加強人事檔案管理，提高人力資源管理效率

李鑫

【摘要】人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者不可分離，必須同步發(fā)展。做好企業(yè)人事檔案工作，將極大地促進企業(yè)人力資源管理工作，進而提高企業(yè)核心競爭力.

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理：人力資源管理：效率：提高

一、企業(yè)人力資源管理的信息需求

人力資源管理人員每天需要面對大量的人員基本信息管理、崗位凋換、薪資管理等，如果采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅浪費時間和精力，繁雜的工作也會導(dǎo)致效率低下和錯誤率高。因此，在信息化的今天，再使用傳統(tǒng)的人力資源管理方式，很明顯已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需要。為了適應(yīng)現(xiàn)代化對人力資源管理提相互的新要求，提高人力資源管理的效率，減少重復(fù)勞動，實現(xiàn)資源共享和信息溝通，必須通過計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機信息技術(shù)的不斷提升，計算機在實際中的應(yīng)用越來越廣泛，對于提高管理效率，降低企業(yè)運行成本具有重要價值，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作的一個重要工具。

二、人事檔案管理工作對人力資源信息管理的影響

人事檔案是企業(yè)勞動、組織、人力資源等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史的全面的考察職工的依據(jù)。

人力資源管理強調(diào)通過人力資源管理策略及措施與組織文化的配適，能夠使企業(yè)達到良好的財務(wù)績效。人事檔案管理工作之于組織人力資源信息管理，就如同個人特質(zhì)之于個人的影響，不但對內(nèi)會影響組織的各項人力資源管理活動，也會影響組織應(yīng)對環(huán)境變化時所采取的人力資源戰(zhàn)略。人事檔案管理工作在人力資源信息管理中的作用發(fā)揮，體現(xiàn)在可以增加人力資源管理工作的效率與效能，建立競爭優(yōu)勢，增強組織優(yōu)勢，確保組織從戰(zhàn)略性觀點來從事人力資源管理。

三、對企業(yè)人事檔案管理主管部門的建議

1.配合人力資源部門需求，加強考核并落實人事檔案管理工作

檔案管理主管部門應(yīng)協(xié)助組織人力資源部門確實根據(jù)檔案管理規(guī)范辦理人事檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理評鑒機制，辦理檔案管理倡導(dǎo)、觀摩、學(xué)術(shù)交流及培訓(xùn);并加強督導(dǎo)考核，落實檔案管理績效。此外，對于檔案政策的修定，應(yīng)適時調(diào)整不合規(guī)定的法規(guī)及作業(yè)規(guī)定，并與各組織的檔案管理人員建立雙向溝通的渠道，廣納建言，以擬定相關(guān)配套措施，方能落實執(zhí)行。

2.經(jīng)費編列的爭取與投入及強化人力資源信息管理

一是在經(jīng)費編列方面。檔案管理制度要構(gòu)建完善，必須要有充裕的人力及經(jīng)費。然而在組織資源分配不均的情況下，由于檔案管理工作在組織內(nèi)是往往屬于不被重視的業(yè)務(wù)的緣故，因此大部份組織的檔案管理部門都缺乏充裕的經(jīng)費來購置相關(guān)設(shè)備以提升行政效率，因而在沉重的工作負荷量下，很多檔案管理人員都面臨極大的心理負擔(dān)，業(yè)務(wù)推展成效也不佳。所以組織除了需編列特定經(jīng)費外，高層主管部門應(yīng)給予實質(zhì)上的支持，例如協(xié)助經(jīng)費有限的檔案管理部門建立電子化辦公體系。當(dāng)前建立信息庫與人事檔案對接尤為重要，將檔案信息錄入信息庫，擴大信息庫存儲項日、范圍，建立完善的電子人事檔案。

二是在人力資源方面。日前人事檔案管理部門普遍有人力不足的現(xiàn)象，因此想要強化檔案管理的人力資源，除應(yīng)加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)外，并應(yīng)針對專長，進而全面調(diào)查，重新調(diào)配崗位，從而適才適所的進行人力凋整互相支持，這樣才能有助于績效的提升。

3.加強人事檔案管理的倡導(dǎo)

日前，不同組織在推動人事檔案管理政策時，若遇到組織管理者不重視，再加上人力資源部門的不配合，經(jīng)常會使得人事檔案管理的業(yè)務(wù)推動受到阻礙。因此高層主管人員應(yīng)加強灌輸正確檔案觀念，利用書面公文、倡導(dǎo)文件或召開研討會，向人力資源主管及員工加強倡導(dǎo)，以多方倡導(dǎo)人事檔案管理的相關(guān)措施及流程，這樣人事檔案管理人員才能順利推進業(yè)務(wù)，進而建立健全的人事檔案管理制度，切實提供有效的人力資源管理信息。

四、對企業(yè)人事檔案管理人員的建議

1.充實專業(yè)技能，展現(xiàn)績效

把握任何學(xué)習(xí)進修機會，吸收新知，以提升本職學(xué)能，尤其檔案運用信息科技已是建立電子化工作環(huán)境不可避免的要求，因此檔案管理人員應(yīng)多加強計算機信息能力的訓(xùn)練，從而確保能夠以專業(yè)知識及敬業(yè)精神獲取更高的肯定與尊重。

2.增進溝通協(xié)凋能力，建立良好人際關(guān)系

為使人事檔案管理工作運作更為順暢，檔案管理人員應(yīng)耐心及細心地與人力資源部門同事解釋有關(guān)人事檔案管理工作的相關(guān)流程，及需配合之處，必要時應(yīng)建議高層主管辦理相關(guān)講習(xí)會，以加強倡導(dǎo)工作，如此除可避免因工作而引起同事之間的沖突或緊張關(guān)系外，也可提升工作績效。 3.加強檔案管理推動人力資源管理勢在必行 信息時代是高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的翻閱檔案已不能滿足人力資源管理規(guī)劃的信息需求，故而建立新的人事檔案管理理念，提高人事檔案電子信息化，會極大的提高人力資源利用效率。然而，信息技術(shù)在人力資源檔案管理工作中的應(yīng)用也必然會面臨著諸多的問題，因而無論從工層面，還是從組織制度層面，都必須要有配套的推進方案，來確保人事檔案中信息技術(shù)的應(yīng)用。

參考文獻：

[1]段曉亮，崔亞芬人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢[J]當(dāng)代經(jīng)濟，20009（20）

[3]劉穎探索人事檔案與企業(yè)人力資源開發(fā)的關(guān)系[J]蘭臺世界，2008（17）endprint