論企業(yè)檔案服務創(chuàng)新

李鍵菲

隨著市場化、信息化、網(wǎng)絡化進程的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案服務模式已經(jīng)無法更好的適應企業(yè)的高效持續(xù)的發(fā)展，企業(yè)檔案部門能否在新時代新形勢下實現(xiàn)服務創(chuàng)新是擺在廣大企業(yè)檔案工作者面前的一道難題。沒有創(chuàng)新就沒有出路，沒有創(chuàng)新就可能被邊緣化。檔案部門只有通過創(chuàng)新提供優(yōu)質服務，檔案工作者才能在企業(yè)激烈競爭環(huán)境下脫穎而出，站穩(wěn)腳跟。但是如何才能實現(xiàn)服務創(chuàng)新？筆者認為應該實施創(chuàng)新三步走：第一步找病因，第二步去病根，第三步去創(chuàng)新。

一、找病因

企業(yè)檔案部門缺乏服務創(chuàng)新的“病因歸納起來主要有三點。

（一）企業(yè)領導層對檔案重要性認識不夠，對檔案工作重視不夠

在經(jīng)濟建設為中心的大背景下，企業(yè)追求的的主要是利潤。企業(yè)領導層更愿意把有限的財力、物力、人力用在促進企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展獲取更多的經(jīng)濟利潤上。加之很多企業(yè)領導對檔案工作內涵和作用不是很了解，認為只要保存好檔案就行，把檔案部門視為養(yǎng)老機構，是可有可無的部門，導致檔案部門沒有實權，經(jīng)常歸屬于其他科室，檔案工作者身兼數(shù)職更是常有的事。企業(yè)領導對企業(yè)許多可公開文書檔案不愿意公開化，認為什么都是保密好，就算公開對利用手續(xù)的履行也復雜化，久而久之檔案部門越來越被邊緣化，企業(yè)所擁有的檔案越來越“尸體化”，領導不愿公開，員工無法利用，檔案工作者越來越無事可做，檔案部門越來越被邊緣化。

（二）企業(yè)檔案工作者觀念落后，服務意識和競爭意識淡薄，服務主動性不強

領導對檔案工作的不重視，導致許多企業(yè)的檔案工作者對檔案服務缺乏熱情，長期以來默默無聞看好門的思想觀念，服務意識基本停留在“你來我查，你問我答”“重藏輕用”的被動局面，寶貴的信息資源不能被開發(fā)利用，造成信息資源的極端浪費。檔案部門又將自身視為清水衙門和無職無權的弱勢群體。檔案工作者干起工作來理不直、氣不壯，更在思想上弱化了主動參與感，競爭意識和服務意識越來越淡薄，影響了工作職能的發(fā)揮，很大程度上抑制了檔案工作的影響力和競爭力。

（三）檔案工作者崗位流動性大，專業(yè)水平較低。檔案工作者服務能力有待提高

目前在許多企業(yè)中，檔案部門存在嚴重的檔案人員頻繁流動現(xiàn)象，由于檔案管理員的勞動得不到應有的肯定和尊重，福利待遇不高、晉升職務困難，導致檔案工作者不愿意長時間待在檔案部門，一有機會就會想方設法調離，好多剛熟悉業(yè)務就調離了，另外在檔案部門工作的專業(yè)人員較少，從高等院校畢業(yè)的檔案專業(yè)人員更少，所以非專業(yè)人員步入檔案部門，業(yè)務能力亟需培訓和提高，但是多方面的原因導致檔案部門經(jīng)費緊張無力承擔檔案人員外出學習和培訓的費用，檔案人員學習深造機會少，專業(yè)技能無法提升，直接影響了檔案部門和檔案工作者服務作用的發(fā)揮。

二、去病根

去病根，就要針對三大病因從三個方面入手。

（一）加大檔案宣傳力度，克服自身困難積極工作，贏得領導支持

檔案服務的創(chuàng)新要推進，領導支持最為關鍵，創(chuàng)新也是一場改革，在這改革過程中領導支持是決定檔案服務創(chuàng)新成功的有力保障。要想贏得領導支持，得到領導重視，要從兩個方面入手。一方面要在公司上下大力宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》和制定的檔案管理制度?！稒n案法》和《檔案法實施辦法》是社會主義法制的重要組成部分同樣具有法律效力，一定要向企業(yè)主管檔案領導宣傳，促使他們學習《檔案法》和《檔案法實施辦法》，充分認識檔案工作的重要性并認真貫徹執(zhí)行，切實加強對企業(yè)檔案工作的領導，關心企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，把檔案工作列入企業(yè)領導的重要議事日程，定期聽取檔案部門的工作匯報，研究解決檔案機構設置、檔案人員素質、檔案設施等實際問題，把檔案工作和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展同時抓，促使檔案更有效的為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務。制定和宣傳科學的檔案管理制度也很重要，他直接關系著檔案工作怎么去開展，企業(yè)其他部門怎么配合檔案部門開展工作，促使檔案工作有章可依，要使得企業(yè)上下形成上行下效、依法治檔的良好局面。檔案部門還要采取各種方式抓住一切機會去宣傳。要有不怕吃苦迎難而上的決心和毅力，不能半途而廢?？梢酝ㄟ^學習、討論、知識競賽、辦專欄、出簡報、電視臺報道等方式深入持久地宣傳。另一方面檔案部門要自力更力。少花錢，多辦事，開展檔案信息化建設的勞動競賽、通過加班、倒班克服設備不足的困難、充分利用原來檔案信息化建設時的成果、把企業(yè)重點業(yè)務的檔案的整理和利用作為重頭戲來抓。與此同時檔案人員一定要在現(xiàn)有條件下努力工作，加強學習，克服消極怠工的消極情緒。一點一滴的出成績，盡自己最大努力去拓展檔案服務領域。堅信通過宣傳和自身努力一定能讓領導看到自己的成績。強化服務意識和工作責任心，從思想上改變傳統(tǒng)觀念，變被動服務為主動服務。

服務是檔案管理的主題，檔案工作的目的就是要為大眾服務。每一個企業(yè)檔案工作者都應明確職責，樹立為大家服務的意識，增強服務工作的預見性和前瞻性，改變“你要我給，你問我答”的被動服務方式。樹立主動服務、積極參與、和超前介入的意識，使檔案有計劃、有準備、有重點地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展服務。作為檔案工作者還要強化敬業(yè)和奉獻精神，淡泊名利。兢兢業(yè)業(yè)、奮發(fā)向上，以高度的責任心和自豪感完成自身肩負的使命。

（二）加強檔案學習和業(yè)務培訓，提升檔案工作者的業(yè)務能力

企業(yè)檔案服務創(chuàng)新的推進，除了爭取領導支持和強化服務意識外，檔案工作者的業(yè)務能力強化也很重要，它是檔案服務創(chuàng)新的根基，業(yè)務能力不提升，創(chuàng)新服務就不能順利開展。所以，建設一支知識化、專業(yè)化、穩(wěn)定化的檔案專業(yè)隊伍很重要。企業(yè)要發(fā)展首先要樹立“科技興檔，貴在人才”的觀念。加大檔案人員培訓力度，投入財力、物力、有計劃地選派檔案人員接受業(yè)務培訓，與此同時檔案工作者要有緊迫感、危機感，加強自我學習。同時企業(yè)要為檔案部門配置人力資源，采取以老帶新、以熟帶生、以強帶弱的方式實現(xiàn)人盡其才，才盡所用。此外企業(yè)人力部還應為檔案專業(yè)人才制定長、中、短期發(fā)展規(guī)劃，吸收更多的檔案專業(yè)人才加入企業(yè)檔案隊伍中來。endprint

三、去創(chuàng)新

如何去創(chuàng)新，筆者提出五點建議。

（一）堅持檔案歸檔和利用并重，注重檔案潛在價值的開發(fā)利用

檔案的歸檔和利用是相輔相成的，歸檔是利用的基礎，利用是歸檔的的延伸。企業(yè)檔案的使用多為企業(yè)管理和生產(chǎn)建設服務，有絕大部分檔案室可以公開化的，所以在不違反檔案政策法規(guī)和泄露企業(yè)秘密之內可以將部分檔案向企業(yè)內部公開化，可以先實現(xiàn)將利用率最高的一部分檔案目錄公開化，再實現(xiàn)不涉密的文書檔案電子化并公開化。這樣會大大提升檔案信息的利用率。利用各種先進的檔案管理技術和先進的管理理念有效提升檔案利用的廣度和深度，開發(fā)檔案的潛在價值，即使是一些不宜公開的檔案也可以實行限制性的利用方式，讓這些檔案能夠在一定程度上發(fā)揮其應有的價值。

（二）建立檔案服務信息反饋機制，優(yōu)化檔案服務質量

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用和檔案服務創(chuàng)新中起著重要作用。檔案服務信息反饋機制能夠及時、有效地掌握各種檔案需求信息、企業(yè)員工對檔案服務更深層次的要求，能夠有效促進檔案的開發(fā)利用，這種機制包括了檢索工具的實用性，制定的有關檔案規(guī)章制度是否合適，服務態(tài)度是否需要改進。反饋來的信息一般都有很強的針對性和實用性也比較具體，根據(jù)這些反饋來的信息設計不同層次的服務內容和范圍，有計劃的對這些信息資源進行開發(fā)、加工、并轉化制作成信息產(chǎn)品為企業(yè)提供優(yōu)質服務，逐步改變服務機制，從而建立一套完善的管理體制，使得檔案服務質量更上一籌。

（三） 加強企業(yè)檔案橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的不斷發(fā)展，任何一個企業(yè)都不可能將所有需要的信息加以搜集、整理、加工、保存和利用，企業(yè)同行之間是競爭關系也存在合作關系，所以應該在一定程度上打破各自為政的局面，在不影響自身利益的情況下企業(yè)同行之間可以建立一個資源共享的檔案信息系統(tǒng)，實行一體化的管理充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，建立聯(lián)合目錄實現(xiàn)資源共享。聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合兩個或者兩個以上的企業(yè)檔案館（室）檔案目錄，實現(xiàn)資源共享。是企業(yè)同行之間相互分享各自可開放使用的信息資源。使利用者很方便的獲得更多的有用信息。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡實現(xiàn)有限程度上資源共享。不僅提高了檔案的利用率，避免了不必要的重復和浪費，有效緩解存儲空間擁擠，人員及資金緊張的問題，并有利于檔案部門有側重、有特色的滿足企業(yè)檔案利用者多方面的需求，還使企業(yè)檔案利用者在利用信息過程中發(fā)現(xiàn)同行之間的先進管理方式，取長補短，為我所用。

（四） 探索檔案信息化服務模式，推進企業(yè)檔案服務方式的創(chuàng)新

1、企業(yè)檔案部門要開發(fā)自己的網(wǎng)頁，可以和企業(yè)單位的網(wǎng)站聯(lián)合，檔案部門可以在自己網(wǎng)頁下提供有限制性或非保密電子文件的查詢和利用服務。實現(xiàn)檔案信息資源共享，方便用戶利用。實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上在線檢索，檔案利用者在一定程度上不必專門到檔案室查閱，為用戶提供更方便快捷的服務。在此基礎上，企業(yè)檔案部門還要和企業(yè)信息部門聯(lián)合，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是專題數(shù)據(jù)庫的建設，在網(wǎng)站建立電子文件的實時管理和利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息服務利用網(wǎng)絡化、檔案管理工作自動化。2、實現(xiàn)電子文件的自動上傳收集，目前在單機上形成的電子文件的收集工作已經(jīng)無法適應現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理高效化的要求。目前利用OA[ 注釋：辦公自動化系統(tǒng) （Office Automation簡稱OA） 參考文獻：趙艷陽.內部辦公自動化（OA）系統(tǒng)的管理及質量提高.中國科技信息.2012（23）]系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)各部門對電子文件的上傳和下載。因此企業(yè)檔案部門可以改變傳統(tǒng)的收集管理模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳工作窗口，督促相關部門在形成文件時及時上傳，檔案部門及時收集并在服務器上歸檔。3、通過檔案室網(wǎng)頁開展在線服務，檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編專題目錄，數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱、在線答疑等服務方式，讓檔案利用者和檔案工作者在網(wǎng)上進行信息交流，提供查詢和咨詢服務。

（五）引入競爭機制和激勵機制，激活檔案部門的創(chuàng)新服務

企業(yè)檔案部門要在服務創(chuàng)新中引入競爭機制和激勵機制，利于調動檔案人員積極性與創(chuàng)造性。建立科學的競爭管理體制和激勵機制，使檔案服務崗位沒有閑、懶人員；多勞多得，在市場經(jīng)濟條件下，競爭無處不在，只有通過競爭檔案工作者才能發(fā)揮最大潛力。檔案信息服務工作者要能勇于競爭、參與競爭，既有開拓創(chuàng)新的能力又有獨當一面的魄力，更有多種技能，通過競爭可以使企業(yè)檔案隊伍更知識化、專業(yè)化，這樣才能使檔案服務創(chuàng)新效果顯著。因此，競爭機制和激勵機制的引入會給企業(yè)檔案部門服務質量帶來突飛猛進的變化。尤其是形成了優(yōu)勝劣汰、獎罰分明的局面，進而促使檔案服務質量越來越好。

（作者單位：山西蘭花煤炭實業(yè)集團有限公司）

注釋：

辦公自動化系統(tǒng) （Office Automation簡稱OA） 參考文獻：趙艷陽.內部辦公自動化（OA）系統(tǒng)的管理及質量提高.中國科技信息.2012（23）endprint