強(qiáng)化高職院校檔案工作的做法與實(shí)踐意義闡釋

趙長(zhǎng)莉

摘 要：隨著高校教育改革的深入，高等職業(yè)院校在實(shí)施教學(xué)改革的同時(shí)，科研能力不斷增強(qiáng)，檔案管理工作倍顯重要。檔案管理是高等職業(yè)院校的重要管理內(nèi)容，檔案管理模式和檔案管理效率直接關(guān)乎到院校管理質(zhì)量。本論文針對(duì)強(qiáng)化高職院校檔案工作的做法與實(shí)踐意義進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校 檔案工作 檔案管理做法 實(shí)踐意義

引言

高等職業(yè)院校的檔案管理屬于是基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)乎到院校的未來(lái)發(fā)展。高等職業(yè)院校在教學(xué)、人才培養(yǎng)、校企合作中就會(huì)產(chǎn)生大量的資料，特別是近年來(lái)高等職業(yè)院校更為注重走科研道路，產(chǎn)生了更多有價(jià)值的資料。這些資料形式不止于文字，包括圖片資料、音頻資料和視頻資料，都傳達(dá)著與院校發(fā)展相關(guān)的有價(jià)值的信息。高等職業(yè)院校的校史、專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)、辦學(xué)特色、管理模式等等信息，都可以從檔案資料中體現(xiàn)出來(lái)。高等職業(yè)院校發(fā)展存在著滯后性，與檔案管理存在著必然聯(lián)系。

一、高等職業(yè)院校檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

檔案，是真實(shí)的歷史憑證。高等職業(yè)院校的檔案管理工作，就是對(duì)院?；顒?dòng)中所產(chǎn)生的資料集中分類(lèi)保存，這些資料可靠性高，具有一定真實(shí)性和歷史價(jià)值。要收集與高等職業(yè)院校相關(guān)的歷史資料，查找檔案資料是重要的途徑。二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高等職業(yè)院校為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)入到進(jìn)一步深化改革階段，不斷地向社會(huì)輸送符合各國(guó)行業(yè)發(fā)展需要的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)的實(shí)用性技術(shù)人才[1]。由于中國(guó)高等職業(yè)院校起步較晚，檔案管理工作尚存在諸多的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

其一，高等職業(yè)院校沒(méi)有高度重視檔案管理工作。高等職業(yè)院校是在中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中應(yīng)運(yùn)而生的，與普通的高校相比，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及學(xué)科發(fā)展上都能夠緊跟時(shí)代前沿，但是處于效仿階段，沒(méi)有自主創(chuàng)新。由于高等職業(yè)院校在自身的建設(shè)上獨(dú)立性不足，對(duì)檔案管理工作也就沒(méi)有足夠的重視。雖然高等職業(yè)院校在人才培養(yǎng)上注重學(xué)生的社會(huì)性和專(zhuān)業(yè)實(shí)踐性，但是，管理模式上依然沒(méi)有脫離普通高校的管理模式。沒(méi)有獨(dú)立就難以創(chuàng)新。檔案管理工作能夠充分認(rèn)證院校的發(fā)展。從目前的高等職業(yè)院校檔案管理工作情況來(lái)看，難以將其發(fā)展?fàn)顩r體現(xiàn)出來(lái)。

其二，高等職業(yè)院校缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。高等職業(yè)院校的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作準(zhǔn)確定位，認(rèn)為所謂的檔案管理工作就是搜集和整理資料，并不需要浪費(fèi)人力資源實(shí)施專(zhuān)業(yè)化管理[2]。檔案管理人員由于自身的工作沒(méi)有得到重視，必然不會(huì)在管理工作中從科學(xué)的層面創(chuàng)新。特別是一些高等職業(yè)院校中，檔案管理工作都是由兼職人員管理的，不僅管理效率不高，而且導(dǎo)致檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

二、強(qiáng)化高職院校檔案工作的做法

1.檔案管理服務(wù)化方向發(fā)展

檔案管理服務(wù)化，是明確檔案管理的目標(biāo)，即為檔案資料使用者提供服務(wù)。高等職業(yè)院校檔案管理的傳統(tǒng)觀念是將學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中所產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行收集、分類(lèi)整理，經(jīng)過(guò)檔案處理后歸檔。高等職業(yè)院校在近年來(lái)不斷地規(guī)模化發(fā)展，產(chǎn)生的資料多而繁雜，檔案管理工作變得更為繁瑣。檔案管理服務(wù)化，將原有的被動(dòng)收集檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)地提供檔案服務(wù)，使高等職業(yè)院校的檔案管理科學(xué)化、動(dòng)態(tài)化、多樣化，并完善檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，以促進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理服務(wù)高層次發(fā)展。

2.檔案管理模式的調(diào)整

檔案管理模式的調(diào)整，就是高等職業(yè)院校對(duì)檔案管理模式要根據(jù)院校的發(fā)展實(shí)際不斷創(chuàng)新，使檔案管理從技術(shù)操作上升到管理學(xué)，從研究理論的層面開(kāi)展檔案管理工作，并將符合院?？沙掷m(xù)發(fā)展的檔案管理模式建立起來(lái)，提高檔案管理的可操作性。檔案是每一個(gè)歷史發(fā)展時(shí)期，高等職業(yè)院校所呈現(xiàn)出來(lái)的不同面貌，其真實(shí)情況要從檔案資料中全面獲得[3]。高等職業(yè)院校市場(chǎng)化運(yùn)行、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，在激烈的行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，就需要提高辦學(xué)質(zhì)量，提高院校的社會(huì)知名度，注重品牌的塑造。這就需要高等職業(yè)院?！耙允窞殍b”，從歷史發(fā)展?fàn)顩r為著眼點(diǎn)，本著繼承性、延續(xù)性和創(chuàng)新性的原則，借鑒院校的歷史發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，參考所獲得的發(fā)展成果，確保在繼承院?；緳n案管理模式的基礎(chǔ)上，注意檔案資料的銜接性，基于院校的未來(lái)發(fā)展定位對(duì)檔案管理模式不斷創(chuàng)新。這就需要高等職業(yè)院校改變“重視保管、輕視利用”的傳統(tǒng)檔案管理觀念，將檔案管理工作納入到服務(wù)管理體系中，做到檔案服務(wù)優(yōu)質(zhì)化，檔案運(yùn)行高效化。落實(shí)到具體工作中，就是檔案管理要立足于館藏，強(qiáng)化檔案信息搜索力度，及時(shí)了解院校運(yùn)行的動(dòng)態(tài)，將所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集，實(shí)時(shí)記錄，以有效開(kāi)展檔案信息服務(wù)，滿足使用者需求。

3.檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

信息化時(shí)代，高等職業(yè)院校加大信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在檔案管理工作中，就需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)化。高等職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作要給予高度的重視，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上加大投入，以通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新。高等職業(yè)院校都建立了網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將這一系統(tǒng)充分利用起來(lái)，不但可以加快檔案資料的傳輸速度，提高檔案管理工作效率，而且還可以?xún)?yōu)化院校的檔案管理結(jié)構(gòu)、特別是利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)施檔案管理工作，以網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的檢索功能，不僅有助于收集更為全面的資料，而且便于檔案資料用戶查找自己所需要的檔案信息[4]。高等職業(yè)院校將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，還可以采用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)施管理。檔案資料用戶使用移動(dòng)終端只要能夠接入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就可以不受時(shí)間和空間的限制登錄指定的檔案管理平臺(tái)，進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中參閱檔案信息。

三、強(qiáng)化高等職業(yè)院校檔案工作的實(shí)踐意義

1.高等職業(yè)院校檔案工作關(guān)乎到院校管理質(zhì)量

近年來(lái)中國(guó)的高校教育更為注重應(yīng)用型人才的培養(yǎng)，高等職業(yè)院校作為培養(yǎng)實(shí)用性專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的院校越來(lái)越受到重視。高等職業(yè)院校檔案工作是動(dòng)態(tài)發(fā)展工作，隨著院校的發(fā)展和管理模式的創(chuàng)新，就會(huì)產(chǎn)生各種新的檔案資料，在檔案管理模式上就要做出調(diào)整。高等職業(yè)院校市場(chǎng)化運(yùn)行，更為注重人才培養(yǎng)質(zhì)量和人才培養(yǎng)效率，以向社會(huì)輸送高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，提高院校的社會(huì)信譽(yù)度，加速院校的運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作由于不能突出經(jīng)濟(jì)效益而被忽視，在一定程度上影響了高等職業(yè)院校的發(fā)展[5]。目前的一些高等職業(yè)院校雖然對(duì)檔案管理工作的重要性有所認(rèn)識(shí)，但是沒(méi)有從院校自身發(fā)展的角度出發(fā)對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行調(diào)整，依然采用傳播的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)不到位。高等職業(yè)院校根據(jù)自身的發(fā)展需要對(duì)檔案管理模式不斷創(chuàng)新，對(duì)提高院校管理質(zhì)量非常有利。

2.高等職業(yè)院校檔案工作有助于改善院校教育環(huán)境

高等職業(yè)院校檔案工作中，創(chuàng)新檔案管理模式是重要的環(huán)節(jié)。現(xiàn)行的一些高等職業(yè)院校在檔案管理工作中依然處于初級(jí)發(fā)展階段，與高等職業(yè)院校的發(fā)展節(jié)奏不同步，明顯體現(xiàn)出院校對(duì)檔案管理認(rèn)知上存在著不足。在這樣的檔案管理模式下，檔案管理人員不僅工作效率低，而且檔案質(zhì)量難以保證，無(wú)法發(fā)揮高等職業(yè)院校發(fā)展的參考性作用。高等職業(yè)院校檔案資料是院校發(fā)展的體現(xiàn)，其中不乏院校發(fā)展進(jìn)程中的各種真實(shí)資料，將院校的文化底蘊(yùn)呈現(xiàn)出來(lái)[6]。任何的發(fā)展都具有延續(xù)性和持續(xù)性，高等職業(yè)院校亦是如此。隨著時(shí)代的發(fā)展，高等職業(yè)院校要不斷地改善教育環(huán)境，以加快發(fā)展速度，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。高度重視高等職業(yè)院校的檔案管理工作，并提高檔案服務(wù)效率，對(duì)高等職業(yè)院校的未來(lái)發(fā)展發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高等職業(yè)院校是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境應(yīng)運(yùn)而生的。由于高等職業(yè)院校在人才培養(yǎng)上都有各自的專(zhuān)業(yè)傾向，因此在管理上也各有不同。一些高等職業(yè)院校在檔案管理上存在著企業(yè)化的傾向，也有高等職業(yè)院校沿用了普通高校的檔案管理模式，但是都會(huì)由于高等職業(yè)院校在管理模式上缺乏獨(dú)立性和創(chuàng)新性，使檔案管理工作存在著滯后性，這就必然會(huì)存在各種問(wèn)題。高等職業(yè)院校的檔案管理工作要進(jìn)一步完善，就要針對(duì)檔案管理工作的做法進(jìn)行研究，并探索該項(xiàng)工作的實(shí)踐意義，以提高檔案管理工作質(zhì)量。

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