關(guān)于人事檔案管理改革若干問題的思考

劉敏華

[摘 要]我國(guó)的人事檔案管理改革已經(jīng)走到了一個(gè)十字路口，必須對(duì)一些根本性的問題進(jìn)行深入研究。本文我主要就人事檔案的管理權(quán)和人事檔案的管理模式兩方面問題進(jìn)行論述，并提出了相應(yīng)的改革意見和建議。

[關(guān)鍵詞]管理改革； 管理權(quán)； 管理模式

在我國(guó)社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中，人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí)，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理和目前的一些市場(chǎng)化做法，并沒有真正適應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展的需要，為此出現(xiàn)了許多問題需要我們深入思考和解決。本文我主要就以下兩個(gè)比較突出的問題的解決對(duì)策，談一些看法。

一、人事檔案的管理權(quán)問題

現(xiàn)行人事檔案的管理權(quán)比較混亂且不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。具體體現(xiàn)在兩方面：一是多頭管理。早在1988年，中組部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》中就規(guī)定流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，其他機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的等方面的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，勞動(dòng)部門、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會(huì)團(tuán)體也在管理，他們甚至于把保管檔案當(dāng)成了謀利的手段，不惜惡意競(jìng)爭(zhēng)；二是都不管。人事檔案多頭管理的同時(shí)，又存在都不管的問題，只是方便流轉(zhuǎn)，所做的只是履行檔案的收發(fā)手續(xù)，缺乏實(shí)質(zhì)性的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，人事檔案內(nèi)容陳舊，不能反映相對(duì)人的實(shí)際情況。

解決上述問題的根本出路在于：改革現(xiàn)行的人事檔案制度，明確公共部門與非公單位人事檔案管理區(qū)別，建立相互分離的管理制度。具體來說，就是通過改革現(xiàn)行人事檔案制度，明確規(guī)定所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管該組織是公共部門或是三資、民營(yíng)企業(yè)，都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則框架范圍內(nèi)，享有人事檔案的管理權(quán)。

這種改革的根本目的在于：通過明確規(guī)定人事檔案的管理權(quán)限，讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權(quán)利，提高人事檔案管理的社會(huì)化程度，改善人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)狀況，增強(qiáng)人事檔案的社會(huì)功能，使之真正成為組織識(shí)別人才、任用人才，了解有關(guān)人員工作業(yè)績(jī)、能力和水平及其誠信情況的有效依據(jù)。具體做法可以考慮采用如下建議：

第一，對(duì)于公共部門的人事檔案管理，可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中的管理體制。其管理權(quán)屬于國(guó)家的組織和人事部門。人員流動(dòng)時(shí)，按照人事檔案的管理權(quán)限有序地進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，并適時(shí)告知相對(duì)人其人事檔案的去向。

第二，對(duì)于非公單位的人事檔案，可以實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)，各司其職的管理體制。即用人單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為從業(yè)人員建立反映其工作業(yè)績(jī)、誠信狀況、工作能力的人事檔案；當(dāng)人員離職、辭退、病故后，用人單位應(yīng)將其人事檔案移交給政府部門設(shè)立的人事檔案管理中心集中保存，不得擅自銷毀。原單位向政府部門人事檔案管理中心移交人事檔案的時(shí)間，應(yīng)規(guī)定為人員流動(dòng)或辭世后半年或一年內(nèi)完成。有關(guān)人員的人事檔案在人員流動(dòng)后，其原單位形成的人事檔案不必隨同其一起流動(dòng)，如果新的用人單位需要查閱有關(guān)人員的人事檔案，原單位應(yīng)當(dāng)提供方便，不得以任何借口拒絕合理的查檔要求。新的用人單位應(yīng)當(dāng)為所錄用的員工建立新的人事檔案，連續(xù)地記錄其工作業(yè)績(jī)、表現(xiàn)和誠信情況。

第三，政府系統(tǒng)的檔案館應(yīng)當(dāng)成立專門負(fù)責(zé)管理人事檔案的文件信息服務(wù)中心，并加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)流動(dòng)人員、死亡人員檔案的管理。文件信息中心的主要職責(zé)是，負(fù)責(zé)管理公共部門死亡干部檔案，按規(guī)定接受非公單位移交來的離職、退職、辭退、出國(guó)不歸人員的人事檔案，并按規(guī)定要求提供信息服務(wù)。特別是為新的用人單位出具相關(guān)人員以往工作業(yè)績(jī)、工作能力、誠信狀況的檔案證明。

第四，各級(jí)檔案行政主管部門，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各有關(guān)單位的人事檔案建檔工作的指導(dǎo)，并提出相應(yīng)的管理規(guī)范要求。

第五，國(guó)家應(yīng)根據(jù)人事檔案信息內(nèi)容，加強(qiáng)國(guó)家及地方或?qū)I(yè)系統(tǒng)的人才資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并實(shí)施科學(xué)管理，在維護(hù)人事檔案相對(duì)人和法權(quán)益前提下，為社會(huì)提供人才信息服務(wù)。

二、人事檔案的管理模式問題

人事檔案的管理模式，就目前來說是沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的封閉式管理模式。隨著我國(guó)人才政策的改革和發(fā)展，一些學(xué)者提出了建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式作為傳統(tǒng)管理模式的補(bǔ)充的建議。這表明在觀念層面人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代人事檔案管理模式存在的種種弊端，并試圖改變現(xiàn)狀的強(qiáng)烈訴求。的確，傳統(tǒng)的封閉式人事檔案管理模式確實(shí)存在著許多亟待消除的弊端。如影響人才的合理流動(dòng)，組織評(píng)價(jià)主觀化，內(nèi)容陳舊、結(jié)構(gòu)失衡且神秘化，輕視相對(duì)人的知情權(quán)，功能程式化等。這些弊端的存在嚴(yán)重制約了我國(guó)人事工作改革的深入進(jìn)行，也同轉(zhuǎn)型后的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要存在著越來越明顯的沖突。那么根本的出路在哪里呢？改革目前的人事檔案管理模式，也許是挽救人事檔案命運(yùn)的根本性出路之一。新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)以下幾個(gè)方而的要求：

第一，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)有助于體現(xiàn)黨在新時(shí)期的人才政策精神，為促進(jìn)人才合理流動(dòng)創(chuàng)造有利的條件；

第二，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)有助于社會(huì)誠信體系的構(gòu)建，為建設(shè)我國(guó)的誠信社會(huì)服務(wù)；

第三，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)有助于維護(hù)我國(guó)公民的民主權(quán)利，體現(xiàn)對(duì)公民信息知情權(quán)的尊重；

第四，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)有助于解決目前不斷升級(jí)的“棄檔”問題；

第五，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)有助于“海歸”人才正常工作和發(fā)展；

第六，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出公益性要求，消除相對(duì)人的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

根據(jù)上述六點(diǎn)要求，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

首先，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)具有公益性的特點(diǎn)，消除因?yàn)槟壳安缓侠淼氖召M(fèi)造成的“棄檔”現(xiàn)象。

其次，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)具有開放性特點(diǎn)，給予人事檔案的人及用人單位，以查閱人事檔案信息內(nèi)容的權(quán)利及申請(qǐng)更正錯(cuò)誤內(nèi)容的權(quán)利，并有利于及時(shí)補(bǔ)充新的記錄內(nèi)容。

再次，新的人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)具有服務(wù)性的特點(diǎn)，能夠按照國(guó)家法律法規(guī)及政策要求，為國(guó)家及用人單位及時(shí)提供有關(guān)人員的相關(guān)信息服務(wù)。

總之，我國(guó)人事檔案管理的改革必須走出一條符合我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展需要的道路，并努力克服在管理理念、管理體制和管理方式等方而存在的障礙。

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