淺談高校二級(jí)學(xué)院研究生教學(xué)秘書管理工作

師歌

摘 要：在高校研究生教育工作中，研究生教學(xué)秘書是一個(gè)不可或缺的重要職位。為了使研究生教學(xué)管理工作更科學(xué)、更有效地進(jìn)行，本研究結(jié)合研究生教學(xué)秘書的實(shí)際工作，分別對(duì)研究生教學(xué)秘書的工作職責(zé)、工作特點(diǎn)以及如何做好研究生教學(xué)秘書等方面進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：研究生教育;教學(xué)秘書;管理

近年來，隨著我國高校研究生招生數(shù)量的不斷擴(kuò)增以及研究生管理工作的質(zhì)量逐漸下降，二級(jí)學(xué)院研究生教學(xué)秘書的工作問題也越來越多。[1]研究生管理工作任務(wù)越來越繁重，如何使研究生教學(xué)秘書在管理工作中掙脫傳統(tǒng)的思想管理模式，開展更加有序的研究生教學(xué)管理工作，使研究生教學(xué)管理工作更加科學(xué)、有效，目前已經(jīng)成為每一個(gè)基層管理人員面臨的主要問題。

一、研究生教學(xué)秘書的工作職責(zé)

在研究生工作中，從事最基礎(chǔ)的管理及服務(wù)的人員即為研究生教學(xué)秘書，他們是高校研究生教學(xué)管理鏈順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是研究生教學(xué)管理各項(xiàng)工作的具體實(shí)行者，因此，研究生教學(xué)秘書是研究生管理體系中不可缺少的崗位。[2]通常，高校二級(jí)學(xué)院研究生教學(xué)秘書主要的工作包括以下幾個(gè)方面：

1.研究生專業(yè)課的設(shè)置與管理

研究生教學(xué)秘書主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)日常教學(xué)進(jìn)行管理，協(xié)助學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)及分管主管對(duì)研究生培養(yǎng)方案進(jìn)行制定與落實(shí)。每學(xué)期開學(xué)初，依據(jù)校級(jí)研究生培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)任課教師的教學(xué)任務(wù)進(jìn)行落實(shí)，對(duì)本院研究生專業(yè)課課程表進(jìn)行編排，對(duì)教學(xué)任務(wù)及開課計(jì)劃進(jìn)行下達(dá)與上報(bào)，同時(shí)對(duì)教學(xué)管理中需要處理的各種問題進(jìn)行協(xié)調(diào)與解決。

每學(xué)期快結(jié)束時(shí)，提醒任課教師出考試試題，安排學(xué)科考試，完成考試后，通知教師對(duì)研究生成績進(jìn)行錄入，同時(shí)上交成績單及試卷進(jìn)行歸檔管理。

2.研究生論文管理

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)科主任對(duì)研究生的論文開題、中期考核及答辯等工作進(jìn)行安排與整理，并對(duì)較為復(fù)雜繁瑣的研究生畢業(yè)與學(xué)位授予資格進(jìn)行審核。此外，還要對(duì)所有研究生的相關(guān)資料進(jìn)行填寫、統(tǒng)計(jì)、分類及歸檔等。

3.研究生招生及檔案的管理

通常，研究生教學(xué)秘書都會(huì)參與研究生的招生宣傳、復(fù)試及面試的安排，同時(shí)還要參與研究生學(xué)籍管理及研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)的審核。此外，對(duì)于研究生成績、試卷及教學(xué)文件的整理、歸檔等工作也都離不開研究生教學(xué)秘書。

二、研究生教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

由于研究生管理工作較為繁瑣，研究生教學(xué)秘書的工作進(jìn)而也較為復(fù)雜，其工作特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)：[3]

1.對(duì)象廣

學(xué)生與教師是研究生教學(xué)秘書工作的主要對(duì)象。根據(jù)我國社會(huì)目前的發(fā)展需要，高校對(duì)于研究生培養(yǎng)的方案也進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整，但其主體方向變化不大，相應(yīng)任課教師的變化也不大。因此，研究生秘書不僅要對(duì)學(xué)生及教師進(jìn)行教學(xué)服務(wù)，同時(shí)還要與相關(guān)職能部門打交道，只有及時(shí)、有效、融洽地與這些部門進(jìn)行溝通，才能夠起到上傳下達(dá)、承上啟下的橋梁作用，才能夠確保院系各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃順利進(jìn)行，確保教學(xué)培養(yǎng)方案能夠順利落實(shí)。[4]

2.內(nèi)容多

研究生教學(xué)管理工作是一項(xiàng)綜合性的服務(wù)工作，其中常規(guī)性的管理工作包括招生工作、學(xué)籍管理、教務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理等，這些工作的連續(xù)性較強(qiáng)，所有方面的管理都需要教學(xué)秘書的參與，且每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書進(jìn)行較為大量的工作。

3.責(zé)任大

每個(gè)學(xué)期的各個(gè)時(shí)段，研究生教學(xué)秘書都要嚴(yán)格按照教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行工作，因此，在教學(xué)時(shí)間段安排方面，教學(xué)秘書的工作是存在一定規(guī)律的。對(duì)于研究生教學(xué)秘書的工作，多數(shù)人都認(rèn)為是一些常務(wù)性的事務(wù)，毫無“含金量”技術(shù)可言，只要做到早準(zhǔn)備、早計(jì)劃，就能夠確保教學(xué)管理工作的有序開展。但教學(xué)秘書的工作并不像人們想象的那么簡單，是比較復(fù)雜和繁瑣的。而且無論教學(xué)秘書工作是常規(guī)性的還是偶然性的，對(duì)于一些問題的解決稍有疏忽都會(huì)影響學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)度，甚至影響學(xué)生就業(yè)及以后人生。[5]

三、如何有效開展研究生教學(xué)秘書工作

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，要做一個(gè)合格、優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書充滿了困難與挑戰(zhàn)。本研究認(rèn)為，要想提高研究生管理水平，可以從以下幾方面著手：

1.加大對(duì)研究生教學(xué)秘書工作的重視

很多人認(rèn)為，教學(xué)秘書的工作不是教學(xué)工作的主要部分，只不過是管管成績、排排課而已。然而，該工作并非如此，一名優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書，不但要有秘書、管理方面的知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)專業(yè)的內(nèi)容較為熟悉。通常來說，考生首先聯(lián)系到的是教學(xué)秘書，教學(xué)秘書只有對(duì)相關(guān)專業(yè)熟悉才能更好地對(duì)專業(yè)進(jìn)行介紹，增加那些喜歡本專業(yè)的考生信心。而且，熟悉相關(guān)專業(yè)還有利于與學(xué)生的日常溝通。研究生教學(xué)秘書不僅要管理招生、教務(wù)、學(xué)籍、考務(wù)等工作，還要管理研究生日常學(xué)習(xí)生活，如材料提交時(shí)間、證件注冊(cè)、各類活動(dòng)的申請(qǐng)等，如果教學(xué)秘書不熟悉這些專業(yè)，那么，他們極有可能無法與學(xué)生溝通。

2.強(qiáng)化自覺服務(wù)的意識(shí)

研究生教學(xué)秘書不僅僅是一個(gè)管理者，同時(shí)還是一個(gè)服務(wù)者。教學(xué)秘書應(yīng)充分認(rèn)識(shí)自己的價(jià)值充分了解自己的工作性質(zhì)，積極主動(dòng)地服務(wù)于教師和學(xué)生，及時(shí)向師生傳達(dá)學(xué)校的方針政策，對(duì)本院教師與研究生的意見及構(gòu)想及時(shí)反映給學(xué)校，做好學(xué)校與師生之間的橋梁。

為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活服務(wù)，為教師的教學(xué)工作服務(wù)，為上級(jí)部門的管理服務(wù)是研究生教學(xué)秘書的工作重心。[6]因此，面對(duì)研究生這個(gè)較為特殊的群體，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)切實(shí)地站在對(duì)方的角度去思考并解決問題，做到一切以學(xué)生的發(fā)展為主。

對(duì)于上級(jí)部門，應(yīng)多請(qǐng)示、匯報(bào)，及時(shí)了解研究生整體情況，多收集、整理、分析信息，協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)解決實(shí)際問題。

3.強(qiáng)化與研究生導(dǎo)師之間的聯(lián)系

高校研究生接觸最為頻繁，關(guān)系最為密切的是研究生導(dǎo)師。在研究生培養(yǎng)的全過程都離不開導(dǎo)師的指導(dǎo)。研究生學(xué)業(yè)論文的質(zhì)量，各種能力的培養(yǎng)都是研究生教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，這些都與導(dǎo)師密不可分。因此，在研究生教學(xué)管理工作中，就要求院系教學(xué)管理秘書充分與研究生導(dǎo)師和學(xué)生進(jìn)行溝通，通過導(dǎo)師對(duì)研究生的情況進(jìn)行及時(shí)了解，適當(dāng)提取導(dǎo)師對(duì)研究生教學(xué)管理工作的意見，并及時(shí)反饋導(dǎo)師提出來的問題。

4.加強(qiáng)信息平臺(tái)在研究生教秘工作中的應(yīng)用

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化社會(huì)，傳統(tǒng)行政管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新的發(fā)展需要，高校研究生教秘的日常工作不可避免地會(huì)參與到信息化的各種進(jìn)程中。通過各種類型的信息管理平臺(tái)、系統(tǒng)控制平臺(tái)擺脫傳統(tǒng)工作方式，使工作更加高效、便捷。這就要求高校在研究生教秘管理的信息化方面要統(tǒng)一各種信息平臺(tái)，通過身份認(rèn)證，能夠授權(quán)使用各種具體應(yīng)用，使孤立的信息體成為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)信息的開放和共享。

四、結(jié)論

近年來，隨著我國高校研究生教育的不斷發(fā)展及研究生教育管理的不斷變化，對(duì)于研究生管理和教育者的要求也越來越高。研究生教學(xué)秘書不但要有較高的責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)、心理素質(zhì)及管理水平，還要具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)當(dāng)今現(xiàn)代化管理手段能熟練地使用。

為提高研究生教育管理的效率，研究生教學(xué)秘書必須在工作中不斷學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)、專業(yè)知識(shí)及信息化技術(shù)等，并且切實(shí)提高自身的業(yè)務(wù)水平及政治素質(zhì)，探索出更好的管理模式，為研究生的教育管理貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙 娜，徐 媛，濮 昱.淺議如何做好高校研究生教學(xué)秘書[J].中國電力教育，2008（23）.

[2]尹 典.高校教學(xué)秘書職業(yè)倦怠的成因及對(duì)策[J].長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2013，06（04）：39—41.

[3]楊新艷.淺談高等院校教學(xué)秘書的角色定位與素質(zhì)要求[J].輕工科技，2013，11（12）：125—126.

[4]梁小娟.淺議二級(jí)院系研究生教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性及相應(yīng)對(duì)策[J]. 當(dāng)代教育論壇（教學(xué)研究），2010，9（10）：19—20.

[5]喬 暢.淺談教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J].科教文匯（上旬刊）， 2012，06（12）：7—9.

[6]李園樂.淺談高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書能力結(jié)構(gòu)與個(gè)人發(fā)展[J].現(xiàn)代交際，2012，09（10）：211—222.

（作者單位：北京工商大學(xué)）