國有企業(yè)文書檔案管理存在的問題及解決措施

摘 要：近年來，隨著改革開放的深入，國有企業(yè)發(fā)展迅速，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。文書檔案管理是國有企業(yè)管理的重要內(nèi)容，影響著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，加強(qiáng)國有企業(yè)文書檔案管理，是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)條件下對國有企業(yè)提出的新要求。本文從國有企業(yè)文書檔案存在問題及如何解決問題對國有企業(yè)文書檔案管理情況進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；文書檔案；存在問題；解決措施

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國有企業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到前所未有的水平，在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)了重要的位置。國有企業(yè)文書檔案是國有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的對企業(yè)和社會有保存價(jià)值的資料、實(shí)物、聲像等不同形式的歷史資料記錄。多數(shù)國有企業(yè)重生產(chǎn)、輕管理、重眼前、輕長遠(yuǎn)等現(xiàn)象極為突出，企業(yè)文書檔案資料存在收集不齊全、管理不規(guī)范、制度不健全、保管不安全、利用不正常等一系列問題。沒有形成完善的管理制度，使國有企業(yè)的文書檔案管理工作處于低水平狀態(tài)。以下筆者將對國有企業(yè)文書檔案管理存在的問題及解決措施進(jìn)行分析。

1 國有企業(yè)文書檔案管理存在問題

（1）管理者文書檔案意識淡薄。

有的國有企業(yè)老板片面地認(rèn)為，國有企業(yè)是自主經(jīng)營，一切都是自己管理。相當(dāng)數(shù)量的國有企業(yè)的管理為家族式管理，企業(yè)形成的文件資料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往是分散在家族“少數(shù)”人手中，實(shí)行“封閉”管理。再則，企業(yè)管理者只圖片面追求企業(yè)的效益，缺乏長遠(yuǎn)性和全面發(fā)展的思路，看不到或忽視文書檔案信息就是企業(yè)的生產(chǎn)力和效益的功能作用。因此管理者文書檔案意識淡薄，對企業(yè)文書檔案工作不重視。

（2）文書檔案管理基礎(chǔ)差。

在國有企業(yè)中，除一些國有、集體的轉(zhuǎn)制企業(yè)外，絕大部分國有企業(yè)的文書檔案工作處于自發(fā)狀態(tài)（即未經(jīng)文書檔案行政管理部門的指導(dǎo)，未建檔）。企業(yè)文書檔案處于三無狀態(tài)，即無文書檔案部門，無文書檔案管理人員，無文書檔案工作制度。造成零散雜亂、隨處堆放、無章無序、難于找尋和利用的狀況，嚴(yán)重影響了企業(yè)文書檔案的完整與安全。

（3）文書檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

許多企業(yè)管理者在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部管理過程中，認(rèn)為單獨(dú)配備專職的文書檔案管理無必要，因此企業(yè)文書檔案人員往往兼職多，任務(wù)繁重。還有部分企業(yè)文書檔案人員不安心本職工作，在國有企業(yè)搞行政工作不如一線生產(chǎn)工作收入高，經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動，造成文書檔案人員極不穩(wěn)定。

（4）文書檔案管理提不到日程上，

有的企業(yè)管理者雖然意識到了文書檔案工作的重要性，但是國有企業(yè)更突出經(jīng)濟(jì)效益，普遍認(rèn)為抓文書檔案工作不會馬上出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，不如抓生產(chǎn)經(jīng)營見效快，擺不上議事日程，在一定程度上也影響了企業(yè)文書檔案發(fā)展和管理水平的提高。

（5）部門之間缺少溝通和聯(lián)系

由于國有企業(yè)的經(jīng)營項(xiàng)目涉及到各行各業(yè)，加之形式多種多樣，形成了文書檔案所有權(quán)屬于不同部門。這種所有權(quán)的不同，使各地文書檔案行政管理部門缺乏對國有企業(yè)文書檔案管理和文書檔案業(yè)務(wù)的有效指導(dǎo)，也讓國有企業(yè)與文書檔案行政管理部門缺少必要的聯(lián)系。

綜上所述，加強(qiáng)國有企業(yè)文書檔案管理，即是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，也是文書檔案行政管理部門所面臨的新課題。企業(yè)管理者、文書檔案行政管理部門及有關(guān)部門，應(yīng)從戰(zhàn)略的高度、長遠(yuǎn)的目光，重視、關(guān)心和研究加強(qiáng)國有企業(yè)的文書檔案管理工作，為企業(yè)的生存與發(fā)展，解除后顧之憂。

2 加強(qiáng)國有企業(yè)文書檔案管理工作的措施

（1）統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)引導(dǎo)。

開展國有企業(yè)建檔工作，是市場經(jīng)濟(jì)條件下對國有企業(yè)提出的新要求，它對于推動國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上規(guī)模、產(chǎn)品上檔次、管理上規(guī)范，以及提高企業(yè)的整體管理水平，避免和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，推動企業(yè)持續(xù)快速發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)的歷史意義?！段臅鴻n案法》規(guī)定：“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)文書檔案的義務(wù)?！薄秾?shí)施辦法 》規(guī)定：“機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位文書檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障文書檔案工作的依法開展”。這些文書檔案法律法規(guī)中，已經(jīng)原則規(guī)定了國有企業(yè)在文書檔案事務(wù)中的權(quán)利和義務(wù)，國有企業(yè)理所當(dāng)然地應(yīng)該管好企業(yè)文書檔案，文書檔案行政管理部門也應(yīng)按照屬地管理的原則，依法監(jiān)督和指導(dǎo)國有企業(yè)的文書檔案。

（2）要逐步提高、不要急于求成。

對于處于“規(guī)模小、底子薄”，在起步、發(fā)展階段到國有企業(yè)，其管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，都需要摸索，文書檔案管理更是如此，沒有現(xiàn)成的模式可以照搬，方法上可先行選擇有代表性的企業(yè)進(jìn)行試點(diǎn)，摸索總結(jié)經(jīng)驗(yàn)再全面鋪開，以典型引路。初期，主要是建立制度，做好文書檔案材料的收集、保存、積累。隨著企業(yè)的擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，素質(zhì)的提高，再逐步整改，使國有企業(yè)文書檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道。

（3）加強(qiáng)材料收集，分類保存

各國有企業(yè)應(yīng)全面收集各種不同門類和不同載體的文件材料，尤其注重企業(yè)在經(jīng)營活動中的各種原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺賬的收集工作，并按有關(guān)要求進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)的整理編目，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得分散保存，更不得據(jù)為己有。同時(shí)，建立健全一整套文書檔案工作管理制度，來規(guī)范全體員工在文書檔案事務(wù)中的各種行為，確保企業(yè)文書檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效利用。

（4）要因企業(yè)制宜，不要千篇一律。

國有企業(yè)的規(guī)模、經(jīng)濟(jì)、效益千差萬別，建檔工作一定要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和實(shí)力，制訂符合各自特點(diǎn)要求的建檔方案。如有的國有企業(yè)是一個(gè)員工成百上千，機(jī)械化程度高，又是當(dāng)?shù)氐睦惔髴?。而有的民營企業(yè)只有幾個(gè)人或幾十人，手工式生產(chǎn)多，要區(qū)別對待。但共同的要求是必須將經(jīng)濟(jì)合同、產(chǎn)品開發(fā)、銷售、債權(quán)債務(wù)、資金轉(zhuǎn)讓、成本核算、基本建設(shè)、市場信息、科技信息、往來客戶等內(nèi)容的材料收集全。

3 總結(jié)

建好國有企業(yè)文書檔案，加強(qiáng)國有企業(yè)的文書檔案工作，不但是國有企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，也是當(dāng)前文書檔案行政管理部門亟待解決的重要問題。國有企業(yè)主要要遵照《文書檔案法》的規(guī)定，管好本企業(yè)的文書檔案材料。文書檔案行政管理部門要采取行之有效的監(jiān)督和指導(dǎo)方法，將法律制約和啟發(fā)企業(yè)自覺相結(jié)合，通過宣傳與引導(dǎo)，促使國有企業(yè)管理者真正明白做好文書檔案管理工作不但是權(quán)利也是義務(wù)，是自身發(fā)展的客觀需要，是長期受益之事，從而增強(qiáng)管理利用文書檔案的積極性和自覺性，使國有企業(yè)的文書檔案管理工作在改革開放的大潮中充滿生機(jī)和活力。

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作者簡介

劉芳（1974—），女，現(xiàn)在西部機(jī)場集團(tuán)有限公司工作。