高校檔案信息資源共享管理模式初探

劉蕓

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)人們越來越多的檔案信息的需求。我國高校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題主要表現(xiàn)在對檔案管理重視程度不夠，投入不足；信息化建設(shè)滯后；以及檔案信息資源共享難以實現(xiàn)。構(gòu)建高校檔案信息資源共享管理模式是我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢。該模式的建設(shè)需要從加快檔案信息資源共享的法規(guī)建設(shè)開始，大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，應(yīng)用數(shù)字化手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案信息資源管理；檔案信息資源共享

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。就工作性質(zhì)來說，高校檔案管理是獨立、專門的業(yè)務(wù)工作。其工作特點與其他文獻(xiàn)管理活動類似，也包括信息的輸入、儲存、加工和輸出，有完整的信息傳輸過程，屬于信息控制系統(tǒng)。但高校檔案管理又有區(qū)別于其他檔案文獻(xiàn)管理的4個特點：一是檔案資源積累的緩慢性；二是檔案管理過程的階段性；三是檔案管理活動對檔案形成者的依附性；四是檔案管理工作對社會的相對封閉性。因此，對高校檔案管理工作的基本要求是完整性、完全性、科學(xué)性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性和現(xiàn)代化。

1 檔案信息資源管理與檔案信息資源共享

1.1 檔案信息資源管理

檔案管理是通過對檔案信息資源的采集、存儲、開發(fā)、利用和再生產(chǎn)的過程，通過計劃、協(xié)調(diào)、控制等來實現(xiàn)的管理活動。檔案信息資源管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，它是基于館藏物理資源和網(wǎng)絡(luò)資源基礎(chǔ)上，以用戶需求為目標(biāo)，面向檔案資源內(nèi)容的、融入戰(zhàn)略層決策，并幫助用戶找到或形成解決方案的增值服務(wù)。

從檔案管理到檔案信息資源管理不僅是提法的轉(zhuǎn)變，更重要的是兩個不同層次的管理。檔案信息資源管理將信息資源管理理論引入檔案管理研究中，是檔案管理的更高層次，組織形式上具有高度的集成性。檔案信息管理是對檔案管理認(rèn)識的深化，從重視檔案原始憑證性轉(zhuǎn)向檔案內(nèi)容的開發(fā)利用，重在解決檔案信息的傳播與共享。

1.2 檔案信息資源共享

檔案信息資源管理是為了增強(qiáng)檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)功能、提高系統(tǒng)效率和服務(wù)水平而進(jìn)行的活動，而信息資源共享可以完善檔案信息資源管理。因此，信息資源管理的最終目標(biāo)是尋求信息資源的共享。

信息資源共享的實現(xiàn)需要信息資源共建和信息資源共享的有機(jī)結(jié)合。信息資源作為物質(zhì)基礎(chǔ)必須統(tǒng)一規(guī)劃、分工建設(shè)。高校檔案管理資源共享的基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)，是指利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，把文字、表格、圖像、聲像等檔案資源進(jìn)行處理、開發(fā)，為信息資源共享做準(zhǔn)備。信息資源共享是信息資源建設(shè)的目的，只有做到共享才能最大限度地實現(xiàn)信息資源的價值。但并不提倡絕對的和沒有限制的共享，因為這樣會給信息提供者造成傷害，帶來負(fù)面影響。同時，在激勵機(jī)制的設(shè)計上也難以做到完美。高校檔案信息資源的共享需要在各高校的檔案信息資源之間進(jìn)行協(xié)調(diào)和做到信息傳播機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化及相互兼容，因此，需要一個機(jī)構(gòu)來承擔(dān)協(xié)調(diào)者的角色，并制定約束和規(guī)范各方的制度。

2 檔案信息資源共享存在的問題

2.1 責(zé)任主體缺失、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

目前，各高校尚沒有權(quán)威性的機(jī)構(gòu)出面協(xié)調(diào)檔案信息資源共享建設(shè)，缺少能獨立行使職權(quán)，跨專業(yè)、跨系統(tǒng)的一體化常設(shè)管理機(jī)構(gòu)，從而使檔案部門的共享建設(shè)缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和整體化管理，其戰(zhàn)略性約束相對不足。由此造成系統(tǒng)間難以相互合作，資源布局不合理，難以共享。

2.2 信息內(nèi)容匱乏、信息資源陳舊

雖然最近幾年檔案信息資源網(wǎng)站（頁）較以前有大幅度增加，但是它們中包含的有價值的信息量的增加幅度遠(yuǎn)不及網(wǎng)站（頁）數(shù)量的增加幅度；即使有檔案信息資源數(shù)據(jù)庫也屬于二次文獻(xiàn)，用戶只能檢索到檔案的題錄和文獻(xiàn)摘要信息，沒有檔案全文數(shù)據(jù)庫，想要查詢具體的檔案卷宗內(nèi)容還需要到檔案館親自查閱。

2.3 技術(shù)支持薄弱、服務(wù)形式單一

各檔案信息資源網(wǎng)站很少涉及高級網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一般只提供信息瀏覽服務(wù)（WWW）、電子郵件服務(wù)（E- mail）和少量的信息咨詢和接待服務(wù)。電子郵件服務(wù)又不及大型網(wǎng)站的穩(wěn)定性、全面性和及時性；少量信息咨詢和接待服務(wù)大都是“走馬觀花”，流于形式。只有很少部分的網(wǎng)站提供遠(yuǎn)程登錄（Telnet）、文件傳輸（FTP）、電子公告牌（BBS）等服務(wù)。

2.4 共享工具落后、檢索手段落后

由于客觀上檔案信息的存在和分布是多專業(yè)、多部門、多地域的，檔案信息資源的采集、加工和存儲也就是分布式的，所以造成資源分散、搜尋不易的問題。而目前大多數(shù)的檔案信息資源網(wǎng)站缺少工具對檔案信息資源進(jìn)行整合、導(dǎo)航、檢索和定位，即缺少先進(jìn)的信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，缺乏多角度反映檔案卷宗內(nèi)容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

3 構(gòu)建高校檔案信息資源共享管理模式的策略

3.1 加快檔案信息資源共享的法規(guī)建設(shè)

檔案信息資源共享是一項龐大的社會系統(tǒng)工程，對這類牽涉面廣、影響因素眾多的系統(tǒng)工程，法制先行是十分重要的前提條件。創(chuàng)造一個良好的法制環(huán)境，是實現(xiàn)資源共享的重要保障。優(yōu)化高校檔案信息資源共享的法制壞境，一是修訂、完善現(xiàn)有的《檔案法》的相關(guān)條款；二要制訂檔案信息資源共享法規(guī)。檔案信息資源共享法規(guī)內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個部分：一是關(guān)于檔案信息資源共享的方針、任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費渠道與保障措施；二是關(guān)于高校檔案信息資源整體布局，包括目標(biāo)、總體要求、原則、組織方式、協(xié)調(diào)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、職能、組織形式、經(jīng)費等；三是關(guān)于全國計算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)，包括各類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的布局與管理、服務(wù)與利用、聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)布局與原則等；四是檔案信息資源共享的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；五是關(guān)于有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的規(guī)定，規(guī)定要在強(qiáng)調(diào)促進(jìn)檔案信息共享的同時注意保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，使檔案信息資源共享沿著合法有序的方向發(fā)展。

3.2 大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，打好資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案資源建設(shè)是檔案資源實現(xiàn)社會共享的基礎(chǔ)。離開了這一基礎(chǔ)，高校師生、社會利用檔案就是“巧婦難為無米之炊”，檔案資源共享也就成了“無源之水”。加快檔案資源建設(shè)，首先要“廣開貨源”，即加大檔案收集工作的力度，擴(kuò)大征集檔案的范圍，既要內(nèi)容全面，又要注意特色，既要注意當(dāng)前需要，又要兼顧長遠(yuǎn)利用，保證檔案資源充足、有效、高質(zhì)。其次，必須根據(jù)社會信息化的發(fā)展趨向及其要求，加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)；同時，還應(yīng)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的理論研究，確立館藏檔案資源的結(jié)構(gòu)原則與模式，不斷豐富館藏，提高文化品位，使館藏檔案資源具有濃郁的文化氣息。

3.3 應(yīng)用數(shù)字化手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平

在國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的宏觀背景下，檔案管理部門應(yīng)該適應(yīng)信息時代發(fā)展的新形勢，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，積極引用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具（如完善檔案目錄中心和數(shù)字化檔案館建設(shè)）提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，多形式、全方位地運用現(xiàn)代科技手段搞好檔案資源開發(fā)。

4 結(jié)語

在信息化社會發(fā)展的今天，人類對信息共享狀態(tài)的需求，決定了檔案信息資源共享管理模式的研究既具有學(xué)術(shù)理論研究的價值， 又具有實踐運用的價值。因此，只有真正理解了高校檔案信息資源共享管理的模式，才能最大限度地整合、利用檔案資源，更好地為師生、為社會服務(wù)。