智慧城市視角下交通部門檔案智能化與規(guī)范化管理路徑分析

摘 要：在當(dāng)今的信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，逐漸在社會(huì)形成主流趨勢(shì)，數(shù)字化、智慧化城市得以推廣，在智慧城市建設(shè)過程中，交通事業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用，交通檔案作為關(guān)系到交通事業(yè)發(fā)展的重要因素，通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理，使交通檔案的價(jià)值得以提升，是新形勢(shì)下各級(jí)檔案部門需要面臨的課題。本文圍繞智慧城市視角下交通部門檔案智能化與規(guī)范化管理路徑進(jìn)行分析，并在發(fā)展理念、管理體系、干部隊(duì)伍和技術(shù)應(yīng)用等方面工作的創(chuàng)新點(diǎn)進(jìn)行探討研究，從而彰顯交通檔案的潛在價(jià)值。

關(guān)鍵詞：智慧城市；交通部門；智能化；規(guī)范化

在交通管理中，應(yīng)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的高效開展是智慧城市的重要特征之一，交通檔案作為記錄城市各項(xiàng)運(yùn)輸領(lǐng)域的各類信息與數(shù)據(jù)的重要數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型與智能化管理已成為交通部門的重要任務(wù)，通過建立基于數(shù)字化技術(shù)的檔案管理利用平臺(tái)，可充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)的便捷性管理與共享性利用，讓交通工作人員足不出戶便可查閱文獻(xiàn)資料，大大提升了工作效率，也使得檔案管理工作更加透明化、專業(yè)化、科學(xué)化與合理化，徹底改變過去傳統(tǒng)管理模式，進(jìn)而滿足新時(shí)代各行業(yè)對(duì)交通檔案管理的需求。

1 交通部門檔案智能化與規(guī)范化管理綜述

在新時(shí)代背景下，無紙化辦公理念的推出使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)交通檔案管理模式已成為過去式，信息化建設(shè)成為交通領(lǐng)域改革的重點(diǎn)，通過搭建平臺(tái)集中收集、整理分析和分類著錄數(shù)據(jù)，形成龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)高效管理、安全傳輸和廣泛共享，已成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、發(fā)揮交通服務(wù)效應(yīng)的主流趨勢(shì)，因而信息化建設(shè)十分必要。

1.1 智慧城市對(duì)交通的影響

我國(guó)智慧城市的快速推進(jìn)，交通運(yùn)輸作為基礎(chǔ)建設(shè)是必不可少的重要環(huán)節(jié)，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈和人工智能等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在交通行業(yè)的應(yīng)用，使得交通系統(tǒng)能夠做到獨(dú)立分析與思考創(chuàng)新、與用戶建立良好關(guān)系、更具人性化等特點(diǎn)，由此智慧交通的概念應(yīng)運(yùn)而生。主要變化有三個(gè)方面：交通管理方式的變化。從紙質(zhì)版檔案文件轉(zhuǎn)化為電子版檔案數(shù)據(jù)，解決了空間成本較大、管理工作復(fù)雜的問題。信息資源整理模式的變化。通過對(duì)交通信息資源上傳，利用某信、某博等App進(jìn)行信息傳遞，使得檔案的調(diào)取更加方便；利用方式發(fā)生變化。通過身份識(shí)別與權(quán)限設(shè)置，在利用范圍進(jìn)一步擴(kuò)大的同時(shí)可保證檔案資源的安全性和完整性?？萍紝用嬷攸c(diǎn)體現(xiàn)在兩方面技術(shù)的應(yīng)用：一是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。通過運(yùn)用信息傳感設(shè)備，將城市內(nèi)部的汽車、地鐵等交通工具與管理部門相連接，做到在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行信息收集匯總、集中分類、在線傳輸與共享發(fā)布，從而進(jìn)行精準(zhǔn)定位智能化管理，提升信息數(shù)據(jù)的有效性、完整性、指示性和價(jià)值性；二是云計(jì)算技術(shù)。具體優(yōu)勢(shì)在于對(duì)分散式數(shù)據(jù)及虛擬性數(shù)據(jù)的收集整合與高效管理，節(jié)約存儲(chǔ)成本也是串聯(lián)本地區(qū)各交通管理部門的重要手段。

1.2 交通檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值與意義

一是提升管理水平。在過去傳統(tǒng)模式的管理背景下，整體工作模式是紙質(zhì)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)，開放利用手動(dòng)查詢，在交通檔案數(shù)據(jù)信息快速增長(zhǎng)的前提下，不僅嚴(yán)重降低工作效率，還影響了對(duì)外服務(wù)得滿意度。通過利用數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案加工掃描轉(zhuǎn)化為電子文件與數(shù)字檔案，存儲(chǔ)于系統(tǒng)存儲(chǔ)器或云平臺(tái)，在節(jié)省了管理成本的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)化管理。二是改善管理環(huán)境。通過建設(shè)數(shù)字化管理平臺(tái)，將檔案的管理環(huán)境由線下轉(zhuǎn)移到線上，打破傳統(tǒng)模式的局限性，也可減少檔案管理工作中的人為影響因素。三是強(qiáng)化檔案文件保護(hù)。在過去的環(huán)境中，紙質(zhì)檔案受潮濕、蟲蛀、腐蝕及風(fēng)化等因素影響，極易導(dǎo)致紙張缺損或字跡不清，同時(shí)在利用過程中也容易因人為因素導(dǎo)致檔案文件的丟失和泄露，通過一體化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線管理，可有效規(guī)避這些問題，地確保檔案最原始文件不受損傷，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。四是實(shí)現(xiàn)資源共享。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門對(duì)檔案數(shù)據(jù)的共建共享與在線傳遞，在提升信息資源使用效率的同時(shí)，也滿足了新時(shí)期交通部門單位及社會(huì)公眾對(duì)檔案利用的需求[1]。

2 智慧城市視角下交通部門檔案智能化與規(guī)范化管理面臨得問題與挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代化技術(shù)的加持下，實(shí)現(xiàn)了交通檔案管理效率的提升，推動(dòng)了其改革進(jìn)程，但是在實(shí)際發(fā)展過程中仍然存在重視程度不夠、管理體系不完善、干部隊(duì)伍較業(yè)余與技術(shù)應(yīng)用不到位的問題，使得交通檔案管理無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，創(chuàng)新性不夠，檔案存儲(chǔ)及管理方式導(dǎo)致資源利用不充分，區(qū)域內(nèi)部門之間交流合作與協(xié)同發(fā)展困難，造成跨部門決策和資源配置受阻。

2.1 發(fā)展理念較落后，先進(jìn)思維不到位

在交通部門，領(lǐng)導(dǎo)者與一線管理人員對(duì)檔案工作缺少認(rèn)知，對(duì)其重要性的認(rèn)可度不高，認(rèn)為檔案工作僅是將散落在各部門的文件資料統(tǒng)一匯總即可，屬于后勤保障性質(zhì)的業(yè)務(wù)，無需進(jìn)行信息化改革，忽視了其對(duì)于城市建設(shè)的推動(dòng)作用，重視程度、創(chuàng)新思維、政策傾向和資金保障等方面支持力度不夠，使得信息化進(jìn)程緩慢。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)體系不健全，組織架構(gòu)有所欠缺

在智慧城市背景下的交通檔案管理行業(yè)信息化建設(shè)處于初級(jí)階段，無論在機(jī)構(gòu)設(shè)置還是在體系建設(shè)上都存在較多問題。一是組織架構(gòu)方面。目前在部分區(qū)域的檔案信息化工作開展過程中，存在職能交叉、職責(zé)不清晰與分工不明確的現(xiàn)象，各自為政情況較為嚴(yán)重，區(qū)域性統(tǒng)籌規(guī)劃力度不夠，沒有針對(duì)當(dāng)前工作存在的問題及未來發(fā)展方向進(jìn)行梳理總結(jié)，沒有針對(duì)性較強(qiáng)的檔案信息化與創(chuàng)新化發(fā)展規(guī)劃，使得在制度制定、資金保障、日常監(jiān)督和工作推進(jìn)等方面不完善、不科學(xué)與不合理，嚴(yán)重影響工作效率及管理質(zhì)量[2]。二是制度體系不完整，對(duì)于交通部門而言，對(duì)檔案信息化管理、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)與后期運(yùn)行維護(hù)等工作缺乏必要認(rèn)知，管理制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)往往沿用上級(jí)部門的文件應(yīng)付檢查，沒有針對(duì)現(xiàn)狀問題及發(fā)展需求制定科學(xué)完備的管理制度，對(duì)于檔案的收集管理、分類著錄、共建共享和開發(fā)利用等業(yè)務(wù)約束力不夠，使得工作開展有漏洞、有弊端。

2.3 人員素質(zhì)不專業(yè)，干部隊(duì)伍仍需培養(yǎng)

在智慧城市背景下的交通檔案管理模式中，人才是各項(xiàng)工作開展的核心要素。但是在信息化轉(zhuǎn)型過程中，由于技術(shù)人才缺少而影響交通檔案管理的現(xiàn)象較為常見，交通行業(yè)現(xiàn)存檔案人員年齡較大、學(xué)歷不高及信息化理論知識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理利用平臺(tái)的實(shí)際操作技能缺失，重要原因在于相關(guān)部門單位對(duì)高精尖人才的引進(jìn)力度不夠，往往在內(nèi)部隨意任用人員負(fù)責(zé)檔案工作，甚至很多單位檔案人員身兼數(shù)職，限制了管理工作效率的提升。另外，培訓(xùn)力度不夠。大多交通檔案信息化管理人員并非科班出身，甚至尚未進(jìn)行培訓(xùn)便直接上崗，后期繼續(xù)教育活動(dòng)開展較少，使其無法適應(yīng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)檔案信息化工作的理論知識(shí)水平始終停留在初級(jí)階段，缺乏規(guī)范性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性的認(rèn)知，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用無從下手，無法為交通檔案管理事業(yè)的實(shí)踐決策提供借鑒。

2.4 技術(shù)應(yīng)用不充分，保障機(jī)制有待加強(qiáng)

智慧城市下交通檔案的信息化管理與智能化應(yīng)用離不開先進(jìn)的系統(tǒng)平臺(tái)，但是在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)過程中受“檔案工作邊緣化”思想的制約，使得大多部門缺乏對(duì)檔案信息化管理工作的創(chuàng)新發(fā)展激情，直接影響整體改革進(jìn)程。一是基礎(chǔ)設(shè)備問題。受財(cái)政資金制約，大多地區(qū)交通檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)硬件設(shè)施投入較少，數(shù)字檔案室建設(shè)處于初級(jí)階段，尚未配置必要的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和計(jì)算機(jī)終端，此問題在偏遠(yuǎn)地區(qū)及基層部門單位體現(xiàn)尤為明顯，整體上與檔案信息化發(fā)展方向不匹配。二是技術(shù)應(yīng)用。區(qū)域內(nèi)軟件應(yīng)用不統(tǒng)一的問題是當(dāng)前面臨的重點(diǎn)難點(diǎn)，直接導(dǎo)致交通檔案信息化平臺(tái)橫向不兼容、上下不聯(lián)通，使得各部門協(xié)作力度較低、交互性不強(qiáng)，各部門電子檔案不匹配的問題較為常見，影響了信息平臺(tái)的運(yùn)行效率，不利于交通檔案管理的健康發(fā)展。

3 智慧城市視角下交通部門檔案智能化與規(guī)范化管理未來的優(yōu)化路徑

雖然交通部門的檔案管理工作存在上述各種困難，但是在宏觀政策上對(duì)于檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)仍然有著較為積極的作用。例如，中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要“深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化科技和人才支撐，著力推動(dòng)檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，為檔案行業(yè)的改革創(chuàng)新工作營(yíng)造了良好的發(fā)展環(huán)境?；诖?，各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者及一線管理人員應(yīng)高度重視檔案工作，在思想建設(shè)、組織建設(shè)、人才建設(shè)和信息化建設(shè)等方面多重發(fā)力，切實(shí)解決現(xiàn)存問題，從而真正發(fā)揮當(dāng)代信息化技術(shù)的利用價(jià)值。

3.1 明確智慧化管理理念

管理者要認(rèn)識(shí)到交通檔案信息化管理的重要性，樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展理念，客觀思考、明確智慧交通發(fā)展趨勢(shì)，有意識(shí)地轉(zhuǎn)變管理思想，更新工作管理理念，在日常工作中發(fā)揮主管部門領(lǐng)導(dǎo)示范作用，定期召開專題會(huì)議調(diào)度檔案工作，有效利用新時(shí)代融媒體線上線下宣傳檔案工作，將時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)、檔案管理技能和開發(fā)利用意義深入人心，全面推動(dòng)交通檔案管理信息化改革的進(jìn)程[3]。

3.2 完善科學(xué)化管理體系

一是加強(qiáng)頂層建設(shè)。各地區(qū)可針對(duì)交通檔案管理存在的問題充分考慮當(dāng)?shù)匦袠I(yè)運(yùn)行特點(diǎn)，設(shè)置交通檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，由交通局領(lǐng)導(dǎo)作為組長(zhǎng)，交警與城管等部門負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，在地方政府的框架下建立區(qū)域性、跨部門的工作機(jī)制，進(jìn)一步明確職能職責(zé)、細(xì)化責(zé)任分工及打破部門壁壘，在時(shí)效性、完備性和科學(xué)性等角度加強(qiáng)交通檔案的操作規(guī)章、技術(shù)規(guī)范和績(jī)效考評(píng)等制度體系的建設(shè)，做到面對(duì)各項(xiàng)問題具備較高的處理效率。二是加強(qiáng)制度建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)小組要結(jié)合當(dāng)?shù)毓ぷ鏖_展情況，牢固梳理依法治檔的原則，深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等制度文件，深入調(diào)研本地區(qū)交通檔案工作面臨的問題與需求，不斷完善標(biāo)準(zhǔn)制度體系，可出臺(tái)《交通檔案單套制管理制度》《涉密信息處理方式流程》《檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)》等約束性文件，確保各項(xiàng)工作能夠按照措施落地執(zhí)行。

3.3 打造專業(yè)化人才隊(duì)伍

一是加大人才引進(jìn)。交通部門要積極申請(qǐng)人才引進(jìn)政策支持，面向社會(huì)定期開展檔案管理崗人員招聘，可在相關(guān)環(huán)節(jié)設(shè)置專業(yè)條件與能力測(cè)試，傾向于選擇既懂得檔案管理技能，又了解現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，進(jìn)一步提高檔案管理的就業(yè)門檻。也可與當(dāng)?shù)馗叩仍盒！⒖蒲性核炗喍ㄏ蚺囵B(yǎng)方案，不斷為交通檔案管理事業(yè)注入新鮮血液，實(shí)現(xiàn)交通檔案工作的人才體系革新。二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)。針對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，在宏觀上制定繼續(xù)教育策略機(jī)制，邀請(qǐng)高校教授或當(dāng)?shù)貦n案主管部門專家等進(jìn)行信息化理論授課，助力管理人員掌握最新的專業(yè)技能，主動(dòng)接受新思想與新技術(shù)，提高工作人員對(duì)信息化改革的支持，培養(yǎng)創(chuàng)新積極性與主觀能動(dòng)性，引導(dǎo)其積極投入具體工作中，創(chuàng)造性地完成工作任務(wù)。三是建立考核機(jī)制。將個(gè)人晉升、員工福利與檔案管理業(yè)務(wù)掛鉤，設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)的方式方法，避免流于形式，肯定檔案管理人員的工作成績(jī)，激發(fā)他們?cè)诠ぷ骱蛯W(xué)習(xí)上的更大動(dòng)能，從而確保交通檔案智慧化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[4]。

3.4 構(gòu)建一體化管理平臺(tái)

一是加強(qiáng)資金投入。交通主管部門要?jiǎng)潛軝n案信息化專項(xiàng)資金用于完善基礎(chǔ)設(shè)施，定期更新落后設(shè)備，為后期現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，尋求水平較為先進(jìn)的第三方數(shù)字化公司，做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，真正做到“存量數(shù)字化、增量電子化”，從而推動(dòng)檔案管理形式提檔升級(jí)。二是建設(shè)共享平臺(tái)。根據(jù)本地交通檔案管理實(shí)際情況，建立交通檔案管理綜合系統(tǒng)，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，全面優(yōu)化升級(jí)電子交通檔案查詢系統(tǒng)，使其具備強(qiáng)大的檢索功能。三是統(tǒng)一交通檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景，建立一個(gè)跨越不同部門和機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)共享和協(xié)作平臺(tái)，促進(jìn)部門間工作交流與協(xié)同配合，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案的集中高效管理與廣泛化共享利用，從而為后期智慧城市現(xiàn)代化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)[5]。

結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及信息化技術(shù)應(yīng)用的不斷成熟，交通檔案的信息數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，簡(jiǎn)單的檔案介質(zhì)轉(zhuǎn)變已無法滿足當(dāng)代廣大用戶的需求，推動(dòng)檔案資源的科學(xué)化管理與智能化應(yīng)用，在道路規(guī)劃、出行安全和公眾滿意度等方面讓交通檔案帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益，這就需要相關(guān)部門緊跟時(shí)代進(jìn)步、創(chuàng)新發(fā)展理念、優(yōu)化管理模式與應(yīng)用技術(shù)手段，多方面、多渠道與多角度彰顯檔案價(jià)值內(nèi)涵，從而助力社會(huì)治理，推動(dòng)智慧城市和交通強(qiáng)國(guó)建設(shè)。

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作者簡(jiǎn)介：李昕彤（1988—），大學(xué)學(xué)歷，徐州市賈汪區(qū)交通運(yùn)輸局館員，研究方向：檔案管理。