優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作的方法分析

韓宇　張悅

[摘 要]本文將分析檔案管理的概況，闡述交通部門辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時(shí)介紹優(yōu)化其工作的方法。

[關(guān)鍵詞]交通部門；辦公室檔案管理；工作內(nèi)容；方法

引言

伴隨著社會(huì)的發(fā)展，交通部門辦公室檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，管理工作日益困難，對(duì)其要求不斷提升。交通部門檔案管理工作的有效開展是十分重要的，不僅能夠?qū)χ匾慕煌ㄊ录M(jìn)行記錄，還能夠促進(jìn)交通部門的持續(xù)發(fā)展。文中將簡(jiǎn)單介紹檔案管理的概況，通過對(duì)交通部門辦公室檔案管理工作內(nèi)容的分析，闡述優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作的方法。

一、檔案管理概況

（一）檔案管理的涵義

檔案管理涉及諸多方面的內(nèi)容，如：檔案的整理、收集、保存等，要不斷提高檔案管理的技術(shù)，才能保證檔案的價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作要不斷提高，才能滿足檔案管理工作的需求。

（二）檔案管理的重要性

檔案管理工作是十分重要的，辦工室檔案管理工作能夠展現(xiàn)一個(gè)單位成長(zhǎng)的歷程，并對(duì)其發(fā)展方向能夠進(jìn)行有效的指導(dǎo)。辦工室檔案管理影響著其工作效率與工作質(zhì)量。各單位要重視辦公室檔案管理，才能對(duì)單位的實(shí)際情況進(jìn)行全面的了解，才能為單位的發(fā)展提供可靠的保證，才能促進(jìn)單位工作的有效開展[1]。

二、交通部門辦公室檔案管理工作的內(nèi)容

（一）收集檔案

交通部門辦公室檔案管理工作的內(nèi)容十分復(fù)雜，其中包含著眾多的文字資料，要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖占?，才能促進(jìn)其檔案管理工作的有效進(jìn)行。收集檔案是檔案管理工作的基礎(chǔ)與保證。

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技水平不斷提高，對(duì)于交通部門檔案管理工作中檔案收集工作而言，不僅可以通過紙質(zhì)文檔進(jìn)行記錄，還可以通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集，將交通部門檔案涉及的攝像、圖片、文字等通過計(jì)算機(jī)，轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，將利于保證檔案資料的完整性、安全性、可靠性。

（二）整理檔案

交通部門檔案資料不僅形式多種多樣，而且內(nèi)容也相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案進(jìn)行整理這一工作是十分困難的，各種不同的資料混雜在一起，增加了檔案整理工作的難度。交通部門要實(shí)現(xiàn)有效地檔案整理，首先，要對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的類別進(jìn)行整理；其次，在整理過程中要按照一定的規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行歸納；最后，通過計(jì)算機(jī)的使用，實(shí)現(xiàn)交通部門辦公室檔案管理，根據(jù)其時(shí)間、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類與整理。

（三）鑒定檔案

交通部門辦公室檔案的資料眾多，不同的檔案有著不同的作用，在檔案的收集、整理與保存階段要根據(jù)其不同的價(jià)值進(jìn)行分類，檔案鑒定工作是十分重要的，檔案鑒定將利于檔案管理工作的開展，根據(jù)其價(jià)值對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾恚跈n案的整理與保存，利于交通部門辦公室檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)化、最優(yōu)化。

（四）保存檔案

交通部門辦公室檔案的保存工作是重要的，關(guān)系著檔案的保管與保質(zhì)，在保存過程中要特別注重有價(jià)值的檔案，保證其安全性、完整性，提高檔案的使用率[2]。

三、優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作的方法

交通部門辦公室檔案管理工作中涉及大量的資料，優(yōu)化其工作方法是必要的，才能促進(jìn)辦公室的工作效率，才能保證交通部門的持續(xù)發(fā)展。

（一）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

目前，交通部門辦公室檔案管理的工作人員普遍存在綜合素質(zhì)偏低的情況，既沒有檔案管理的專業(yè)技能，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不足。在檔案管理工作方法不斷變化的時(shí)代，其工作人員要積極掌握先進(jìn)的檔案管理技能，通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，提高檔案管理的工作效率，才能促進(jìn)交通部門辦公室檔案管理工作的順利開展。

同時(shí)，優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作，要不斷提高其工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，全面掌握檔案管理工作的重要性，提高自身的職業(yè)道德素質(zhì)。交通部門辦公室檔案管理工作人員在招聘過程中，要注重其綜合素質(zhì)，其中職業(yè)道德素質(zhì)是最為重要的，綜合素質(zhì)決定著其工作的效果。交通部門要組織工作人員進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，只有提高員工的工作能力，才能使其在實(shí)際工作中有良好的表現(xiàn)。

交通部門要對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，讓工作人員時(shí)刻重視檔案管理的工作，同時(shí)，在工作中，檔案管理的人員要注重團(tuán)結(jié)、合作、奉獻(xiàn)等，并不斷的補(bǔ)充相關(guān)的知識(shí)，才能不斷提高自身的工作水平。

（二）健全檔案管理的相關(guān)制度

交通部門要不斷建立健全相關(guān)的制度，因?yàn)橹挥羞@樣，才能在檔案管理工作中有章可循，才能實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化、制度化、規(guī)范化、科學(xué)化與系統(tǒng)化。交通部門建立檔案管理制度是必要的，能夠促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。交通部門檔案管理制度要依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，才能保證其工作質(zhì)量。同時(shí)，交通部門要健全相關(guān)的考核制度，通過適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性與主動(dòng)性，落實(shí)崗位責(zé)任制。

（三）保證檔案管理的硬件設(shè)備

在新時(shí)期，交通部門辦公室檔案管理工作要保證其硬件設(shè)備，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其檔案管理工作，交通部門可以建設(shè)相關(guān)的檔案庫(kù)房、借閱室、檔案辦公室等，并要配置一定的辦公用品及滅火、防潮器材等。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)交通部門辦公室檔案管理的現(xiàn)代化，其計(jì)算機(jī)設(shè)備要完善，才能實(shí)現(xiàn)電子化管理、智能化管理，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐[3]。

四、總結(jié)

在信息化時(shí)代，交通部門辦公室檔案管理工作要抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，根據(jù)其檔案管理工作的內(nèi)容，從多方面優(yōu)化其檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)交通部門的持續(xù)發(fā)展。文中對(duì)檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)單的介紹，并對(duì)交通部門辦公室檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)的分析。檔案管理工作是重要的，相信通過一系列方法的應(yīng)用，交通部門辦公室檔案管理工作將獲得成功。

參考文獻(xiàn)：

[1]譚麗.試論如何改進(jìn)辦公會(huì)檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011，12（12）：30.

[2]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，8（02）：149-150.