高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的作用和素質(zhì)要求論述

陳勇

摘 要：在當(dāng)前深化教育改革創(chuàng)新的環(huán)境下，高效秘書將發(fā)揮越來越重要的作用。高校教學(xué)秘書一直是教學(xué)和教學(xué)管理任務(wù)中的重要部分，其主要職責(zé)是處理院里、系里各項工作事務(wù)，全面保證教學(xué)秩序。本文將從高校教學(xué)中教學(xué)秘書的重要作用以及高效秘書應(yīng)具備怎樣的素質(zhì)兩方面進(jìn)行闡述，希望可以對相關(guān)人員起到一定參考。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；教學(xué)秘書；作用；素質(zhì)要求

高校教學(xué)秘書是組成高校教學(xué)管理團隊的重要部分，雖然負(fù)責(zé)教學(xué)過程中最基層的管理，但卻是聯(lián)系師生及各部門之間的重要環(huán)節(jié)，可以說起著“承上啟下”的溝通作用。隨著教育的深化改革，高校對教學(xué)秘書提出了新的要求，高校秘書隨之迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。在這個信息飛速發(fā)展的時代，高校秘書必須具備適應(yīng)發(fā)展的能力，不斷提高自身的素質(zhì)和工作水平，這樣才能應(yīng)對當(dāng)下教育環(huán)境對高校發(fā)出的挑戰(zhàn)。

一、教學(xué)秘書的作用

（一）溝通協(xié)調(diào)作用

溝通是管理過程中最重要的部分，是人與人和諧共處的關(guān)鍵，只有做好溝通工作，才能達(dá)到有效的目的。高校秘書的核心工作內(nèi)容就是溝通協(xié)調(diào)，發(fā)揮不同部門之間的橋梁作用，做信息的接收人和傳遞者。在實際工作中，高校秘書需要經(jīng)常接觸的部門主要包括教務(wù)處、學(xué)生處、院系部門等，一方面，高校秘書要完成教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)；另一方面要協(xié)調(diào)好院系與校部機關(guān)和各部門之間的關(guān)系，以及院里和系里的關(guān)系。運用恰當(dāng)有效的溝通方式，使各個部門、各個環(huán)節(jié)建立起彼此互信、共同合作、相互促進(jìn)的和諧關(guān)系。同時，在溝通協(xié)調(diào)過程中，高校秘書必須時刻明確自己的工作地位，不能越權(quán)、不能跨界，也不能隨便干預(yù)其他事務(wù)，維護(hù)校、院、系整體的和諧環(huán)境。

（二）輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用

教學(xué)秘書的輔助作用表現(xiàn)在幫助校（院）領(lǐng)導(dǎo)完成教學(xué)管理的工作，主要包含以下幾點：第一，制定教學(xué)大綱和建立教學(xué)計劃，安排學(xué)習(xí)課表并針對停課和缺課的情況做好協(xié)調(diào)工作，保證教學(xué)進(jìn)度。第二，在教學(xué)大綱制定和落實后要做好檢查工作，按時完成教務(wù)處布置的任務(wù)。第三，安排并落實期末考的時間、教室以及監(jiān)考老師等事宜。第四，組織開展講座活動，安排好時間、地點、參與人數(shù)等。第五，協(xié)調(diào)畢業(yè)生論文答辯的工作。第六，安排學(xué)生的實習(xí)工作。第七，定期開展教學(xué)座談會和研討會，并做好與會報告。第八，訂購教學(xué)所用教材。

（三）提升教學(xué)質(zhì)量的作用

教學(xué)質(zhì)量的高低始終都是教學(xué)管理的責(zé)任所在，所以在工作當(dāng)中，教學(xué)秘書必須積極參與并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)督監(jiān)督檢查工作，定期了解教學(xué)情況，完善和增強教學(xué)質(zhì)量回饋過程的管理。

（四）教學(xué)信息的管理作用

在參與教學(xué)管理中，教學(xué)秘書通常都會編寫許多教學(xué)和教學(xué)管理用的文件或資料，且大部分都會做歸檔保存，以備日后參考使用。這些不斷積累下來的教學(xué)信息，對教學(xué)秩序的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的作用和意義。本身學(xué)校的教學(xué)主體即教師，就具有流動性，加之學(xué)校大部分教師和學(xué)生對相關(guān)教學(xué)政策、文件以及流程都不是很清楚，所以做好信息管理工作也非常重要。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

提高教學(xué)質(zhì)量是教學(xué)管理中重要的目的，而提高教學(xué)質(zhì)量的根本在于提高教學(xué)秘書的素質(zhì)。想要發(fā)揮到教學(xué)秘書的真正作用，素質(zhì)則變得尤為關(guān)鍵。

（一）思想素質(zhì)要求

作為一名高校教學(xué)秘書，首先要明確自身的職責(zé)和工作性質(zhì)，了解在高校管理團隊中自己所扮演的角色，明白自身所處位置在實際工作中才不會產(chǎn)生不必要的沖突。因此，高校教學(xué)秘書必須具備較高的思想覺悟。身處在高校教學(xué)工作的基層管理，教學(xué)秘書則需要有更高的責(zé)任心和更好的執(zhí)行力，按時、認(rèn)真完成上級安排的任務(wù)。高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容比較豐富，非常具有計劃性，事務(wù)比較瑣碎細(xì)致，所以這要求高校教學(xué)秘書要有吃苦耐勞的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。當(dāng)然，有時也會參與到實際的教學(xué)課程中，對學(xué)生進(jìn)行講課授業(yè)。其次，由于高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)不同，工作重所接觸的部門很多，參與的事情和參與的人員也比較廣，所以平時工作中產(chǎn)生的誤解、非議，甚至批評都是很難避免的。如果高校秘書不具備良好的個人修養(yǎng)，一般很難承受這樣的壓力。這也就對從事高校秘書的人員提出了要求，一定要不斷堅強自身修養(yǎng)，增強心理承受能力，提高業(yè)務(wù)水平，努力為高校管理做出奉獻(xiàn)，完善自我。

（二）工作水平要求

高校教學(xué)秘書的工作不同于其他，需要掌握不同的技能才能更好地實現(xiàn)崗位的職責(zé)。作為一名高校教學(xué)秘書，面對的是繁重且涉及面廣的工作，所以統(tǒng)籌各事務(wù)的能力是首要的，也是必要的。除了要了解各學(xué)期、各階段的工作任務(wù)之外，還要對下一階段的工作提前制定出計劃，做到心中有數(shù)。其次是協(xié)調(diào)合作能力，高校教學(xué)秘書會經(jīng)常與教務(wù)處、學(xué)生處等不同部門交流，在交流溝通中就要從多方面考慮問題，妥善安排好部門工作。第三是溝通能力的要求，作為高校教學(xué)秘書，工作上應(yīng)該多跟上級溝通，把整理好各種資料及時匯總并報告工作情況。第四是對現(xiàn)代化技術(shù)辦公的掌握，利用計算機完成工作各項事務(wù)，必然將大大提高工作效率，所以熟練地使用計算機也是提高工作質(zhì)量的一種途徑。最后是表達(dá)水平的優(yōu)劣，高校秘書除了要把內(nèi)容整理成資料外，在溝通、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌等環(huán)節(jié)中，都會體現(xiàn)到表達(dá)的重要性。

結(jié)束語：

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中起著越來越重要的作用，高校也對教學(xué)秘書提出了越來越高的要求。其實高校與教學(xué)秘書之間始終都存在著相輔相成的聯(lián)系，二者彼此共存。雙方應(yīng)該為共同致力于打造一個高素質(zhì)的教學(xué)秘書團隊而努力，為學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量提供更科學(xué)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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