科技檔案的規(guī)范管理與利用初探

粟竹英+譚敏+王秋花

摘 要：科技檔案是科技活動中形成并被收集、整理與保存的各種項目研究材料與結(jié)果的總和。科學(xué)收集、管理與使用科技檔案對于高?？茖W(xué)研究的可持續(xù)性、可再續(xù)性提供了信息基礎(chǔ)，科技檔案的真實性與完整性對于項目的接續(xù)研究具有重要的信息承接作用，可以有效避免科研重復(fù)與科研經(jīng)費浪費、有效提高科研工作效率。研究單位應(yīng)加強科技檔案的管理與重視，努力提升科技檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)科技檔案的規(guī)范化管理，以確?？萍紮n案在保密性、真實性與專業(yè)性上的基本要求，提高科技檔案服務(wù)與管理水平，充分發(fā)揮科技檔案的學(xué)科利用價值。

關(guān)鍵詞：科技檔案；科技活動；檔案管理；問題與對策

在信息技術(shù)與知識經(jīng)濟時代，檔案信息資源已成為社會的重要資源，信息服務(wù)與科技檔案對科學(xué)技術(shù)進步與發(fā)展所起的重要作用至關(guān)重要。科技檔案是研究單位在項目申報、實施、結(jié)題驗收、成果申報等過程中形成的一系列材料的總稱，是對科學(xué)研究活動進行記載的歷史憑證，科研活動產(chǎn)生的大量相關(guān)檔案文獻信息是科研課題經(jīng)歷論證、研究和鑒定階段情況的重要記錄，不但是科研活動記錄，同時也是后繼者接力同一研究項目或相關(guān)項目的真實依據(jù)，因此，搞好科技檔案管理對于科學(xué)研究與科技發(fā)展具有重要價值與意義。本文就科技檔案在科技活動中的地位與作用、管理特點與要求、存在的問題與對策等方面進行提出一些初步看法，擬于同行共同探討與共同進步。

1 科技檔案在科技活動中的地位與作用

檔案是對社會生產(chǎn)與管理活動的記錄進行規(guī)范有序保存，以實現(xiàn)檔案材料的科學(xué)利用、作為有效的法律憑證等參與社會管理。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科技創(chuàng)新力已經(jīng)成為現(xiàn)代社會生產(chǎn)力發(fā)展的主要杠桿，科技工作的重要性不言而喻?？萍紮n案除了具有一般檔案所具有的活動記錄憑證作用外，還有如下兩方面的作用與價值。

其一，科技檔案承載了項目的持續(xù)性研究、項目研究中斷后的再續(xù)研究以及項目的深入研究等重要信息。一般而言，科學(xué)研究中的許多數(shù)據(jù)與成果大多以科研論文和專利的形式得以公開發(fā)表與知識產(chǎn)權(quán)保護，但這只是科技活動中的部分記錄，但凡是涉及技術(shù)保密的研究以及獲得的陰性研究結(jié)果均不會也不能得到發(fā)表，但這些信息只能通過檔案的形式進行保存，對于項目是否需要再續(xù)與深入研究，從科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)和提高科研效率的角度出發(fā)，在啟動前就必須盡量獲得完整的研究資料與真實研究記錄，而科技檔案將成為科技文獻資料的重要補充。

其二，科技檔案是依法依規(guī)監(jiān)督科技活動、科研成果權(quán)益分配、學(xué)術(shù)道德規(guī)范的基本依據(jù)和憑證。依法依規(guī)管理是現(xiàn)代社會管理的必然要求，科學(xué)研究涉及知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益、資金分配與管理等諸多社會關(guān)鍵問題，如果管理失當(dāng)，將嚴(yán)重挫傷科技創(chuàng)新者的積極性?？萍紮n案也可作為科研成果權(quán)益分配與學(xué)術(shù)糾紛處理的基本依據(jù)之一，一旦發(fā)生學(xué)術(shù)糾紛如知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益分配、學(xué)術(shù)署名權(quán)等問題，科技檔案將成為具有法律效力的憑證而產(chǎn)生證據(jù)性作用?？萍紮n案保存的項目申請資料、實驗研究報告、研究原始數(shù)據(jù)等均可成為學(xué)術(shù)爭端、學(xué)術(shù)失德以及學(xué)術(shù)腐敗處理處罰的有效依據(jù)。

2 科技檔案的管理特點與要求

科技檔案作為檔案的一種，其具有一般檔案的所有特點，同時作為一個專門的領(lǐng)域，也有他的一些特別之處，其管理也應(yīng)有一定的特別規(guī)范和要求。

（一）科技檔案的保密性

由于知識產(chǎn)權(quán)保護、單位技術(shù)競爭等多種因素，決定了科技檔案保密性需要?；谥R產(chǎn)權(quán)保護和技術(shù)競爭的需要，科技檔案在保密管理上比一般檔案要求更多，不論是在檔案保存還是檔案查閱工作中均應(yīng)有嚴(yán)格的限定和規(guī)范，特別是對查檔對象和檔案接觸人員均應(yīng)界定人群，以防科技檔案在查閱中泄密或被有意篡改損毀。一般來說，一些重要的科技檔案，特別是涉及國家安全與保密，單位關(guān)鍵技術(shù)保密等情況時應(yīng)該尤為引起重視，如果有必要還應(yīng)制定嚴(yán)格的專門管理和查閱使用權(quán)限。

（三）科技檔案的真實性

與一般檔案必須保證其真實一樣，科技檔案也必須保證其可靠性與真實性，但科技檔案的真實性卻又有多一層的含義，即完整性。一般意義上講檔案的真實性往往僅被理解為收集與保存資料的真實性，而總是忽略了不完整的記錄和資料也是缺乏真實性的這一認(rèn)知。作為一個科研工作部門或人員，保證科研論文及其數(shù)據(jù)的真實性是學(xué)術(shù)道德的基本要求，而保證科研檔案真實性（含完整性）是科研工作者的基本職業(yè)態(tài)度與意識，科研活動過程中詳細(xì)記錄的操作與陰性實驗數(shù)據(jù)均可能成為工作繼任者少走彎路的指示燈。作為科研檔案收集與整理者，檔案管理人員應(yīng)該盡量收集項目研究的完整檔案，科技檔案越完整，其真實性相應(yīng)得到提高。

3 科技檔案管理存在的問題

一般來說科技檔案不是科研活動的主體工作，甚至被認(rèn)為根本不是科研工作的組成部分。而單位檔案管理工作大多重點關(guān)注事務(wù)性管理檔案，科技檔案往往不能成為單位檔案管理的關(guān)注點，由此產(chǎn)生的系列問題廣泛存在于國內(nèi)科技檔案管理領(lǐng)域。

（一）領(lǐng)導(dǎo)和科研人員對科技檔案的重要性認(rèn)識不足

科研工作的重要性對科研單位來說不言而喻，領(lǐng)導(dǎo)和科研項目主持人均十分關(guān)注科研項目和成果的質(zhì)量與數(shù)量?？萍紮n案收集與整理階段往往已經(jīng)是項目研究塵埃落定后的事務(wù)，項目研究人員則認(rèn)為結(jié)題驗收后就意味著項目研究的結(jié)束，往往忽略了項目研究后續(xù)或多年后接續(xù)研究的需求，特別是有些項目研究在中斷若干年后重啟研究時，科技檔案的查閱與掌握可有效提高科研工作效率，縮短科研工作的彎路。

（二）科技檔案管理隊伍的專業(yè)化不足

目前高校的科技檔案管理人員大多為兼職人員，其學(xué)源上既無檔案管理知識背景，也無科學(xué)研究經(jīng)歷，因此在科技檔案的管理重要性上有較大的認(rèn)識偏差，還有的部門或單位則是簡單的指派一個人對科技檔案進行簡單打理，完全沒有比較規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求?？萍紮n案管理的規(guī)范化培訓(xùn)缺乏或缺失、單位對科技檔案隊伍的能力提升重視不夠、要求低等現(xiàn)實原因均是導(dǎo)致隊伍專業(yè)素養(yǎng)偏低的主要影響因素。

4 建議與對策

針對目前國內(nèi)各單位在科技檔案管理工作中存在的主要問題及其產(chǎn)生原因，提出以下建議與解決對策，擬與同行和各級主管部門領(lǐng)導(dǎo)參考。

（一）加強科技檔案宣傳，普及有關(guān)知識到所有相關(guān)人員

要做好科技檔案管理工作，首先必須引起各級部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，對科研工作人員進行科技檔案知識普及，讓他們認(rèn)識到科技檔案在整個科研活動中的作用與地位，并且要從項目未來研究需要這一角度來認(rèn)識科技檔案的重要性。制定科學(xué)的科技檔案歸檔要求與工作流程，使科技檔案管理規(guī)范與有關(guān)知識普及到每一個相關(guān)人員的認(rèn)知體系中，培養(yǎng)自覺性、專業(yè)性收集與保存科技檔案資料的習(xí)慣。

（二）加強科技檔案專項培訓(xùn)工作，規(guī)范統(tǒng)一科技檔案管理

就科技檔案管理隊伍的現(xiàn)狀來看，大多無系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。部分科技檔案管理人員雖然參加了一些檔案培訓(xùn)，但僅限于一般性的檔案管理培訓(xùn)，這類培訓(xùn)大多沒有具體涉及到科技檔案的專門內(nèi)容，因此科技管理部門或檔案管理部門應(yīng)該開展更多有關(guān)科技檔案管理有關(guān)的專項培訓(xùn)，全面提升相關(guān)人員的科技檔案管理業(yè)務(wù)專項知識和業(yè)務(wù)能力，有效利用和保護國家科技信息檔案資源。

科技檔案管理作為科技工作的組成部分之一，雖不屬于科技工作的主體部分，其管理缺失可能對項目研究無明顯短期影響，但從項目研究的長遠(yuǎn)角度來看，科技檔案管理的科學(xué)與規(guī)范化對項目研究的可持續(xù)性、再續(xù)性均有重要的信息承載作用。

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作者簡介

粟竹英（1977-），女，漢族，本科學(xué)歷，副研究館員，主要研究方向：高校檔案管理。