淺談企業(yè)檔案編研基礎(chǔ)工作的開展

薛思毓

摘 要：本文分析了部分企業(yè)檔案編研的現(xiàn)狀和存在的問題，結(jié)合天津石化公司的實(shí)際情況，論述了如何進(jìn)行檔案編研的基礎(chǔ)性工作，以及檔案信息化形勢(shì)下檔案編研工作的新內(nèi)涵。

關(guān)鍵詞：檔案編研，檔案信息化，匯編，編研資料

檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可以概括為收、管、用三個(gè)方面，按照工作流程，又可以分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)。其中檔案利用是檔案業(yè)務(wù)工作中最富有活力的環(huán)節(jié)，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。而檔案編研是把查閱頻率比較高的部分檔案資料以某一專題、主線串聯(lián)，加以整理匯編，方便檔案利用者查閱，從而使檔案利用起來更加方便、有效，使檔案信息價(jià)值更好地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)，是檔案利用的重要途徑。本文結(jié)合天津石化公司檔案編研工作的實(shí)際情況，論述如何開展企業(yè)檔案編研的基礎(chǔ)工作。

一、企業(yè)檔案編研基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀及存在的問題

檔案編研是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，如何做好企業(yè)檔案編研工作是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作者面臨的重要課題。企業(yè)檔案編研的現(xiàn)狀有以下幾方面的特點(diǎn)：

1.從事檔案編研工作的人員不足。

很多企業(yè)的檔案部門里從事編研工作的人員是各專業(yè)檔案管理的兼職人員，在完成檔案業(yè)務(wù)管理工作的同時(shí)，兼顧檔案編研工作。在這種情況下，由于精力和時(shí)間的限制，很難將檔案編研工作做深做細(xì)做強(qiáng)。有些企業(yè)的檔案部門雖然有專職從事編研工作的人員，往往定員較少，相當(dāng)于龐大而復(fù)雜的編研工作量來說人員力量不足。

2.檔案編研工作人員的能力不足。

檔案編研不應(yīng)只是簡(jiǎn)單的羅列和摘錄，更應(yīng)該是在原始資料基礎(chǔ)上的一種提煉和升華。這就要求從事檔案編研的人員既有較強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)，又要有扎實(shí)的文字功底。現(xiàn)在很多檔案編研人員沒有文科背景，又缺乏后期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)文字的拿捏不準(zhǔn)。

3.個(gè)別企業(yè)的檔案編研工作不受重視。

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編研工作的重視和關(guān)注不夠，把工作重心完全放在檔案基礎(chǔ)管理工作中，從而不舍得下力量做好做強(qiáng)檔案編研工作，長(zhǎng)期處于這種狀態(tài)的編研工作必然會(huì)慢慢退出人們的視線，逐漸被擱置起來。

二、企業(yè)檔案編研基礎(chǔ)工作的開展

檔案編研工作進(jìn)行起來非常繁瑣，需要檔案工作者從大量的檔案資料中有選擇性地摘錄、編輯，不僅需要檔案人員具有極強(qiáng)的責(zé)任心，思路清晰，同時(shí)需要投入大量的時(shí)間和精力。作為從事檔案編研工作的人員，不僅要具備專業(yè)知識(shí)和文學(xué)素養(yǎng)，而且必須熱愛這項(xiàng)工作，具有主動(dòng)性和工作激情，才能將檔案編研做得有聲有色、充滿活力。從工作思路上，檔案編研不僅有基本的編輯工作，更需要深層次加工。這就需要建立一個(gè)基本架構(gòu)，確定兩條主線：基本匯編型專題和提煉加工型專題，編研專題的選擇即圍繞這兩條主線展開。從選題上，那些與企業(yè)發(fā)展、企業(yè)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)密切相關(guān)且各部門利用率最高的檔案內(nèi)容才有必要作為檔案專題編研的課題。一般來說，反應(yīng)企業(yè)內(nèi)部有關(guān)機(jī)構(gòu)人事變動(dòng)、大事紀(jì)要、職工工資、科技成果、產(chǎn)品介紹、技術(shù)改造和裝置大修的內(nèi)容，對(duì)企業(yè)有較高的利用價(jià)值。在檔案專題編研中，還要注意相關(guān)內(nèi)容的廣泛性和資料的詳實(shí)性。一個(gè)編研專題應(yīng)當(dāng)盡可能將相關(guān)內(nèi)容都列上，避免因考慮不周而造成利用者的再次查驗(yàn)檔案。

1.基本匯編型專題

根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況選題，確定編研內(nèi)容是檔案專題編研的關(guān)鍵。文件匯編、會(huì)議簡(jiǎn)介類的專題編研看似簡(jiǎn)單枯燥，但對(duì)利用者的價(jià)值很大，不僅可以省去很多單個(gè)文件查找時(shí)間，更能避免遺漏和忽略部分文件導(dǎo)致的重復(fù)查找。

文件匯編可以以部門為線索進(jìn)行文件匯編，比如人力資源部印發(fā)的文件，查找利用率相對(duì)高一些，編制成《××公司人力資源部20xx年文件匯編》，方便查找和利用；企業(yè)管理部每年進(jìn)行的QC成果評(píng)比活動(dòng)，匯編為《××公司歷屆總部級(jí)、國(guó)家級(jí)QC成果匯編》；將現(xiàn)有的《××公司規(guī)章制度匯編》根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)修正；根據(jù)職代會(huì)召開的實(shí)際情況，編制《××公司××××年第×屆職代會(huì)文件匯編》。

還有一類是“拿來主義”型的編研資料，例如天津石化公司的《天津石化報(bào)》，每周兩期，既報(bào)道公司時(shí)事要聞，又有經(jīng)濟(jì)新聞、綜合報(bào)道、文藝副刊等板塊，信息量非常大。石化報(bào)社會(huì)將每年的石化報(bào)裝訂成冊(cè)，便于查找和保存。石化報(bào)的合訂本對(duì)于檔案部門而言也是非常重要的編研材料，編研人員應(yīng)及時(shí)與石化報(bào)社溝通，在檔案部門留存一份。類似的資料還有《天津石化年鑒》，每年一冊(cè)，編研人員應(yīng)在年鑒出版后及時(shí)留存。

2. 提煉加工型專題

作為宣傳和介紹本公司檔案館概況的工具書如《××公司檔案館全宗介紹》、《檔案館指南》（含分類方法），是在管理檔案的過程中形成的文件，編研人員應(yīng)根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍地進(jìn)行編寫，并力求簡(jiǎn)明、清晰，能讓檔案利用者看過后對(duì)檔案館的情況一目了然，提高利用效率。

組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料?！丁痢凉窘M織機(jī)構(gòu)沿革》能方便組織人事、勞資部門查閱。編寫時(shí)按部門主線，將領(lǐng)導(dǎo)干部的文化程度、參加工作時(shí)間等常用個(gè)人資料列入，同時(shí)要有職務(wù)的任免時(shí)間、文號(hào)，以及該文件的檔號(hào)，便于需要時(shí)進(jìn)行文件的查找調(diào)用，使這份編研資料成為了一個(gè)專題目錄，一舉兩得。

大事記是按照時(shí)間順序?qū)⒁涊d一定企業(yè)歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。以天津石化公司為例，《天津石化公司大事記》在每年出版的年鑒中有一個(gè)專題，但由于篇幅限制，有一定的局限性，可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)充和豐富，把本公司黨辦、經(jīng)理辦、石化報(bào)社的素材融入其中，既是參考資料，又具有工具書的性質(zhì)，給查找檔案提供線索。

《獲得省部級(jí)以上榮譽(yù)稱號(hào)匯總》是將企業(yè)里的職工、單位、集體等獲得的省部級(jí)以上的榮譽(yù)稱號(hào)按年度、類別等匯編成冊(cè)，不僅是編研資料的一部分，也是公司整體形象的一個(gè)側(cè)面展示。這些材料分散于企業(yè)的工會(huì)和技術(shù)部門，要定期向這些部門索要相關(guān)文件，做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

《××公司科技成果匯編》的素材主要來源于團(tuán)委（“五小”成果）、技術(shù)處、企劃處（QC成果）以及研究院等，內(nèi)容可以包含課題負(fù)責(zé)人、參與人員、課題內(nèi)容、成果以及獲獎(jiǎng)情況等方面內(nèi)容。

檔案是歷史的真實(shí)記錄，具有重要的參考和憑證作用，檔案管理的目的就是服務(wù)利用者。《檔案利用效果選編》可以讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和干部職工進(jìn)一步了解檔案的作用和價(jià)值，增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而進(jìn)一步重視支持檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。編寫這個(gè)主題的過程，也會(huì)加強(qiáng)檔案工作人員與其他業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，及時(shí)了解檔案利用需求、重大業(yè)務(wù)進(jìn)展和檔案利用效果，從而進(jìn)一步改進(jìn)檔案服務(wù)形式，拓寬利用渠道，為下一步開展檔案工作創(chuàng)造條件。要做好這個(gè)編研主題，就要在日常工作中做好借閱登記，在提供利用后，主動(dòng)跟蹤了解檔案利用產(chǎn)生的價(jià)值和所經(jīng)歷的過程，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握事例發(fā)展的最新信息。

三、檔案編研工作也要與時(shí)俱進(jìn)

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，辦公自動(dòng)化、電子商務(wù)等的應(yīng)用越來越廣泛和深入，檔案管理模式從傳統(tǒng)的一檔案實(shí)體保管為主向一檔案實(shí)體和數(shù)字化信息共同保管的雙重模式轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案信息化成為檔案工作發(fā)展的放心和趨勢(shì)，檔案信息化程度已成為衡量企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。檔案管理信息化技術(shù)的發(fā)展賦予了檔案編研工作更為廣闊的空間和更為豐富的內(nèi)涵。檔案編研工作要走出過去的單純檔案史料編纂為主的狹隘空間，深化和拓展工作內(nèi)容，變單一管理為主動(dòng)服務(wù)化技術(shù)操作為學(xué)術(shù)編研，提高檔案管理服務(wù)水平。

（作者單位：天津石化公司信息檔案管理中心）endprint