關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思考

方立婷 郭軼 孫守磊

摘要：會(huì)計(jì)電算化實(shí)行賦予了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理許多新的特點(diǎn)。筆者通過會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐與理論研究，詳細(xì)總結(jié)了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，基于北方導(dǎo)航控制技術(shù)股份有限公司的電算化會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐，剖析了目前會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)實(shí)工作中會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題，提出一系列基于電算化的會(huì)計(jì)檔案管理問題管理建議。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì)檔案；管理建議；人員培養(yǎng)

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn)

（一）電算化會(huì)計(jì)檔案的概念

電算化會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。具體來說包括：

（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。

（2）會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

（4）其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)表，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

（二）電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1.存儲(chǔ)范圍的廣泛。會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)范圍廣，不僅保留了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件， 還必須保持存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)硬件上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)在 磁性介質(zhì)，如程序設(shè)計(jì)規(guī)范，用戶操作程序、會(huì)計(jì)電算化課程的課程代碼， 會(huì)計(jì)報(bào)告格式，等等，會(huì)計(jì)電算化文件存儲(chǔ)擴(kuò)大范圍和領(lǐng)域。

2.載體形式多樣。會(huì)計(jì)電算化檔案的載體形式發(fā)生了變化，經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表和其他數(shù)據(jù)，不僅以電子信息的形式 存儲(chǔ)于光盤、硬盤等載體上，同時(shí)也打印紙張載體形式。磁性存儲(chǔ)介質(zhì)的使用在會(huì)計(jì)電算化工作，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更加方便、快速、高效。

3.嚴(yán)格的安全存儲(chǔ)。會(huì)計(jì)電算化文件紙質(zhì)文件材料的形式和材料 的電子文件，文件內(nèi)容不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的打印輸出，和磁性介質(zhì)或光盤為載體的電子檔案，而磁性介質(zhì)，光盤很容易通過磁場，外部環(huán)境的影響， 如有害氣體，灰塵，此外，容易受損，很難留下痕跡載體的特點(diǎn)。同時(shí)，存儲(chǔ)信息的質(zhì)量和有效性條件的影響，會(huì)計(jì)電算化檔案的安全存儲(chǔ)、嚴(yán)格要求存儲(chǔ)空間有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應(yīng)的措施。

4.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，可以提高會(huì)計(jì)文檔的多方位檢索速度，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享。但是，由于存儲(chǔ)磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。

二、基于北方導(dǎo)航控制技術(shù)股份有限公司電算化會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐

北方導(dǎo)航控制技術(shù)股份有限公司（以下簡稱北方導(dǎo)航）多年來一直加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是在電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂方面，會(huì)計(jì)憑證按時(shí)間和憑證號(hào)順序裝訂成冊，做到附件齊全、折疊整齊、薄厚均勻、牢固美觀。每本憑證的厚度一般在3厘米左右，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息要打印輸出為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息的磁盤、 光盤等介質(zhì)定期拷貝、更換、保證其安全性。

二是在電算化會(huì)計(jì)檔案的保管方面，會(huì)計(jì)檔案管理部門是北方導(dǎo)航財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部設(shè)專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)電算化檔案保管注意防盜、防磁等安全措施，對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立光盤備份，貼上標(biāo)簽存在防磁柜里。各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤、硬盤、光盤等會(huì)計(jì)檔案，原則上不得借出和拿出單位，嚴(yán)禁在非保密網(wǎng)上傳輸本單位會(huì)計(jì)信息以及會(huì)計(jì)資料，有特殊需要須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限時(shí)歸還。

三是在會(huì)計(jì)信息化管理規(guī)范方面，會(huì)計(jì)信息化崗位根據(jù)需要一人一崗，根據(jù)集團(tuán)公司的具體要求和公司的實(shí)際需求，研究和確保公司會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的不斷完善和發(fā)展，監(jiān)督計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行情況，系統(tǒng)管理員定期備份所有數(shù)據(jù)，備份前對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行認(rèn)真核查，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)保存雙備份。

但是北方導(dǎo)航在電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面也存在著一定的不足之處：一是新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法已經(jīng)出臺(tái)，北方導(dǎo)航的會(huì)計(jì)檔案管理辦法還未隨之修訂；二是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)人員的培養(yǎng)力度不夠；三是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的保密管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)；四是電算化會(huì)計(jì)的軟件管理需要進(jìn)一步完善，北方導(dǎo)航目前使用的財(cái)務(wù)軟件是金算盤財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)報(bào)表軟件是就其財(cái)務(wù)報(bào)表處理軟件，資金預(yù)算管理軟件是兵器集團(tuán)財(cái)智軟件，需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案管理建議

（一）修訂電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

為加強(qiáng)我國會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，針對(duì)目前我國會(huì)計(jì)檔案工作的技術(shù)手段、管理方法、管理流程等的新變化，財(cái)政部、國家檔案局79號(hào)令發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），并于2016年1月1日起執(zhí)行。

隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。

隨著經(jīng)營管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式需要進(jìn)行變革。

隨著我國會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或修訂，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行調(diào)整。

公司制度中會(huì)計(jì)檔案管理辦法也要根據(jù)新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行修訂，符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)管理辦法；繼續(xù)完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度，健全電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度、保管制度、定期備份制度。

（二）加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)管理人員培養(yǎng)

在會(huì)計(jì)電算化部門當(dāng)中，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)一些綜合性人才來加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理，并以此來提供相應(yīng)的、更加有用的會(huì)計(jì)信息，從而以此來進(jìn)行精確的會(huì)計(jì)核算，并為會(huì)計(jì)核算工作提供必要的基礎(chǔ)。而且在會(huì)計(jì)電算化的管理工作當(dāng)中，企業(yè)方面也必須要同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、會(huì)計(jì)檔案管理以及會(huì)計(jì)核算方面的綜合性人才。這就需要增加一定數(shù)量的精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的電腦人才，同時(shí)要求企業(yè)必須要結(jié)合其自身的特點(diǎn)來經(jīng)營，這樣才能有效提升會(huì)計(jì)人員專業(yè)水平。

公司應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

（三）加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)和保密管理

加強(qiáng)公司電算化會(huì)計(jì)檔案的保密管理。公司內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責(zé)的會(huì)計(jì)人員使用電算化造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。其次，要對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案設(shè)置高級(jí)別的密碼，使無關(guān)人員無法進(jìn)入系統(tǒng)，從而防止另有企圖的人進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案篡改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。同時(shí)把整理好的電子會(huì)計(jì)檔案備份到電腦的存儲(chǔ)盤中，同時(shí)使用準(zhǔn)時(shí)備份與自動(dòng)備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動(dòng)硬盤中備份，或刻制光盤。

（四）完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件管理

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理

隨著科技的發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)也成為一個(gè)趨勢，信息化在數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方面的優(yōu)勢以及逐漸被大家所熟知。通過信息化建設(shè)的落實(shí)，不僅能夠提高工作效率，還能方便財(cái)務(wù)管理。在今后的工作中，有必要從多方面出發(fā)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)，提高工作效率，促進(jìn)單位發(fā)展。

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