淺談電子檔案在科研檔案管理中的利弊及建議

陳思伽

摘 要：在科研檔案管理中，利用電子檔案代替紙質(zhì)檔案有利有弊。電子文件具有歸檔速度快、節(jié)約管理成本、減輕勞動(dòng)強(qiáng)度、強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)等優(yōu)勢(shì)，但也有一些缺陷值得我們注意。本文從分析利弊的角度出發(fā)，提出完善科研電子檔案管理的建議，從而推動(dòng)該項(xiàng)工作不斷發(fā)展進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：電子檔案；科研檔案管理；利弊；建議

隨著數(shù)字信息時(shí)代的飛速發(fā)展，電子檔案應(yīng)勢(shì)而生，并逐步在科研檔案管理中發(fā)揮重要作用。電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現(xiàn)，給長(zhǎng)期以來(lái)的重保管、輕利用的傳統(tǒng)科研檔案管理帶來(lái)了較大沖擊。如何揚(yáng)長(zhǎng)避短，在科研檔案管理中發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，首先要對(duì)電子檔案的利弊有一定認(rèn)識(shí)。

1 科研檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢(shì)

科研檔案管理相對(duì)文書檔案管理較復(fù)雜，一個(gè)科研項(xiàng)目或課題歷時(shí)短則幾月、多則數(shù)年，項(xiàng)目課題中各類材料復(fù)雜且珍貴，運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅耗時(shí)耗力，時(shí)間一久更不利于分類歸檔，并且在過(guò)程中查找起來(lái)也較麻煩，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子文檔的優(yōu)勢(shì)凸顯：

（一）減輕勞動(dòng)強(qiáng)度

傳統(tǒng)的科研檔案管理通常是在科研項(xiàng)目（課題）完結(jié)后，再移交檔案室進(jìn)行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時(shí)間耗費(fèi)在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項(xiàng)目（課題）未完結(jié)時(shí)按類別進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，避免了檔案形成積存，平時(shí)就可以隨時(shí)整理立卷，節(jié)約了應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時(shí)間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使其從中解放出來(lái)，將寶貴的時(shí)間花在更有意義的地方。

（二）提高查閱速度

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的固定性，查閱往往需要在工作時(shí)間內(nèi)、到固定地點(diǎn)、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費(fèi)時(shí)間，更受到地域限制，嚴(yán)重的甚至?xí)⒄`科研人員的科研進(jìn)度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時(shí)間限制，而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)遠(yuǎn)程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時(shí)只能一個(gè)人查閱的限制，通過(guò)電子信息技術(shù)，可以多人共享同一份文檔。

（三）利于檔案保護(hù)

隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對(duì)科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復(fù)的翻閱查看紙質(zhì)的文檔，必然會(huì)造成原件的受損。同時(shí)，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁(yè)的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質(zhì)文檔易受損的問(wèn)題，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)不同密級(jí)的檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，也達(dá)到了檔案管理的保密性。

2 目前電子檔案的一些問(wèn)題

任何事物都是一把雙刃劍，有優(yōu)勢(shì)必然有劣勢(shì)，通過(guò)電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問(wèn)題。

一是真實(shí)性無(wú)法保證。紙質(zhì)檔案具有真實(shí)的本質(zhì)屬性，它們通過(guò)紙張、字跡、印章等結(jié)合在一起，再進(jìn)行任何篡改都會(huì)留下明顯痕跡，是無(wú)法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無(wú)法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復(fù)制、被修改、被刪除，篡改后不會(huì)留下痕跡，無(wú)法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等載體而存在，現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題頻發(fā)，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險(xiǎn)，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過(guò)強(qiáng)。電子檔案的依附性讓承載它的計(jì)算機(jī)、硬盤等顯得尤為關(guān)鍵，高溫、高濕、磁場(chǎng)和電場(chǎng)等都會(huì)對(duì)電子檔案的載體產(chǎn)生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。

3 進(jìn)一步完善科研電子檔案管理的幾點(diǎn)建議

第一，根據(jù)電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質(zhì)。不論紙質(zhì)檔案還是電子檔案，歸根結(jié)底是人的工作，檔案管理員不僅要加強(qiáng)檔案管理能力，還要提升專業(yè)素養(yǎng)。不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，更要提升電腦操作、職業(yè)道德等專業(yè)素養(yǎng)。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質(zhì)決定了檔案的可靠和質(zhì)量。因此需要不斷的對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、思想培訓(xùn)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)和善于鉆研的專業(yè)技術(shù)，是現(xiàn)代檔案管理員不可缺少的素質(zhì)。

第二，針對(duì)電子檔案暴露的問(wèn)題，優(yōu)化管理方式。一是將電子文檔設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，該狀態(tài)下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯(lián)網(wǎng)查詢；三是采用光筆簽署方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行標(biāo)記；四是重視網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、軟件自身安全，設(shè)置安全保障系統(tǒng)并定期檢測(cè)等。

第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規(guī)范管理。根據(jù)科研人員查閱習(xí)慣和單位實(shí)際情況，建立一套既能對(duì)科研檔案的歸檔制定科學(xué)合理標(biāo)準(zhǔn)，又便于實(shí)際操作的制度。

第四，取長(zhǎng)補(bǔ)短，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。兩者有互相不能取代的優(yōu)勢(shì)，也有各自無(wú)法避免的劣勢(shì)。因此，純粹的用電子檔案代替紙質(zhì)檔案不可取，兩者相輔相成、取長(zhǎng)補(bǔ)短，并存或許是未來(lái)科研檔案管理的主旋律。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，做好檔案管理工作，這是對(duì)檔案管理工作者提出的新要求和挑戰(zhàn)。我們只有在不斷的學(xué)習(xí)、完善、提高中，不斷摸索、創(chuàng)新，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。

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