淺析檔案前端控制原則在工程總承包項(xiàng)目資料管理的應(yīng)用實(shí)踐

摘 要：檔案前端控制原則為檔案工作向業(yè)務(wù)端延伸提供了理論依據(jù)。本文從前端控制原則的來(lái)源與演化出發(fā)，結(jié)合工程總承包管理模式與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，力求通過(guò)作用機(jī)制的分析找出前端控制原則在工程總承包項(xiàng)目管理的應(yīng)用措施，以達(dá)到提升現(xiàn)場(chǎng)資料管理水平，提高工程檔案質(zhì)量的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：前端控制原則；工程總承包；建設(shè)工程文件資料

1 前端控制原則的來(lái)源與演化

隨著檔案理論研究的深入和技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作逐漸向文件管理延伸。在文件生命周期理論的支撐下，從文件的形成、處理、整編、著錄、歸檔等過(guò)程均可納入檔案管理的范疇，在文件形成初期即以檔案工作的原則進(jìn)行管理，從而提高歸檔文件的質(zhì)量，滿(mǎn)足信息化時(shí)代對(duì)檔案信息的更高要求。這就是檔案前端控制理論的核心思想。

檔案前端控制原則起源于文件生命周期理論，在其形成與演化的過(guò)程中，學(xué)者的認(rèn)知、研究的范圍都在發(fā)生變化。況會(huì)英對(duì)1982-2012年我國(guó)文件生命周期理論研究情況進(jìn)行了綜述，他在分析30年論文趨勢(shì)及主要研究?jī)?nèi)容后得出結(jié)論，文件生命周期理論是通過(guò)對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的前后銜接及文件各運(yùn)動(dòng)階段互相影響的科學(xué)抽象[1]。陳榮紅也指出，文件生命周期理論應(yīng)注重文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程整體性的應(yīng)用[2]。學(xué)者馮慧玲對(duì)前端控制進(jìn)行了描述，“前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程”[3]。

前端控制原則的一個(gè)典型應(yīng)用是在構(gòu)建檔案系統(tǒng)時(shí)考慮將元數(shù)據(jù)的處理、捕獲作為電子文件管理的基本要素，從而使電子檔案具備完整、真實(shí)的內(nèi)容信息與結(jié)構(gòu)背景信息。此外，在基建項(xiàng)目建設(shè)資料的歸檔管理過(guò)程中，運(yùn)用前端控制原則進(jìn)行過(guò)程控制，從合規(guī)性、完整性等角度對(duì)文件作出明確規(guī)定，可以顯著提高歸檔資料質(zhì)量和檔案管理效率。

由此可見(jiàn)，前端控制原則為檔案工作者發(fā)揮專(zhuān)業(yè)精神、主動(dòng)參與業(yè)務(wù)工作提供了理論依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理將向文件控制延伸，在促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，也使歸檔資料的質(zhì)量得到保證。

2 建設(shè)工程檔案特點(diǎn)及工程總承包項(xiàng)目檔案管理模式

1 建設(shè)工程檔案特點(diǎn)

建設(shè)工程檔案來(lái)源于工程準(zhǔn)備階段文件、進(jìn)行過(guò)程中的施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。這些文件記錄了工程整個(gè)建設(shè)過(guò)程，是建設(shè)工程形成的重要資產(chǎn)，在保證項(xiàng)目正常運(yùn)行、創(chuàng)建精品工程、為改擴(kuò)建及投資效益后評(píng)估提供依據(jù)等方面具有重要作用。

在竣工驗(yàn)收階段，根據(jù)檔案移交主體不同，建設(shè)工程文件按照不同的歸檔范圍整理組卷，形成完整的建設(shè)檔案。國(guó)標(biāo)GB/T50328-2014中對(duì)建設(shè)工程檔案保存的主體城建檔案館、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位收集的資料范圍均作出了詳細(xì)的說(shuō)明。此外，根據(jù)建設(shè)工程類(lèi)別的不同、建設(shè)工程所在地的不同，分別由行業(yè)、地方出具各自標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)及范圍作出了規(guī)定。

2. 工程總承包項(xiàng)目檔案管理模式

工程總承包在我國(guó)已有二十余年的發(fā)展歷史。從傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)-招標(biāo)-建造模式到設(shè)計(jì)-采購(gòu)、施工/交鑰匙（EPC/T），建設(shè)單位在項(xiàng)目管理方面的參與程度逐漸降低。在EPC模式下，建設(shè)單位僅負(fù)責(zé)項(xiàng)目的功能定位、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、重大決策、總體協(xié)調(diào)等工作。

在當(dāng)前總承包項(xiàng)目管理過(guò)程中，施工資料質(zhì)量主要取決于建設(shè)單位的要求水平和施工單位的專(zhuān)業(yè)程度。一方面，建設(shè)單位如未明確檔案責(zé)任及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，施工各方將缺乏統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，資料真實(shí)性、完整性難以保證；另一方面，施工各方如對(duì)資料管理的專(zhuān)業(yè)程度存在差異，則施工資料也將存在較大問(wèn)題。

因此，如何提高自身及各分包單位的資料管理水平，給建設(shè)單位提供完整、真實(shí)的資料，成為工程總承包單位必需面對(duì)的問(wèn)題。

3 前端控制原則對(duì)工程總承包項(xiàng)目管理的作用機(jī)制與應(yīng)用實(shí)踐

前端控制原則從文件生命周期的角度使檔案工作向文件形成過(guò)程延伸。結(jié)合工程總承包項(xiàng)目，其作用包括以下方面：

（1）使歸檔標(biāo)準(zhǔn)成為文件形成的依據(jù)和整理的規(guī)范

（2）深化建設(shè)各方的文件管理職責(zé)

（3）強(qiáng)調(diào)過(guò)程中文件資料的規(guī)范性

（4）注重文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的整體性、銜接性

在上述作用機(jī)制的影響下，工程總承包單位可以從歸檔標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，以檔案管理的要求約束文件資料的形成、流轉(zhuǎn)及整理等過(guò)程。

1 積極收集、學(xué)習(xí)建設(shè)單位關(guān)于歸檔資料的標(biāo)準(zhǔn)

工程建設(shè)過(guò)程中的絕大多數(shù)資料在項(xiàng)目竣工后將移交至建設(shè)單位。因此，施工資料在符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及地方標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)當(dāng)符合建設(shè)單位關(guān)于歸檔資料的管理標(biāo)準(zhǔn)。如收集范圍、整理方式、組卷方式、卷夾形式、編頁(yè)要求以及卷內(nèi)目錄編制方法等。對(duì)工程總承包單位來(lái)說(shuō)，在建設(shè)初期能夠積極收集、學(xué)習(xí)建設(shè)單位標(biāo)準(zhǔn)可以使資料管理工作更加有的放矢，避免移交整理時(shí)出現(xiàn)大量重復(fù)作業(yè)的情況。在實(shí)踐中，建設(shè)單位通常以“工作聯(lián)系單”、 “會(huì)議紀(jì)要”或發(fā)文的形式將標(biāo)準(zhǔn)通報(bào)給建設(shè)各方。

2 與分包單位簽訂的合同中明確資料管理的責(zé)任、確定歸檔保證金。

建設(shè)過(guò)程中大量存在由工程總承包單位發(fā)包，部分專(zhuān)業(yè)分部工程由分包單位承建的情況。在此情況下，工程總承包單位應(yīng)起到連接建設(shè)單位與分包單位的作用，即以建設(shè)單位的標(biāo)準(zhǔn)要求分包單位。為了達(dá)到上述目標(biāo)，工程總承包單位通?？稍诜职贤袑?duì)資料管理的責(zé)任分工、歸檔資料份數(shù)等加以明確。此外，另一種行之有效的做法是將資料移交作為付款進(jìn)度的節(jié)點(diǎn)標(biāo)志或以“歸檔保證金”的形式單獨(dú)列支。例如，在合同中列出，工程價(jià)款的1%作為工程資料完善保證金，在工程竣工驗(yàn)收前完善所需資料。

從實(shí)踐情況來(lái)看，歸檔保證金制度能夠顯著提高分包單位對(duì)資料管理的重視程度，使總包單位的過(guò)程檢查與結(jié)果控制均能取得較好的效果。

3 項(xiàng)目建設(shè)初期組織檔案交底，使各方明確檔案管理方法

項(xiàng)目建設(shè)涉及單位多，過(guò)程長(zhǎng)。因此，有必要在項(xiàng)目建設(shè)初期組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、分包單位進(jìn)行檔案交底，使各參建方明確建設(shè)單位的標(biāo)準(zhǔn)與要求。此外，檔案交底會(huì)還應(yīng)明確各參建方的檔案管理職責(zé)、建設(shè)單位或工程總承包單位的檢查制度、整改期限及處罰方式。

4 建設(shè)過(guò)程中定期開(kāi)展對(duì)分包單位的資料檢查

資料檢查是及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的重要手段。施工過(guò)程中，工程總承包單位應(yīng)定期對(duì)分包單位進(jìn)行資料檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并以書(shū)面形式向分包單位反饋。此外，還應(yīng)跟蹤驗(yàn)證整改結(jié)果，閉合問(wèn)題。

5 建立文件登記制度

前端控制原則的重要落腳點(diǎn)是對(duì)文件的管理。在建設(shè)過(guò)程中，文件數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多，且常常需要多方共同完成。因此，建立文件登記制度，詳細(xì)記錄文件的形成、來(lái)源、去向是重要的管理手段。文件的登記信息應(yīng)包括：工程代號(hào)、工程名稱(chēng)、文件名稱(chēng)、歸檔類(lèi)別、題名、歸檔單位、形成時(shí)間、形成部門(mén)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)等。登記時(shí)應(yīng)以“件”為單位。上述工作看似繁瑣，但一方面，可將文件登記表定期發(fā)至建設(shè)單位，由建設(shè)單位審查資料的齊全程度；另一方面，信息完善的文件登記表提高了組卷整理及制作卷內(nèi)目錄的效率。

4 結(jié)論

工程建設(shè)過(guò)程中，文件資料由多方形成、資料種類(lèi)繁多，流轉(zhuǎn)路徑較長(zhǎng)，給統(tǒng)一管理、整理組卷帶來(lái)了一定難度。但檔案前端控制原則給工程總承包單位的現(xiàn)場(chǎng)資料管理提供了理論依據(jù)。由此出發(fā)，采取學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、分清職責(zé)、明確方法、定期檢查、文件登記等手段可顯著提高現(xiàn)場(chǎng)資料管理水平，為建設(shè)單位提供滿(mǎn)意的工程資料。

參考文獻(xiàn)

[1]況會(huì)英，李曉珺，曾蘇.1982-2012年我國(guó)文件生命周期理論研究綜述[J].機(jī)電兵船檔案，2014（1）

[2]陳榮紅，文件生命周期理論之比較研究[J].浙江檔案，2003（8）

[3]馮慧玲.電子文件時(shí)代新思維”擁有新記憶-電子文件管理研究”摘要之六[J].檔案學(xué)通訊，1998（06）：46

作者簡(jiǎn)介

李澎（1983-），男，吉林長(zhǎng)春，中國(guó)航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司，研究方向：工程項(xiàng)目檔案管理。