論高校招投標(biāo)檔案管理

司馬韋偉

摘 要： 隨著高校規(guī)模不斷擴大，學(xué)院事務(wù)公開制度為確保持久地開展，許多高校都建立了公開招投標(biāo)采購制度，并且設(shè)立了公開招投標(biāo)采購管理委員會，對高校的教學(xué)設(shè)備等實行公開招標(biāo)。招投標(biāo)檔案作為招投標(biāo)活動的原始記錄，其重要價值就可想而知，招投標(biāo)工作中形成的檔案是高校檔案的重要組成部分，作者就高校招投標(biāo)檔案的形成和管理談?wù)務(wù)J識。

關(guān)鍵詞： 高校設(shè)備 招標(biāo)采購 檔案管理

高校招投標(biāo)檔案是在招投標(biāo)活動中有價值的原始記錄，是在教學(xué)設(shè)備和基礎(chǔ)建設(shè)工程等招投標(biāo)活動中直接形成的具有一定保存價值的數(shù)字、文字、圖表等各種原始記錄。招投標(biāo)檔案對監(jiān)察審計、投訴處理、竣工結(jié)算等方面都具有重要作用，招投標(biāo)檔案管理的規(guī)范化，對招投標(biāo)活動具有重要意義。

一、招投標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.高校招投標(biāo)檔案工作重視度不夠

我院招投標(biāo)采購過程由后勤管理處（招投標(biāo)辦公室）主要負(fù)責(zé)牽頭實施，由于招投標(biāo)工作參與者眾多，包括招標(biāo)部門、投標(biāo)商、負(fù)責(zé)監(jiān)管審批的職能部門、負(fù)責(zé)評標(biāo)的專家評審委員會，以及負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持的使用部門。一套完整的招投標(biāo)檔案應(yīng)包括以上各部門在參與招投標(biāo)活動中行使其各自職能所形成的全部文件。招投標(biāo)過程中形成的檔案資料最終都保存于學(xué)院檔案室，且招投標(biāo)辦公室極少會配置專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)歸檔、整理這些檔案資料。

2.招投標(biāo)檔案資料不夠規(guī)范化

招標(biāo)采購的方式一般有公開招標(biāo)、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購和邀請招標(biāo)。這就導(dǎo)致檔案資料的多樣性，缺乏規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前出臺的招投標(biāo)資料存檔目錄，大多是基于《江蘇省政府采購檔案管理制度》，不夠細(xì)化，屬于大體結(jié)構(gòu)框架，導(dǎo)致采購單位按照采購項目自行需求選擇文件資料的存檔。由于材料不統(tǒng)一，管理起來十分復(fù)雜，這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、保管、整理，還要分門別類、順序排列、文字說明。

3招投標(biāo)檔案管理人員專業(yè)性不強

招投標(biāo)檔案的管理沒有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，缺乏招投標(biāo)檔案專人管理，這直接影響招投標(biāo)檔案的質(zhì)量，更無法保證在招投標(biāo)工作中其完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。此外，還要求招投標(biāo)檔案管理人員既熟悉檔案管理知識，又了解招投標(biāo)法律法規(guī)和相關(guān)專業(yè)知識。缺乏規(guī)范的管理模式和操作模式在檔案管理方面，一般前期檔案材料收集工作都由招投標(biāo)過程中采購經(jīng)辦人員直接收集，他們屬于兼職檔案人員未能明確兼職檔案人員對招投標(biāo)檔案的收集職責(zé)。兼職檔案人員只懂采購項目業(yè)務(wù)不懂檔案，專職檔案人員只懂檔案不懂采購項目業(yè)務(wù)，缺乏實際指導(dǎo)力。

二、高校招投標(biāo)檔案管理具體對策

1.建立專門的招標(biāo)檔案

為確保整個招投標(biāo)過程及其重要文件作為檔案長期保存，所以高校招投標(biāo)工作必須建立高效并嚴(yán)格的檔案管理制度，既可以保證高校招投標(biāo)工作符合符合相關(guān)法律法規(guī)，又可以確保詳細(xì)記錄招標(biāo)工作情況，豐富和完善高校的檔案工作，建立專門的招標(biāo)檔案，將學(xué)院其他檔案與招投標(biāo)檔案區(qū)分開來，因為招投標(biāo)檔案還具有保密性特征。由于招投標(biāo)檔案的重要價值，以及每年增速較快的特性，這就要求達到專門的保管環(huán)境需求，避免與其他教學(xué)檔案或資料共同存放，為招投標(biāo)檔案的安全提供保障。

2.建立完整的招投標(biāo)采購檔案管理目錄

高校招投標(biāo)采購活動從立項到開標(biāo)、簽訂合同、驗收付款等有較長的時間周期，必須及時建立一個資料齊全的采購檔案管理目錄，各種檔案資料產(chǎn)生后及時地放入該項目檔案盒中。常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院招投標(biāo)檔案管理目錄是基于《江蘇省政府采購》和《政府采購繼續(xù)教育》下制定的。如下表所示（以公開招標(biāo)方式為例）：

3.培養(yǎng)建立專業(yè)的檔案人員隊伍

培養(yǎng)專業(yè)的招投標(biāo)檔案隊伍，既要加強現(xiàn)有相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專兼職檔案人員的培訓(xùn)，又要積極引進檔案管理相關(guān)專業(yè)人才。應(yīng)在招投標(biāo)職能部門內(nèi)建立專門的招投標(biāo)檔案管理人員。招投標(biāo)檔案工作主要是整理和收集招投標(biāo)工作過程中有價值的文檔，具有較強的檔案專業(yè)性，一般招投標(biāo)工作人員不具備勝任招標(biāo)檔案管理工作的能力。配備專職的招標(biāo)檔案管理人員既拓寬了檔案人員工作范圍，又提高了招標(biāo)檔案工作的效率，使得招標(biāo)檔案工作人員能夠提高自身工作能力，為其自身職務(wù)晉升和職稱打下堅實的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

高校招投標(biāo)檔案是高校檔案的重要組成部分，一旦發(fā)生經(jīng)濟糾紛，招投標(biāo)檔案就可以提供最有價值的原始證據(jù)。并且為以后的招投標(biāo)項目提供良好的借鑒，對推進高校的院務(wù)公開、廉政建設(shè)等都有重要的促進作用。

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