新時期事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及對策研究

摘 要：計算機電子信息技術(shù)如今在我國事業(yè)單位會計檔案管理工作中普及，帶來諸多便利之余，也遺留某些薄弱環(huán)節(jié)，為了強化這部分檔案管理實效，有關(guān)單位務(wù)必要盡快搭建起一類健全樣式的規(guī)范管理體制，確保當中各類工序流程都得到嚴密化監(jiān)督和校正。由此，筆者主要針對現(xiàn)階段我國事業(yè)單位會計檔案管理中遺留的弊端問題，以及日后協(xié)調(diào)性的應(yīng)對策略等內(nèi)容，加以有序論證，希望能夠為日后有關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，提供不竭的推動力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計檔案；管理問題；應(yīng)對策略

會計檔案管理工作在事業(yè)單位之中發(fā)揮著不可小覷的指導(dǎo)功用，需要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。特別是在計算機信息等創(chuàng)新技術(shù)貫穿融入背景下，因為部分工作人員專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)限制，也滋生出一系列不安狀況。所以說，盡快針對這部分突?，F(xiàn)象，制定實施有效的防治措施，是迎合時代發(fā)展的必然趨勢，必須引起各類事業(yè)單位重視。

1 目前我國會計檔案管理中遺留的弊端

（一）電子數(shù)據(jù)類檔案處理方式不科學(xué)

電算化技術(shù)已經(jīng)在我國各類機構(gòu)之中推廣沿用，尤其是事業(yè)單位的會計檔案管理工作，省去了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)記賬的繁瑣工序，會計核算亦由此變得愈加便利快捷。盡管說財政機構(gòu)已然頒布會計電算化規(guī)范綱要，并且將會計電算化改革的現(xiàn)實意義、電算化會計檔案實際內(nèi)容、檔案日常監(jiān)管防護工作等細節(jié)加以全方位闡述，并且要求各類機構(gòu)自覺處理好電算化設(shè)備防潮、防塵，以及檔案備份處理等事務(wù)。可礙于某些電子設(shè)備和工作人員本身問題限制，使得許多賬單直接被歸納到會計檔案系統(tǒng)中保管，未能得到雙備份處理；再就是因為某些事業(yè)單位過分依賴于計算機電子數(shù)據(jù)備份功能，而忽視電腦故障隱患，隨后極易引發(fā)備份數(shù)據(jù)丟失事件，不然就是因為財務(wù)管理程序自動更新而無法及時保存具有數(shù)據(jù)，影響后期精準化查閱和調(diào)取。

（二）會計檔案主管單位未能得到合理約束

首先，許多事業(yè)單位會計檔案管理的主管職務(wù)，通常都會安排出納人員兼任，這類現(xiàn)象本身就嚴重違背了行業(yè)規(guī)范準則。而在具體工作流程中，主管單位幾乎對全新的會計檔案管理條例一無所知，并且無法及時參與到階段化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動之中，至此令會計檔案管理機構(gòu)處于不被約束的狀態(tài)。

其次，雖然說大部分事業(yè)單位能夠加大對自身會計工作的重視力度，可以保證單位年限之中投入合理數(shù)量資金，以針對會計人員進行專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)指導(dǎo)，不過當中許多會計檔案管理內(nèi)容都盲目地偏重于理論層面，不能在實踐方面做出靈活可靠的指導(dǎo)。長此以往，只會令事業(yè)單位會計檔案管理水平持續(xù)下降，包括檔案封面信息不完善、裝訂混亂、檔案類型劃不到位、檔案目錄不詳細等問題廣泛分布，一時間竟令我國事業(yè)單位會計檔案管理秩序深陷紊亂境遇之中難以自拔。

（三）財務(wù)和檔案機構(gòu)職責劃分的不夠清晰透徹

結(jié)合最新會計檔案管理條例觀察分析，事業(yè)單位單位年限之中形成的會計檔案，必須要由會計部門依照歸檔標準進行整理立卷并且裝訂成冊，在交由會計部門保管一年之后，移交給檔案部門予以統(tǒng)一存儲。雖然說部分事業(yè)單位之中亦設(shè)置會計部門，但是會計檔案經(jīng)常會直接交由檔案部門處理，畢竟檔案部門平常事務(wù)繁多，勢必難以及時針對會計檔案加以合理化歸檔操作，長期以往，勢必令這部分檔案管理實效性銳減。

2 新時期下進行我國事業(yè)單位會計檔案科學(xué)化管理的對策

（一）強化電子類會計檔案的管理力度

隨著計算機信息技術(shù)在會計領(lǐng)域中的全面推廣，使得電子檔案應(yīng)用優(yōu)勢越發(fā)明顯，因此許多事業(yè)單位會計檔案都會憑借電子數(shù)據(jù)形式加以保存。不過并非如此就可止步觀望，有關(guān)工作人員仍有必要在深度落實最新會計電算化工作規(guī)范條例的基礎(chǔ)上，針對關(guān)鍵性電子數(shù)據(jù)加以備份處理，并利用電子類介質(zhì)予以存儲。需要加以強調(diào)的是，載有會計檔案數(shù)據(jù)的光盤或是磁盤，務(wù)必要在防潮防磁的專業(yè)化容器之中放置。

（二）制定完善且嚴格的會計管理操作規(guī)范體制

具體就是不斷擴大對事業(yè)單位會計帳單的定義空間范疇，即不單單限定在銀行出具的對賬單層面，涉及單位會計預(yù)算表也須及時在最新檔案體系之中納入，如此才會令事業(yè)單位會計檔案發(fā)揮出還原經(jīng)濟活動并精準化組織活動歷史畫面的功用。

（三）提升對內(nèi)部會計檔案管理工作人員綜合技能和素養(yǎng)的培訓(xùn)水平

事業(yè)單位想要獲得長效發(fā)展機遇，就必須時刻依靠人才這類基礎(chǔ)性原動力。尤其對于財政和檔案部門來講，有必要在特定時期內(nèi)組織檔案人員進行全方位培訓(xùn)指導(dǎo)，力求令這部分人員在日后嚴格遵守“檔案分類-立卷-裝訂-移動-目錄編寫”操作原則，最終將會計檔案管理快速納入到事業(yè)單位日常工作檢查隊列之中。

3 結(jié)語

綜上所述，新時期下我國事業(yè)單位會計檔案管理工作面臨全新的挑戰(zhàn)困境和改革發(fā)展契機，面對此類狀況，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要及時樹立起完善化的會計檔案管理規(guī)范體制基礎(chǔ)上，針對內(nèi)部人員進行可靠的技術(shù)培訓(xùn)并清晰劃分不同崗位職責，避免日后電算化檔案重復(fù)衍生丟失危機。相信長此以往，勢必令我國事業(yè)單位會計檔案管理工作水平成功邁向更高的等級層次，贏取愈加可觀的社會和經(jīng)濟效益。

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作者簡介

張文玲（1976-），女，湖北省武漢市人，漢，初級，本科，長江航務(wù)管理局檔案中心。