科技電子文件建檔實(shí)踐

袁向陽++段文++張瑞梅++王娟

摘 要：針對基層單位科技檔案管理工作中的電子文件建檔問題，探討在新的技術(shù)條件下實(shí)現(xiàn)電子文件建檔的基礎(chǔ)條件和工作流程，得出可以通過OA流程控制下的文件簽署保證電子文件的原始性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子文件建檔的結(jié)論。結(jié)合工作實(shí)踐，討論電子文件建檔對數(shù)字檔案館建設(shè)和科研管理的意義。研究當(dāng)前電子文件建檔工作存在的問題，提出對應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：電子文件；建檔流程；OA系統(tǒng)；數(shù)字檔案館

電子檔案主要有兩個來源：電子文件建檔和實(shí)體檔案數(shù)字化。電子文件建檔是新形勢下加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的重要途徑。在科技檔案管理工作中，檔案部門早在上世紀(jì)90年代開始接收科技檔案的電子文件。當(dāng)時由于無法判定電子文件與紙質(zhì)件的一致性，只能認(rèn)為紙質(zhì)件才是檔案，才具有憑證作用；而電子文件因無法提供憑證作用，只能作為信息儲備。隨著信息技術(shù)發(fā)展，電子文件建檔有了新的突破和可能。

1 電子文件建檔的基礎(chǔ)條件

OA（自動化辦公）系統(tǒng)的建成，使電子文件建檔具備新的技術(shù)條件。①OA系統(tǒng)能夠確定每項(xiàng)事務(wù)的責(zé)任人。OA系統(tǒng)把每臺計(jì)算機(jī)綁定到具體的個人，并為每名用戶配備唯一Ukey，這樣任何人無法冒充或者頂替別人處理事務(wù)。②每項(xiàng)事務(wù)有既定的處理流程，每個人也有既定的權(quán)限，與個人無關(guān)的事務(wù)覺察不到也訪問不了，這樣就把檔案的審批簽署控制在應(yīng)有的范圍內(nèi)。③配置了加密傳輸，涉密數(shù)據(jù)可以在區(qū)域網(wǎng)內(nèi)部安全流轉(zhuǎn)，檔案材料不必再采用介質(zhì)移交的方式，無需刻錄光盤。

實(shí)際上，OA流程控制下的文件簽署，就是在文件中添加相應(yīng)的簽名圖片。簽名圖片通過掃描個人簽名獲得，保存在服務(wù)器端，個人不能改動。最終接收的電子文件，是從服務(wù)器下載的，而且經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人的簽署。簽署不完整的要回退給相關(guān)責(zé)任人重新簽署。這樣的電子文件相關(guān)責(zé)任人是不能否認(rèn)的，這就保證了電子文件的原始性。確切地說，電子文件的原始性是由OA流程來實(shí)現(xiàn)的。

科技檔案除作為檔案的憑證作用之外，還有一個很重要的作用是科技信息儲備。為此我們要求電子文件是可以進(jìn)行信息加工（修改）的，一般要求是WORD格式的。這一點(diǎn)基于三方面的原因。①便于對信息進(jìn)行組織。歸檔文件格式多樣，多數(shù)沒有規(guī)范的摘要、關(guān)鍵詞、目錄和圖表清單，如果不重新組織，閱讀都不方便，更難以開展數(shù)據(jù)挖掘等深層次處理。②便于信息復(fù)用。歸檔材料中的數(shù)據(jù)、圖表在后續(xù)工作中會經(jīng)常用到。③便于格式轉(zhuǎn)換。理論上講，電子信息都有可能成為電子垃圾，目前PDF格式是國際推薦的文本格式，我們要把文本文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成PDF格式。

2 電子文件建檔流程

科技檔案由封面、正文、歸檔協(xié)議、備考表四部分組成。電子文件歸檔時，正文作為工作流的附件提交，其他三部分從歸檔人員填寫的表單生成。盡管多數(shù)歸檔材料是電子文件，仍然有個別材料是紙質(zhì)件，例如技術(shù)加工合同、項(xiàng)目批復(fù)材料等，為此需要把紙質(zhì)件納入電子文件建檔流程。有些單位或者個人不能使用OA系統(tǒng)，仍然需要填寫紙質(zhì)的檔案封面、歸檔協(xié)議、備考表。建檔流程如圖1所示。

采用電子文件建檔流程具有以下的便利：

2.1 實(shí)現(xiàn)電子文件直接轉(zhuǎn)換。電子文件建檔過程中共采集和保存四類文件：一是歸檔時提交的電子文件，可稱之為原始文件；二是紙質(zhì)件掃描形成的文件，簡稱為掃描文件；三是經(jīng)過格式整理的文件，稱之為整理文件，是一種中間文件；四是最終打包生成的正式檔案文件，叫做電子檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是通過掃描加工形成電子檔案的，將紙質(zhì)件掃描成TIFF圖像。采用電子文件建檔流程，可將原始文件整理后打包直接生成電子檔案。保留原始文件是一種穩(wěn)妥的辦法，有三方面的原因。①確保電子文件處理過程可回溯。一旦處理時發(fā)生失誤，可以重新開始。例如，打包（即文件格式轉(zhuǎn)換）時如果遇到圖片或文字難以轉(zhuǎn)換的情況，能夠從原始文件中重新提取或生成。②避免糾紛。部分文件本身就存在問題，在反饋給歸檔人員時，可能會被歸檔人員當(dāng)成文件處理的失誤，檔案部門保留的原始文件就可作為最有力的證明。③原始文件的屬性信息也能夠起到一定的憑證作用。

圖1 建檔流程

2.2 檔案格式更加規(guī)范。電子文件整理主要是格式處理，例如修改頁面大小、頁邊距、頁碼、字體、字號、行間距、標(biāo)題級別，添加目錄、圖表清單、摘要、關(guān)鍵詞等等。我們特別注意文件的標(biāo)題設(shè)置以及目錄、圖表清單的自動生成，打包后標(biāo)題會自動形成書簽，使得電子檔案便于閱覽。這樣檔案的幅面大小、邊距、頁碼編制就可以采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 大幅減少歸檔人員的工作量，使得歸檔更加方便。我們要求歸檔人員把所有的電子文件作為工作流程附件提交就可以了，既不用修改格式，也不用進(jìn)行合并，這些工作包括檔案的打印全部由檔案管理人員完成。這樣換來的不僅是歸檔人員的方便，也有檔案格式質(zhì)量的提高。由于歸檔文件格式五花八門，例如請示、合同、項(xiàng)目申請書、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、學(xué)位論文、GF報(bào)告、圖紙等都有各自特定的格式，不同來源的項(xiàng)目對格式的要求也不盡相同，加之歸檔人員對各種格式轉(zhuǎn)換的方法及意義也不甚了解，例如檔案材料需要連續(xù)編制頁碼，而一般文件材料大都要求正文從“1”開始編制頁碼，為此幾乎所有電子文件都需要進(jìn)行相應(yīng)的處理?，F(xiàn)在這些處理由檔案管理人員負(fù)責(zé)完成，雖然工作量成倍增加，但由專人負(fù)責(zé)，檔案格式質(zhì)量得到保證。

3 電子文件建檔的意義

所謂數(shù)字檔案館，簡單地講是數(shù)字化建檔、數(shù)字化管理和數(shù)字化利用。我單位的科技檔案工作經(jīng)過50多年的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全部館藏的數(shù)字化掃描，完成了存量檔案數(shù)字化；研發(fā)自建了科技檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案的瀏覽、利用。電子文件建檔使我們突破了數(shù)字檔案館建設(shè)的最后一道門檻，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從接收、管理到利用整個流程的數(shù)字化工作模式。

電子文件建檔順應(yīng)了科研工作的需要，滿足了科研管理的規(guī)程。目前的科研辦公過程中的主要記錄方式是電子文件，如果依然要求歸檔人員提供紙質(zhì)件，就是逆潮流而行，會引起廣泛的抵觸情緒。同時隨著集中打印在我所的實(shí)施，打印文件相當(dāng)麻煩，況且如果打印的文件尚不能滿足檔案的格式要求，還要進(jìn)行格式修改，會引發(fā)許多的爭議和誤解。電子文件建檔能夠把這些抵觸和爭議消除掉，檔案部門與科研部門的關(guān)系也順暢了許多。因此電子文件建檔受到科研部門和科研管理部門的大力支持。

4 存在的問題及解決思路

上述電子文件建檔流程是為文本文件設(shè)計(jì)的，同樣適用于圖片，但對于視頻、動畫、數(shù)據(jù)庫、軟件這些格式的文件則不適用。目前我們把視頻等文件作為檔案的附件保存起來，等待技術(shù)可行時再進(jìn)行處理。

盡管人類擁有視覺、聽覺、味覺、嗅覺、觸覺等五類信息接收器官，但是能夠進(jìn)行時空傳播卻只有視覺和聽覺信息，味覺、嗅覺和觸覺信息在目前的技術(shù)條件下既不能準(zhǔn)確描述，也不能超越時空傳遞。這些不能準(zhǔn)確描述的信息可以借助文字符號來抽象描述，也就是說借助視覺信息來描述。從這一點(diǎn)來說，目前需要存儲和傳遞的信息只有圖像和聲音兩類，視頻是圖像和聲音的組合。因此，視頻、動畫、演示文稿等，都可以轉(zhuǎn)換成某種格式的視頻文件。

數(shù)據(jù)庫和軟件是很難處理的，數(shù)據(jù)庫與軟件的反應(yīng)與操作者的輸入或者選擇相關(guān)，對于不同的輸入或者選擇會有不同的結(jié)果。例如數(shù)據(jù)庫檢索，對于不同的檢索詞及其組合會輸出不同的結(jié)果；點(diǎn)擊軟件不同的按鈕軟件就會有不同的流向和反應(yīng)。目前使用的數(shù)據(jù)庫一般是關(guān)系數(shù)據(jù)庫，關(guān)系數(shù)據(jù)庫存儲數(shù)據(jù)的表格是可以輸出的，表格之間的關(guān)系以及檢索策略等只能用語言（包括圖表）來描述，利用人員通過理解表格之間的關(guān)系能夠得到檢索結(jié)果。軟件的源代碼可以輸出，算法和功能也是可以描述的?？傊瑪?shù)據(jù)庫和軟件必須借助語言描述才能被利用，因此要注意收集數(shù)據(jù)庫和軟件的設(shè)計(jì)、測試、描述文檔。

對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，使得電子文件建檔方案受到質(zhì)疑，有人認(rèn)為這樣形成的電子檔案不具備憑證作用。從檔案管理的角度來講，原始性要求應(yīng)當(dāng)是歸檔人員不能否認(rèn)電子文件承載的信息內(nèi)容，而不是要求信息格式的不可更改。如果要求信息格式不可更改，那么復(fù)印傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也是一種格式轉(zhuǎn)換，也會使憑證作用喪失。通過水印、電子簽名實(shí)現(xiàn)的憑證作用，一旦進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換其憑證作用也會喪失。唯一的解決辦法是新成立一個中立的機(jī)構(gòu)來分配密鑰或者保留憑證，類似于專門建立一個公證機(jī)構(gòu)。對于這樣的公正機(jī)構(gòu)，密鑰的管理與使用，憑證的保存也是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，需要投入的費(fèi)用會遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過檔案管理的費(fèi)用。

5 總結(jié)

電子文件建檔是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，至此科技檔案工作的收集、建檔、存儲、管理、利用等五個工作環(huán)節(jié)全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化（圖2）。數(shù)字檔案館的五個構(gòu)成要素資源、設(shè)備、人員、技術(shù)、制度等基本完備。以資源為基礎(chǔ)，以設(shè)備、人員、技術(shù)為支撐，以制度為統(tǒng)領(lǐng)的檔案工作模式基本形成（圖3）。檔案工作重心由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)移到電子檔案，數(shù)字檔案館開始正式運(yùn)行。

圖2 檔案工作的五個環(huán)節(jié) 圖3 數(shù)字檔案館構(gòu)成

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