如何做好高校系部教務(wù)管理工作

劉滌

摘 要： 高校系部教務(wù)管理工作是高校教學(xué)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到學(xué)校教務(wù)管理工作的整體運(yùn)行。本文探討了如何做好高校系部教務(wù)管理工作等問題。

關(guān)鍵詞： 高校系部 教務(wù)管理 教學(xué)秘書

隨著國家對(duì)教育事業(yè)的重視，人才素質(zhì)在不斷提高，我國高等教育正在快速發(fā)展。絕大多數(shù)家長都期望孩子上大學(xué)，高校辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)迅速增加，過去高校舊有的、單一的、直線型教務(wù)管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)。各高校都在進(jìn)行教學(xué)管理改革，通過將教務(wù)管理工作下放給各個(gè)院系，形成了校、院（系）教務(wù)工作二級(jí)管理的新模式[1]?？梢哉f，高校每個(gè)系部的教務(wù)管理工作質(zhì)量直接影響到學(xué)校教務(wù)管理工作的整體運(yùn)行，下面探討如何做好高校系部教務(wù)管理工作。

1.高校系部教務(wù)管理在高校教務(wù)管理中的地位和作用

高校教務(wù)管理是指“高等學(xué)校的管理部門按照國家的教育方針和學(xué)校制定的各項(xiàng)教學(xué)管理制度，運(yùn)用各種手段，通過組織、指揮和協(xié)調(diào)與教學(xué)相關(guān)的各方面人員和活動(dòng)，從而創(chuàng)造出遠(yuǎn)大于個(gè)人活動(dòng)力量的集體教育力量，以便高效率、高質(zhì)量地完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)而從事的各種職能工作”[2]。

高校教務(wù)管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的管理活動(dòng)，“它直接作用于教學(xué)工作的全過程，包括教學(xué)目標(biāo)管理，教學(xué)計(jì)劃管理，教學(xué)過程管理，教育主題管理和教育資源管理等環(huán)節(jié)。具體來說，可以分為教學(xué)運(yùn)行管理和常規(guī)管理兩個(gè)方面。所謂教學(xué)運(yùn)行管理，是指將教學(xué)計(jì)劃轉(zhuǎn)化為具體教學(xué)指令而采取的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等管理活動(dòng)，其目的是保證教學(xué)秩序的正常運(yùn)行和各種教學(xué)活動(dòng)的正常開展；常規(guī)管理包括招生工作，考試管理，學(xué)籍管理，教務(wù)統(tǒng)計(jì)，科研統(tǒng)計(jì)等工作”[3]。

高校教務(wù)管理工作內(nèi)容繁多，業(yè)務(wù)流程較復(fù)雜。在傳統(tǒng)教務(wù)管理工作模式下，學(xué)校教務(wù)管理的主要職責(zé)和權(quán)限都集中在學(xué)校教務(wù)處，這種情況容易造成教務(wù)管理工作效率低下；教務(wù)處教務(wù)管理人員工作量繁雜，責(zé)任過重；在制定政策時(shí)教務(wù)處主觀性過強(qiáng)，沒有考慮到各系部發(fā)展的特點(diǎn)；信息流動(dòng)不暢。隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，系部及專業(yè)設(shè)置逐年增加，傳統(tǒng)教務(wù)管理模式已經(jīng)不適合學(xué)校的發(fā)展，“學(xué)校-系部”二級(jí)管理的新模式應(yīng)運(yùn)而生。系部教務(wù)管理是高校教務(wù)管理的重要組成部分，是它的一個(gè)子系統(tǒng)，起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息的作用，是建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序和良好的教學(xué)運(yùn)行機(jī)制的保證。

2.系部教學(xué)秘書的工作是做好系部教務(wù)管理工作的關(guān)鍵因素

教學(xué)秘書是系部主任、業(yè)務(wù)副主任在教學(xué)管理工作上的助手，教學(xué)秘書應(yīng)選擇工作責(zé)任心強(qiáng)、熟悉教學(xué)管理工作的人員擔(dān)任。

2.1教學(xué)秘書必須履行工作職責(zé)。

2.1.1上傳下達(dá)，要及時(shí)準(zhǔn)確，客觀公正。

教學(xué)秘書要及時(shí)將學(xué)校、教務(wù)處等上級(jí)教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度和各種事務(wù)通知傳達(dá)給系部各教研室、各位教師及學(xué)生，這樣才能保證教學(xué)秩序有條不紊，井然有序。與此同時(shí)，教學(xué)秘書要將來自教師、學(xué)生方面的信息匯報(bào)給系部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，比如教師對(duì)教室多媒體設(shè)備無法使用，對(duì)上級(jí)教務(wù)部門下發(fā)的各類通知的疑問，學(xué)生對(duì)任課老師講課的意見和建議等。教學(xué)秘書有職責(zé)讓系部領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解相關(guān)情況，這樣可以讓領(lǐng)導(dǎo)盡快采取有效措施解決問題，保障教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。

2.1.2妥善處理日常教務(wù)工作，使教學(xué)管理合理有效運(yùn)作。

教學(xué)秘書的工作繁重瑣碎，需要按照每學(xué)期各項(xiàng)工作的時(shí)間結(jié)點(diǎn)提前做好計(jì)劃安排，逐一通知各教研室，各位教師和學(xué)生按時(shí)完成。

開學(xué)初做好開學(xué)準(zhǔn)備工作，包括收集教師工作手冊(cè)、教學(xué)日歷；打印教學(xué)任務(wù)書；通知教師和外聘教師按時(shí)上課；協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)完成期初教學(xué)檢查。

每個(gè)月做好系部教師的工資表上報(bào)給財(cái)務(wù)處。核算每學(xué)期教師的教學(xué)工作量；指導(dǎo)教師完成調(diào)、停課程序并做好記錄；做好每學(xué)期的教材預(yù)訂工作；制作好每學(xué)期的課程表的編排和校對(duì)工作。

期末做好考務(wù)工作，考前將每門課的試卷印好并做好考務(wù)袋，考試時(shí)分發(fā)。安排教師監(jiān)考并回收試卷，指導(dǎo)學(xué)生如何選課、補(bǔ)考、重修，組織學(xué)生參加全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試和全國大學(xué)生英語等級(jí)考試的報(bào)名工作。積極參加學(xué)校精品課程建設(shè)；系部特色、品牌專業(yè)建設(shè)；教學(xué)改革項(xiàng)目工作。做好教學(xué)評(píng)估的準(zhǔn)備工作，教學(xué)文件及通知的下達(dá)及歸檔；熟悉使用教務(wù)系統(tǒng)。

2.2教學(xué)秘書要具備的基本素質(zhì)和工作能力。

要做好本職工作，教學(xué)秘書就要全面提高基本素質(zhì)和工作能力。

2.2.1熱愛工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

教學(xué)秘書的工作除了完成大量日常工作外，還要協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)，教研室主任進(jìn)行教學(xué)管理工作，為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)，有較高的工作熱情和較強(qiáng)奉獻(xiàn)精神。要把師生在教學(xué)過程中遇到的問題當(dāng)成自己的事情，親力親為，逐一解決。工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，教學(xué)秘書的工作職責(zé)重大，稍有不慎，會(huì)給師生帶來麻煩，影響正常的教學(xué)秩序。

2.2.2具備良好的協(xié)調(diào)能力。

教學(xué)秘書是學(xué)校、系部在教學(xué)管理工作方面與教師、學(xué)生聯(lián)系的橋梁，這其中少不了與教務(wù)處同行和教師、學(xué)生打交道。本著以工作為本、以人為本的態(tài)度，與教師、學(xué)生將問題溝通并協(xié)調(diào)系部與教務(wù)處共同解決問題。在工作中不斷提高口頭表達(dá)能力，提升語言藝術(shù)，注意工作的方式方法，盡可能減少矛盾。

2.2.3具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。

教學(xué)秘書如果僅僅做事務(wù)性工作，每天按部就班地依照教務(wù)處的通知工作，就會(huì)缺乏創(chuàng)造性。工作的同時(shí)要不斷思考，如何提高工作效率，如何更好地推進(jìn)系部教學(xué)管理工作。這就需要學(xué)習(xí)一些管理學(xué)的相關(guān)知識(shí)，使工作有理論指導(dǎo)，開展工作處理問題在一個(gè)更高的層次上。另外，要善于利用信息時(shí)代的各種通訊技術(shù)更好地為教學(xué)管理工作服務(wù)，比如QQ、微信、短信等。要熟練使用教務(wù)管理系統(tǒng)，要求具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和掌握一些辦公自動(dòng)化軟件的使用，比如Word、Excel等。

3.加強(qiáng)系部教學(xué)管理工作應(yīng)采取的措施

3.1完善教學(xué)管理制度，確保教務(wù)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。

為保障正常的教學(xué)秩序，使教務(wù)工作者在工作中有據(jù)可依，制定的制度要有科學(xué)性、指導(dǎo)性。隨著時(shí)間的推移，舊有的教學(xué)制度不一定適合新的教學(xué)發(fā)展的需求，要根據(jù)需要，不斷完善教學(xué)制度，做到科學(xué)、規(guī)范管理，與時(shí)俱進(jìn)。

3.2加強(qiáng)教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高教務(wù)人員的素質(zhì)。

目前，教務(wù)秘書由專業(yè)科班出身的管理專業(yè)人才擔(dān)任的很少，多半是由系部某一行政人員、專任教師或輔導(dǎo)員擔(dān)任，管理專業(yè)知識(shí)掌握得較少。針對(duì)這種情況，學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)為系部教務(wù)管理人員提供機(jī)會(huì)，創(chuàng)造條件，支持他們參加各種管理工作培訓(xùn)會(huì)，鼓勵(lì)他們攻讀高一層次學(xué)歷。開展兄弟院校的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，使教務(wù)管理人員進(jìn)一步熟悉工作，提高業(yè)務(wù)水平。

3.3完善考核和激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)教務(wù)管理人員的積極性。

由于教務(wù)管理工作的特點(diǎn)，教務(wù)管理人員的工作很難出現(xiàn)一個(gè)階段性的個(gè)人成果，導(dǎo)致學(xué)校并不重視教務(wù)管理人員，對(duì)他們的職稱評(píng)定、年終考核、福利待遇沒有任何政策上的傾斜。這使得他們?cè)诠ぷ髦邪灿诂F(xiàn)狀，積極性不高，工作效率低下，并產(chǎn)生對(duì)這個(gè)崗位前途的迷茫情緒，出現(xiàn)教務(wù)管理人員流動(dòng)頻繁的情況。要針對(duì)教務(wù)管理內(nèi)容的繁雜瑣碎的特點(diǎn)建立健全考核制度，對(duì)教務(wù)管理人員定期、定量地考核，對(duì)工作業(yè)績突出的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，將考核結(jié)果與津貼、晉升、職稱掛鉤[4]，調(diào)動(dòng)教學(xué)管理人員的積極性，使系部教學(xué)管理水平不斷提高。

總之，系部教務(wù)工作是學(xué)校教學(xué)管理中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有不斷更新教育與管理理念，完善管理制度，提高人員素質(zhì)，才能保障人才培養(yǎng)這一高校的根本任務(wù)順利完成。

參考文獻(xiàn)：

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[3]韓紅江.關(guān)于高校教務(wù)管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國成人教育，2010（16）：26-27.

[4]蔣芳薇，劉粵慧，張揚(yáng).當(dāng)前高校教務(wù)管理工作的特點(diǎn)、問題與對(duì)探討策[J].高等理科教育，2010（2）：39-41.