強(qiáng)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的探討

蔡紅艷

[摘要]養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案作為養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的重要業(yè)務(wù)載體，通過(guò)對(duì)參保人數(shù)的信息進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的記當(dāng)，從而有效的保障國(guó)家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。文中從養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)和作用入手，對(duì)建立健全關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要舉措進(jìn)行了具體的闡述，以便于能夠更好的推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作。

[關(guān)鍵詞]養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案；特點(diǎn)；作用；管理；舉措

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是在養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的，將有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖表和聲像等資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是對(duì)參保人員養(yǎng)老保險(xiǎn)全過(guò)程的真實(shí)記載。近年來(lái)，由于各企事業(yè)單位改制和調(diào)整，這就需要做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作，使其能夠與新情況有效的適應(yīng)，確保各項(xiàng)工作能夠有序開展。

一、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

（一）涉及范圍廣。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作涉及的范圍較廣，如個(gè)人、企業(yè)和社會(huì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)全過(guò)程中的真實(shí)記載，因此所有與養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的都需要納入到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理范圍。

（二）信息化要求高。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，在當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作中也加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程、現(xiàn)代化的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)于信息化具有較高的要求，當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作大部分業(yè)務(wù)都需要依賴信息技術(shù)來(lái)完成，這也決定了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要高度信息化才能更好的與現(xiàn)代化管理的要求相符合，更好的推動(dòng)我國(guó)保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。

（三）保管期限長(zhǎng)。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案具有保管期限長(zhǎng)的特點(diǎn)，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案多是對(duì)參保人員個(gè)人信息進(jìn)行的記載，這也決定了其保管期限需要長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年。對(duì)于社保機(jī)構(gòu)來(lái)講，只有養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作繼續(xù)，則檔案保管工作就不會(huì)停止，而且部分檔案甚至需要永久性保存。

（四）安全性要求高。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案多以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主，檔案所記載的內(nèi)容具有唯一性和不可替代性，而且部分內(nèi)容還會(huì)涉及到隱私問(wèn)題，因此需要在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中注意安全性，在做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的妥善保管和備份工作的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)非法竊取、刪除和篡改養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的不法行為進(jìn)行有效的防范。

二、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的作用

養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)中的重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)和個(gè)人的切身利益，所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作，為養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)檔案的建立，可以對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理流程進(jìn)行詳細(xì)的記錄，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供有力的保障。檔案管理工作水平的高低，直接關(guān)系到參保人員的切身利益，所以對(duì)于檔案內(nèi)容一定要遵照事實(shí)，準(zhǔn)確而全面的記錄養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理內(nèi)容。因?yàn)轲B(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄了整個(gè)業(yè)務(wù)的辦理流程，并且參保人員的各項(xiàng)資料都很健全，所以不僅能夠及時(shí)的掌控養(yǎng)老保險(xiǎn)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，并且能夠?yàn)閰⒈Ｈ藛T提供更加完整的服務(wù)。在信息化辦公條件下，通過(guò)檔案的建立，可以將養(yǎng)老保險(xiǎn)信息進(jìn)行平臺(tái)共享，從而最大程度的發(fā)揮檔案的作用。在社保檔案整合的過(guò)程中，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的數(shù)據(jù)資料比較齊全，并且分類清晰，整理規(guī)范，是其他險(xiǎn)種參照的重要對(duì)象，為促進(jìn)社保檔案的規(guī)范化管理提供了有利的依據(jù)。

三、建立健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的重要舉措

（一加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案基礎(chǔ)性管理工作

需要對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作給予充分的重視，建立健全檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案基礎(chǔ)性管理工作，做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集、整理和歸檔工作，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的價(jià)值能夠充分發(fā)揮出來(lái)。

（二）做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的分類和整理工作

分類和整理是檔案管理工作中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，能夠?qū)罄m(xù)各項(xiàng)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在分類工作中可以從養(yǎng)老保險(xiǎn)政策、工作中的各種記錄及參保人員的相關(guān)資料三方面入手，更加科學(xué)合理的進(jìn)行分類工作。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)注意有序整理。一是要規(guī)范編號(hào)，包括個(gè)人身份證號(hào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)編號(hào)、單位編碼、社保登記證號(hào)等，在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中都要進(jìn)行整理和規(guī)范。二是要把握業(yè)務(wù)規(guī)律，比如日常業(yè)務(wù)、月度業(yè)務(wù)、年度業(yè)務(wù)等，在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案中要能清晰體現(xiàn)。三要做好動(dòng)態(tài)管理，對(duì)于已經(jīng)辦理完畢的事項(xiàng)，相關(guān)材料要及時(shí)分類歸檔，對(duì)于還在辦理過(guò)程中的事項(xiàng)，要注意及時(shí)跟進(jìn)，掌握動(dòng)態(tài)。四要做到常態(tài)管理，經(jīng)常性、制度性的整理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，保持檔案材料之間的聯(lián)系，保證檔案的齊全完整。

（三）建立完善的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案保管制度

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對(duì)檔案建立、維護(hù)、交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲(chǔ)存在專門的場(chǎng)所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說(shuō)明以便日后升級(jí)維護(hù)。這里特別要強(qiáng)調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴(yán)防脫節(jié)，否則會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)無(wú)法預(yù)計(jì)的困難。比如少數(shù)鐵路單位就是在生產(chǎn)力布局調(diào)整中沒(méi)有對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的交接給予足夠重視，造成單位幾經(jīng)變遷后，原有資料或不知所蹤，或部分丟失，又或存放零亂，給繼任者的工作開展帶來(lái)了極大的困難，特別是例如農(nóng)民合同工補(bǔ)繳花名冊(cè)、精簡(jiǎn)職工花名冊(cè)等資料都是特定歷史條件下的特定產(chǎn)物，一旦損毀就無(wú)法彌補(bǔ)。所以一定要加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結(jié)合建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促管理人員既要在在崗時(shí)認(rèn)真履行好職責(zé)，又要在換崗時(shí)做好交接工作，以保證養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的延續(xù)性。

（四）強(qiáng)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理

要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。這是我國(guó)社會(huì)保障體系建設(shè)、社會(huì)保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求，也是現(xiàn)代化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲(chǔ)量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點(diǎn)，而且在實(shí)現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實(shí)意義。

四、結(jié)束語(yǔ)

養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)中重要的組成部分，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用，而養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理是開展養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的重要基礎(chǔ)。通過(guò)檔案的建立，可以對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)辦理流程進(jìn)行詳細(xì)的記載，在為養(yǎng)老保險(xiǎn)開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)的同時(shí)，又可以為參保人員提供更高層次的服務(wù)，尤其是在信息化管理時(shí)代，通過(guò)信息共享平臺(tái)，能夠提高檔案信息的利用程度，對(duì)于推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。

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