，這也影響了科研檔案的建設(shè)。

3 做好獨(dú)立學(xué)院科研檔案建設(shè)的對策

3.1 健全科研檔案建設(shè)制度，規(guī)范科研檔案建設(shè)

一是獨(dú)立學(xué)院可根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》精神，制定完善的歸檔管理制度。要求科研課題組的負(fù)責(zé)人要分階段將組織研究的一切數(shù)據(jù)及研究過程歸檔，如科研準(zhǔn)備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵階段、應(yīng)用轉(zhuǎn)化推廣階段等需要的材料，都必須全部歸檔。同時，為確?？蒲袡n案的真實性、完整性，要求科研人員必須提交內(nèi)容和手續(xù)齊全的材料原件。二是從制度上提高科研人員的科研檔案存檔意識。應(yīng)明確科研人員在科研檔案工作中的職責(zé)，并計入其工作量中，作為其年度考核、評優(yōu)、職稱評定、獎金等必要條件，使科研檔案工作與科研人員的切身利益掛鉤，做到有理可依，控制有力度，從而有效地推動科研檔案工作。

3.2 加強(qiáng)科研管理隊伍建設(shè)，提升其檔案管理能力

從某種意義上講，獨(dú)立學(xué)院科研管理人員也就是專職的科研檔案管理人員，科研檔案管理工作作為科研管理人員的本職工作。因此加強(qiáng)科研管理隊伍建設(shè)，一要加強(qiáng)對非檔案專業(yè)的科研管理人員培訓(xùn)，使其系統(tǒng)掌握檔案管理的專業(yè)知識，能夠基本勝任科研檔案管理工作。二要為創(chuàng)造科研管理人員繼續(xù)深造、交流機(jī)會，讓其多向其他兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)的科研檔案管理知識，把好的經(jīng)驗和方法運(yùn)用到檔案管理中。三要重視科研管理崗位的發(fā)展，讓科研管理人員在職稱評聘上享有與職務(wù)晉升的同等待遇，充分調(diào)動科研管理人員的工作積極性。同時，增加科研管理人員的數(shù)量，招聘更多專業(yè)的檔案人員從事科研管理工作，使科研管理人員有更多精力和時間從事科研檔案收集整理工作。

3.3 開展編研工作，創(chuàng)新科研檔案工作新方式

科研檔案作為以為科研工作的真實記錄，它的作用需要通過一定的科學(xué)工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。獨(dú)立學(xué)院科研管理部門要加強(qiáng)科研檔案的編制和研究工作，根據(jù)客觀和實際的需要，對檔案信息有針對性的開發(fā)與加工。

3.4 推進(jìn)科研檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)

一是采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方式，要逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，完善電子科研檔案數(shù)據(jù)庫。二是加快科研檔案管理信息系統(tǒng)啟用，利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息的組織、存儲、檢索、分析、傳遞，實現(xiàn)科研檔案信息數(shù)字化，在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)的前提下，實現(xiàn)檔案資源共享，進(jìn)一步增強(qiáng)科研檔案利用和服務(wù)的功能。

綜上所述，做好科研檔案管理工作對促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院的健康發(fā)展有著重要意義。獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從科研管理隊伍建設(shè)、完善科研檔案管理制度、強(qiáng)化科研檔案規(guī)范化建設(shè)以及創(chuàng)新科研檔案管理思路等方面做起，全面推進(jìn)獨(dú)立學(xué)院科研檔案的建設(shè)的現(xiàn)代化。

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