實施文檔一體化管理 推進高校檔案信息化建設(shè)

楊培決

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。高校推行文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的客觀需求，能夠提升檔案管理成效，可以實現(xiàn)信息資源的共享。我們要采取科學(xué)的管理措施，通過提升檔案管理工作人員素質(zhì)、提高檔案管理工作自動化程度等，促進高校檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：文檔一體化 高校 檔案信息化

在信息技術(shù)水平高速發(fā)展的時代中，信息技術(shù)成為影響人們生活與生產(chǎn)的重要手段，隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及，利用信息技術(shù)進行管理工作，更為有效地推動了我國檔案工作的發(fā)展。從高校的角度來看，檔案管理工作直接影響著高校文化水平的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息化的實施奠定了堅實的基礎(chǔ)。實施文檔一體化管理，不僅是促進高校檔案信息化建設(shè)的重要手段，也是提升檔案管理成效的渠道之一。

一、高校檔案信息化建設(shè)工作的含義

所謂高校檔案信息化建設(shè)，就是應(yīng)用相關(guān)的信息技術(shù)管理檔案、開發(fā)資源的措施，將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合起來，不僅成為一種提升高校檔案管理工作有效性的重要途徑，還能夠促進文檔管理工作的信息化發(fā)展，在提升信息利用的公平性方面也有著積極影響。就目前來看，檔案信息化建設(shè)分為計算機管理階段與電子檔案管理階段，對于以前的資料，可以統(tǒng)一采用計算機錄入、儲存，讓檔案管理水平邁入新的臺階。

二、推行文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)的意義

檔案一體化與信息化建設(shè)，對于高校開展檔案管理工作極為重要，兩者之間具有相輔相成的關(guān)系，可以在相互促進中不斷融合與發(fā)展。具體地講，檔案管理信息化和一體化的意義主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.推行文檔一體化管理是社會發(fā)展的客觀需求

高校擴招，畢業(yè)生就業(yè)形勢越來越嚴峻，實施文檔一體化管理能夠?qū)W(xué)生的相關(guān)信息統(tǒng)一放置在管理平臺上，用人單位可以隨時隨地地查詢到學(xué)生的成績、獲獎紀錄、特長等等，這能夠讓用人單位對學(xué)生有更加全面的了解，為學(xué)生提供了更多的就業(yè)機會。同時，在實施檔案一體化之后，各項信息都實現(xiàn)了共享，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取自己需要的學(xué)習(xí)資源，為學(xué)生的學(xué)習(xí)提供了極大的便利。

2.能夠提升檔案管理成效

高校的檔案是多種多樣的，對該種檔案采用傳統(tǒng)管理模式是難以達到理想的效果的，與現(xiàn)代化社會也并不適應(yīng)，而實施文檔一體化管理模式能夠讓檔案工作者利用信息技術(shù)管理文件與檔案，可以有效提升檔案管理工作的成效。

3.可以實現(xiàn)信息資源的共享

在歷史遺留因素的影響下，很多高校都采取封閉的管理模式管理檔案，這顯然與現(xiàn)代化社會不符。將信息化技術(shù)應(yīng)用在高校檔案信息化建設(shè)工作中，能夠科學(xué)分配資源，為不同類型的受眾提供信息支持，有效實現(xiàn)信息資源的共享。

三、實施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設(shè)的措施

1.促進文檔管理的規(guī)范化發(fā)展

實施文檔一體化管理可以加強檔案與文件之間的聯(lián)系，將其綜合起來，設(shè)置在一個系統(tǒng)之中，這兩類檔案是可以相互影響的，也是文件誕生的過程。文件管理工作直接影響著檔案管理工作的成效，考慮到這一因素，必須要采取科學(xué)的措施促進文檔管理工作的規(guī)范化發(fā)展，揭示出文檔的內(nèi)涵，推進檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

2.制定完善的管理規(guī)范

要利用文檔一體化管理工作提升高校檔案信息化建設(shè)效果，必須要投入一定的人力、物力和財力，系統(tǒng)的建設(shè)工作非常復(fù)雜，檔案管理部門需要加強管理，制定出完善的管理規(guī)范，保障各項數(shù)據(jù)的規(guī)范化。同時，在采購相關(guān)的辦公用品時，必須要嚴格遵循國家的規(guī)定，對文件進行科學(xué)的分類。

此外，高校管理人員也要定期組織培訓(xùn)，讓檔案工作者能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生更加深刻的認知，提升他們工作的自覺性，全面掌握檔案管理的相關(guān)技術(shù)，而高校管理人員需要對此進行全面的管控，把握好檔案管理工作的發(fā)展方向。

3.建立起統(tǒng)一的管理機構(gòu)

文檔與檔案息息相關(guān)，兩者之間有著密切的聯(lián)系，從本質(zhì)上而言，文檔與檔案的內(nèi)容、主題并無顯著差異，區(qū)別僅僅是范圍與時間。為了實現(xiàn)文檔一體化管理，高校內(nèi)部需要建立起統(tǒng)一的管理機構(gòu)，發(fā)揮出組織管理的優(yōu)勢，對各項檔案進行全面的監(jiān)督和考察，并明確不同職能部門的職責(zé)，各司其職地提升高校檔案信息化建設(shè)工作的成效。

4.對管理軟件進行系統(tǒng)規(guī)劃

很多高校檔案部門的軟件與其他部門的軟件不能兼容，嚴重影響了檔案作用的發(fā)揮，鑒于此，需要對管理軟件進行統(tǒng)籌規(guī)劃，樹立起全盤管理理念，考慮到文檔一體化的各項問題。智能性高、應(yīng)用性強的軟件系統(tǒng)，讓文件與檔案可以在內(nèi)部便捷傳輸和調(diào)用，這也是實施檔案一體化發(fā)展的前提條件之一。此外，還需要根據(jù)高校內(nèi)部不同部門的職責(zé)制定檔案保管方式與期限，統(tǒng)一標(biāo)引與著錄。

5.提升辦公自動化程度

在各個高校中，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在財務(wù)、人事、科研、教學(xué)等各個工作中得到了廣泛的應(yīng)用，有效提升了工作質(zhì)量與工作效率，文件與檔案也不再是過去單一的文字形式了，檔案的數(shù)量、種類變得越來越豐富，利用范圍也得到了極大的擴展，可以滿足不同類型用戶的需求。利用辦公自動化系統(tǒng)能夠有效避免重復(fù)工作，只要利用網(wǎng)絡(luò)，就能夠調(diào)用檔案，這可以滿足各個職能部門的需求，節(jié)約了大量的辦公時間。未來，需要進一步提升辦公自動化程度，讓檔案信息化建設(shè)工作可以邁上新的臺階。

6.增加設(shè)備與技術(shù)的投入

高校檔案信息的建設(shè)工作離不開設(shè)備和技術(shù)的支持，為此，高校需要為檔案管理部門配備好專業(yè)的管理人員與技術(shù)，同時，高校還需要引入先進的管理設(shè)備，邀請專業(yè)人士來校培訓(xùn)，讓各個部門的工作人員都可以明白實施文檔一體化管理工作的意義，為高校檔案信息化建設(shè)工作提供堅實的保障。在條件許可的情況下，可以引入一些高素質(zhì)的管理人才，提升整個檔案管理部門的工作成效。

7.檔案工作者要具有安全意識

文檔在使用的過程中常常會出現(xiàn)黑客攻擊、病毒攻擊、丟失以及泄密的問題，作為檔案工作者，必須要具有安全意識，對文件進行分級，合理應(yīng)用加密技術(shù)。對于重要的文檔，需要儲存在專門的儲存器中。對于歸檔的載體需要進行安全處理，避免出現(xiàn)劃傷、擦傷的問題。此外，為了保障檔案的完整，在儲存初期，需要采用電子文檔與紙質(zhì)文件相結(jié)合的儲存方式，在電子文檔確認無誤并處于安全階段后，再銷毀紙質(zhì)文件。

四、小結(jié)

總而言之，檔案信息是高校的重要資源，在信息社會下，如果再采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法適應(yīng)社會發(fā)展，也難以滿足人們對于檔案的需求，實施檔案一體化管理模式勢在必行。采用該種模式既能夠最大限度地提升檔案利用度，讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用，還可以間接推動高校文化建設(shè)工作的開展，節(jié)約管理成本，提升檔案管理工作的規(guī)范化。目前，我國高校文檔一體化工作的開展還存在一些問題，為了解決這一問題，必須轉(zhuǎn)變檔案管理者的思想觀念，加強設(shè)備與技術(shù)的投入，從各個角度促進檔案信息化建設(shè)工作。

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（作者單位：山東理工職業(yè)學(xué)院航空航海學(xué)院）