有效規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的探討

方舒

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才流動越來越大，人事檔案管理工作所面對的新情況也逐步增多。人事檔案管理工作是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，是醫(yī)院“知人善任”的重要依據(jù)。本文從醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析檔案管理中可能存在的問題，為問題的解決提供了建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；醫(yī)院

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是人事管理活動中形成的，以個人為單位建立起來的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作業(yè)績等情況的，以備考察的文件材料。它具有法律效用，是記載個人人生軌跡的重要依據(jù)，是最原始最真實的記錄。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計連為一線，并最終提供利用的活動。

人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。醫(yī)院人事檔案也是如此。它是對醫(yī)院從業(yè)人員成長歷史的記載，是個人參與社會活動的記載和個人自然情況的真實反映；是個人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、考核、提拔和實現(xiàn)整個社會人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。隨著時代的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的人工整理的人事檔案已不能滿足醫(yī)院工作的需要，要使醫(yī)院人事檔案管理工作跟上社會發(fā)展的步伐，做好人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，是醫(yī)院人事工作順利運行的前提條件。

就醫(yī)院的人力資源管理而言，規(guī)范的人事檔案管理，能提供更完整、更真實、更有效的信息，而人事檔案的完整性、連續(xù)性、動態(tài)性、全面性和真實性就是人事檔案價值的根本所在，如果人事檔案出現(xiàn)缺失、錯誤、作假等問題，無疑會大大降低其原始憑證作用。同時，規(guī)范有序的人事檔案工作，可以使醫(yī)院管理者更方便快捷地查閱職工的人事檔案，迅速了解職工的詳細(xì)資料，能更好地對職工實施管理，提高人力資源使用效率和使用價值，實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)地預(yù)測人力資源的需求，優(yōu)化人力資源的合理配置，最大程度地發(fā)揮人力資源的作用。因此，如何有序開展醫(yī)院人事檔案管理工作成為醫(yī)院人事管理面臨的重要問題之一。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 人事檔案管理制度落后

在醫(yī)院管理過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往根據(jù)部門特點，擬定適應(yīng)部門管理制度及科室人員的崗位職責(zé)，而對檔案管理人員的規(guī)章制度比較淡化，對檔案管理人員的考核、檔案內(nèi)容的界定、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及要求，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。因此可能導(dǎo)致檔案管理人員檔案內(nèi)容缺失、檔案管理要求不明確等問題。人員信息的缺失或歸檔不及時，則會對以后的信息審核、人員鑒定等方面的工作造成不利的影響。

1.2 人事檔案管理缺乏專職人員

目前，醫(yī)院人事檔案管理工作大多由人事部門人員兼職從事。管理人員既要從事本職工作，又要從事大量檔案管理工作，使得管理人員無法專心做好檔案管理工作，無法及時對檔案進(jìn)行整理、歸檔等工作。此外，管理人員多數(shù)只是按照以往管理人員的口述傳教或者只是參考各類材料進(jìn)行檔案管理。由于各單位的實際情況不同，歸檔工作如果只是靠“經(jīng)驗”或“自學(xué)”，難免出現(xiàn)“摸著石頭過河”的情況，這無疑不利于檔案管理及檔案工作的持續(xù)開展。對檔案重要性的認(rèn)識不全，檔案保管意識不強(qiáng)，且缺乏檔案管理的學(xué)習(xí)機(jī)會，最終影響人事檔案管理水平。

1.3 人事檔案管理手段落后

人事檔案管理工作具有專業(yè)性、政治性和機(jī)密性等特點。人事檔案需要專門的庫房存放，需要相關(guān)物資的配備。而現(xiàn)在的檔案室大多和人事部門放在一起。人事檔案基本還是紙質(zhì)檔案，多采取人工記錄、查找、檢閱等方式進(jìn)行管理，沒有配備計算機(jī)，使得檔案管理的工作效率大大降低。隨著檔案內(nèi)容的不斷增多，檔案的利用率和翻查的頻率也大大增加，這就可能導(dǎo)致紙張損壞或缺失，從而影響了檔案的完整性和安全性。

1.4 檔案管理意識淡薄

醫(yī)院管理的重點往往在于如何為人們提供更優(yōu)質(zhì)有效的醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)療水平，提升科研教育水平以及各項學(xué)科的建設(shè)。人事檔案屬于無形資產(chǎn)，它不能對醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益產(chǎn)生直接影響。因而，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的一部分，往往會受到忽略，以致難以發(fā)揮其潛在的作用。同時，由于缺乏對檔案重要性的認(rèn)識，在日常檔案整理過程中，不難發(fā)現(xiàn)人員的考核考察材料，如年度考核表等，往往拘泥于形式，多為空話套話，缺乏定性和定量相結(jié)合的綜合性分析，往往難以體現(xiàn)出人事檔案的個性特征，甚至是出現(xiàn)照搬照抄的情況。長此以往，這會大大削弱檔案的利用價值，在人才選拔、人力資源開發(fā)和利用等方面難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。隨著人才流動的不斷加大，“棄檔”的情況也逐漸增多。

1.5 檔案管理人員缺乏積極性

檔案管理人員缺乏檔案管理主動性，缺乏工作積極性，可能使得人事檔案無法及時歸檔，從而造成檔案遺失。檔案管理人員缺乏探索精神及創(chuàng)新精神，因而降低了工作效率。這無疑會對日后的檔案管理工作產(chǎn)生較大的影響，在檔案的連續(xù)性產(chǎn)生斷層。

2 有效實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的途徑

2.1 完善和建立人事檔案管理制度

建立完善人事檔案管理制度，規(guī)范醫(yī)院人事檔案，建立崗位責(zé)任制、安全制度及歸檔制度等，使檔案管理工作更為規(guī)范，使檔案的整理收集等過程更加有序。提高檔案整理及保管的安全意識，以確保檔案內(nèi)容的真實性和保密性。根據(jù)醫(yī)院實際情況和自身特點，建立適用于本單位的具體的可操作的人事檔案管理制度，細(xì)化并明確相關(guān)規(guī)定，使其始終貫穿于整個檔案管理過程中，做到有章可依，有據(jù)可依，使得人事檔案管理工作有序進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員配備

人事檔案具有機(jī)密性、真實性、現(xiàn)實性等特點，這就對人事檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和政治修養(yǎng)提出了要求。重視專人管理，提高業(yè)務(wù)能力，提供學(xué)習(xí)機(jī)會，通過學(xué)習(xí)更新檔案管理人員的專業(yè)知識，熟練掌握信息技術(shù)和科學(xué)管理手段，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立檔案管理人員的管理意識。

2.3 提高人事管理手段

改善檔案存儲及保管條件，加強(qiáng)電子檔案的軟件和硬件設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)適合本單位人事檔案管理的系統(tǒng)，尤其要重視醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)。在人事檔案的信息化建設(shè)中，人們通過設(shè)置計算機(jī)的各項功能檢索人員信息，這無疑大大縮短了查找時間，增加了人事檔案管理的效率。通過人事檔案信息化建設(shè)，用文檔、圖文等數(shù)字化信息取代紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)，也會為檔案信息的查閱帶來極大便利，減少紙質(zhì)磨損或破壞，使原始資料的保存更為整潔完整。與此同時，健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，選用科學(xué)合理的軟件系統(tǒng)，重視系統(tǒng)維護(hù)，確保信息錄入的完整性和準(zhǔn)確性，適時更新，及時對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新審核。

2.4 重視醫(yī)院檔案管理工作

隨著社會人才流動的不斷加大，人事檔案所起的作用也逐漸增大。由于檔案具有的原始真實性、連續(xù)性和直觀性，用人單位往往可以通過檔案查詢所用人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷或工作經(jīng)歷，了解所用人員的基本素質(zhì)、政治思想和表現(xiàn)。因此，如何有效利用檔案，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用就顯得尤為重要，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。人事檔案管理成為人事管理工作中必不可少的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院人事檔案管理也是如此。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該強(qiáng)化現(xiàn)代化意識，重視人事檔案管理工作，及時了解檔案管理工作及管理過程中存在的問題，加大對檔案管理工作的投入，加大宣傳，讓全院職工認(rèn)識到其人事檔案的重要性，使醫(yī)護(hù)人員清楚認(rèn)識到檔案與其切身利益的關(guān)系，增強(qiáng)全員檔案意識。

2.5 激發(fā)檔案管理人員工作積極性

注重檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)管理人員創(chuàng)新精神，轉(zhuǎn)被動為主動，加快人才信息傳播速度，密切聯(lián)系各科室，把握人員動態(tài)信息，暢通檔案利用路徑，掌握人事檔案管理流程。與此同時，開展檔案管理人員的考核評估，對檔案管理人員的工作予以支持，調(diào)動檔案管理人員的積極性。

醫(yī)院人事檔案管理是整個醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，對醫(yī)院人事管理工作極為重要，我們必須強(qiáng)化全院的檔案管理意識，不斷提升檔案管理效率，持續(xù)優(yōu)化檔案管理的模式，建立并完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員的配備。醫(yī)院人事檔案資源及時、準(zhǔn)確、高效地為醫(yī)院人事工作服務(wù)，是醫(yī)院人事檔案工作的根本出發(fā)點。樹立醫(yī)院人事檔案管理工作的時效觀念、服務(wù)觀念以及價值觀念，將會對醫(yī)院的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。

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