在新形勢下創(chuàng)新企業(yè)檔案信息服務(wù)機制

池富等

內(nèi)容摘要：在企業(yè)不斷發(fā)展壯大，現(xiàn)代化程度不斷提高的形勢下，企業(yè)檔案信息工作如何適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化，進而提升企業(yè)檔案信息工作管理水平。我們經(jīng)過幾年的探索實踐，在完善檔案信息體制機制、建立健全企業(yè)檔案資源體系，把日常收集與重大活動文件材料收集相結(jié)合，積極參加重大建設(shè)項目驗收，重大活動、重點工作文件材料收集和歸檔工作。建好三個平臺、建立健全企業(yè)檔案利用體系。在內(nèi)部網(wǎng)站、外部網(wǎng)站、LED顯示屏播放三個平臺上，把分散的檔案信息資源，分門別類地科學地整合起來，充實虛擬檔案庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。強化檔案實體安全與計算機信息網(wǎng)絡(luò)安全，建立健全企業(yè)檔案安全體系。把檔案庫安全與網(wǎng)絡(luò)信息安全，放在同等重要的位置重視，提高檔案信息的安全保密防護水平。

大同市供水排水集團是根據(jù)《大同市人民政府關(guān)于推進城市供水排水管理體制改革的決定》（同政發(fā)【2008】125號）文件精神，于2009年3月完成工商登記手續(xù)正式成立，大同市供水排水集團有限責任公司作為集團母公司，承擔集團管理職能，集團下屬6個子公司，是市政府授權(quán)特許經(jīng)營城市涉水事務(wù)的機構(gòu)。集團公司目前共管理深水井103眼，75mm以上輸配水管線871公里，10千伏專用配電線路119公里，各種設(shè)備3154臺，日供水量27萬立方米，擔負著全市120萬人口和4011個工商企事業(yè)單位的供水重任，服務(wù)用戶60852戶。具有兩大類135個參數(shù)的水質(zhì)檢測能力，其中生活飲用水檢測能力達到國家《生活飲用水衛(wèi)生標準》要求106項中的104項。

檔案工作是黨和國家工作中的不可缺少的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)管理工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作。近幾年來，公司信息部門在省市檔案局館的領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，面對企業(yè)改制改革，保障城市供水排水的新形勢、新任務(wù)對檔案工作的新要求，我們以建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系為目標，嚴格貫徹執(zhí)行檔案收集齊全完整、管理科學規(guī)范、保管安全可靠、利用便捷高效的原則。以提供檔案信息為己任，通過建立網(wǎng)上虛擬檔案庫與實體檔案庫相互依托、互相補充的模式、整合檔案信息資源。堅持把收集企業(yè)內(nèi)部信息與外部信息相結(jié)合，把收集紙質(zhì)檔案信息與電子檔案信息相統(tǒng)一。在檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制等方面取得了一定的成績。為企業(yè)生產(chǎn)、營銷、基建、管理等項工作的順利完成，提供了檔案信息支持服務(wù)和計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持服務(wù)。

一、進一步完善檔案工作體制機制，堅持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。

公司檔案信息工作由信息處負責集中管理。分別有基建檔案、會計檔案、設(shè)備檔案、營銷檔案、黨、政、工管理檔案、榮譽實物檔案。聲像檔案等共59528卷。組織人事檔案由人事處、組織部，按照上級勞動人事、組織部門的要求進行管理。為了企業(yè)信息化建設(shè)的需要，1999年公司將檔案館與計算機室合并組建為信息處，把檔案管理人員與計算機管理人員相結(jié)合，現(xiàn)有大專以上的計算機專業(yè)與檔案專業(yè)的人員10人。為科學整合檔案信息資源，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)打下了堅實的人才基礎(chǔ)。

每年年初，由信息部門編制新年度的檔案工作計劃，包括檔案工作經(jīng)費計劃、大修更新計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，列入公司生產(chǎn)經(jīng)營大修更新計劃匯編中實施。公司考核部門再與各部門單位簽訂目標責任書。每個單位部門的責任書都有文件材料歸檔的內(nèi)容。形成了檔案信息部門既是考核部門。又是被考核部門，相互制約，互相監(jiān)督的機制。公司領(lǐng)導(dǎo)在檔案信息專業(yè)人員配備、檔案信息管理制度建設(shè)、檔案信息經(jīng)費劃撥上，予以檔案信息工作大力支持和高度重視。為維護文件材料的完整率和準確率，從體制、機制上保障了企業(yè)檔案信息管理工作的順利進行。

去年以來，根據(jù)公司修訂企業(yè)標準的要求，我們不斷完善檔案信息管理制度，對于不適應(yīng)檔案工作需要的制度，參照國家標準，結(jié)合企業(yè)的實際情況進行修訂。適時更新文件材料的歸檔范圍，文件材料整理規(guī)范等制度。同時，廢止部分過時的檔案信息管理制度。在各部門單位的工作管理職責中，增加文件材料歸檔、電子文件歸檔的內(nèi)容。與時俱進，形成上下、左右都重視文件材料歸檔和檔案工作的氛圍。

針對機關(guān)處室機構(gòu)調(diào)整，人員變化的情況，加強對調(diào)整后的兼職檔案員和信息安全員的專業(yè)技術(shù)知識培訓教育。積極參加市檔案局、市公安局網(wǎng)監(jiān)處、市互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會組織的檔案知識、計算機安全知識培訓班。學習新知識，新技能，不斷提高專職和兼職檔案、信息網(wǎng)絡(luò)安全人員的專業(yè)素質(zhì)。

二、把日常收集與重大活動文件歸檔相結(jié)合，建立健全企業(yè)檔案資源體系。

每年年中，信息部門按照檔案工作計劃和考核職責，積極指導(dǎo)各部門上年度產(chǎn)生的文件材料的歸檔工作，認真接收、整理、分類、編目、統(tǒng)計。在堅持日常收集與從重大活動中收集文件材料的工作中，采取了多種途徑、方式和手段并行：

（一）參加重大建設(shè)項目驗收。檔案管理人員積極參加工程管理部門組織的城市供水管線工程竣工驗收。在對道路管線改造、新敷設(shè)管線工程和水表出戶工程驗收中，堅持做到圖紙資料與電子檔案移交同步。對于因為各種原因不能按時移交竣工檔案的情況，采取了以下措施：1、與負責工程管理的部門面對面催交。2、在工作匯報會議上提出催交，請主要領(lǐng)導(dǎo)重視。3、在工程驗收表上，注明未交工程檔案和應(yīng)交電子檔案名稱。4、是直接催交工程施工單位盡快移交。5、是年底根據(jù)公司的整體安排，對有關(guān)部門年度歸檔工作進行績效考核打分。對未歸檔的部門單位提出處罰意見。通過上述手段，直到工程紙質(zhì)和電子檔案移交齊全、完整為止。

（二）參加重大活動、重點工作。做好上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作，重大會議活動、專項活動過程中的文件材料收集工作。

1、接到有關(guān)部門通知后，立即派本處攝像人員前往拍照攝像。編輯加工轉(zhuǎn)發(fā)至公司內(nèi)部網(wǎng)站保存。2、從參與主辦部門人員的照相設(shè)備復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)文字照片。3、從當?shù)氐膱蠹埦W(wǎng)站、電視臺收集與公司有關(guān)的視頻、文字、照片添加到公司內(nèi)外網(wǎng)站上。

（三）做好日常檔案信息收集、歸檔工作。endprint

凡是與公司供排水有關(guān)的內(nèi)部公文和外部的報紙上的新聞、照片、視頻都是本部門收集的范圍。

我們主要通過下發(fā)大事記表，歸檔通知書、電子郵件等傳統(tǒng)和現(xiàn)代相結(jié)合的方式手段，全方位的收集文字、圖形、照片等檔案信息。對從大同日報、晚報網(wǎng)站、公司文印室、工程設(shè)計等部門電腦共享收集到的工程設(shè)計竣工圖紙、黨、政、工管理性的公文等電子檔案，及時添加在內(nèi)部網(wǎng)站相應(yīng)的欄目，對于重要圖形文件網(wǎng)站信息，年底用刻錄機刻錄光盤備份一次，以備查詢。 對于企業(yè)集體、個人榮譽實物、證書、錦旗、企業(yè)重大活動產(chǎn)生的老舊黑白、彩色照片，運用掃描儀進行掃描，保存在內(nèi)部網(wǎng)站照片庫欄目內(nèi)，便于瀏覽，或者制作圖板進行展覽。

（四）優(yōu)化室藏檔案的質(zhì)量，銷毀超期檔案資料

在不斷做好檔案接收、提供利用的工作中。近十年來，我們十分注重優(yōu)化室藏檔案的質(zhì)量，銷毀超期檔案資料，提高檔案庫房設(shè)施的有效利用率。對于檔案庫房有限，檔案數(shù)量增長無限的狀況，對超過保管期限的會計、營銷用戶檔案，按照會計檔案保管期限表的規(guī)定，已于2006年和2013年分別銷毀了兩次。均經(jīng)過公司財務(wù)部門審驗、鑒定和公司領(lǐng)導(dǎo)、市國資委、市保密局等上級部門審批同意，予以銷毀。為新接收檔案安全存放、優(yōu)化檔案質(zhì)量提供了空間，從而實現(xiàn)了檔案有進有出、有序管理的良性循環(huán)。

三、建好內(nèi)外網(wǎng)站顯示屏三個平臺，加強檔案編研工作，建立健全企業(yè)檔案利用體系。

（一）建好三個平臺，搞好檔案信息資源共享

把分散的檔案信息資源，在內(nèi)外網(wǎng)站上分門別類地、科學地整合起來，充實虛擬檔案庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

1、在公司內(nèi)部網(wǎng)站上設(shè)立了70多個一級欄目，涵蓋了黨政工生產(chǎn)、營銷、工程、設(shè)備等部門單位，集公文、論文、視頻、聲音、圖片等為一體。檔案信息欄目有：檔案目錄、檔案經(jīng)驗、大事記等欄目。十年來，添加信息5000多條，300多萬字，機關(guān)各處室領(lǐng)導(dǎo)員工瀏覽內(nèi)網(wǎng)113000人次。

2、在本部門負責的外部網(wǎng)站，除了建立有適宜公開的檔案工作經(jīng)驗新聞的檔案信息欄目外，還設(shè)立了與民生相關(guān)的水質(zhì)公報、供水價格、水源概況、服務(wù)站點三十個一級欄目。建立公司網(wǎng)站十年來，共有社會各界人士138000人次瀏覽了網(wǎng)站。

3、在辦公樓一層大廳電梯旁，安裝運行的LED顯示屏上，適時地播放檔案法規(guī)、企業(yè)榮譽、重要公文等信息，在這個五平米的雙色顯示屏上，每天都在傳播檔案信息和檔案文化，宣傳檔案和檔案工作，提高了全體領(lǐng)導(dǎo)、員工的檔案意識和檔案法制觀念。三年來，顯示屏共播放各類信息450條。

（二）開展編研工作 主動提供檔案信息服務(wù)

由于我們在內(nèi)部網(wǎng)站上建立了虛擬檔案庫，不只各部門領(lǐng)導(dǎo)員工查詢?yōu)g覽相關(guān)信息方便、快捷，而且為檔案編研工作創(chuàng)造了便利條件。近幾年來，圍繞公司的中心任務(wù)，有針對性的開展編研工作。先后通過內(nèi)部網(wǎng)站信息和檔案信息匯編企業(yè)集體個人榮譽匯編、企業(yè)大事記、土地證匯編、綜合數(shù)據(jù)匯編、城市供水管網(wǎng)圖集匯編、水源井數(shù)據(jù)、會議紀要等十多種匯編。除了為機關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)提供外，還為分散、偏遠、查檔、瀏覽內(nèi)網(wǎng)不便的單位，提供紙質(zhì)匯編檔案信息和電子光盤信息、郵件信息服務(wù)。

（三）加快企業(yè)營銷系統(tǒng)信息化進程

近幾年，隨著城市建設(shè)迅猛發(fā)展，供水用戶逐年快速增加，對供水服務(wù)質(zhì)量提出新的要求。公司現(xiàn)有的營銷收費軟件，經(jīng)過近十年的收費實踐，在用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，信息資源共享方面存在著不完善之處?，F(xiàn)有的服務(wù)模式，難以滿足用戶不斷增長的服務(wù)需要，為此，計劃更新并擴大營銷收費系統(tǒng)的功能，增加表務(wù)管理、報裝系統(tǒng)，已經(jīng)通過公開招標形式，確定了營銷軟件開發(fā)商為公司開發(fā)營銷軟件。標志著公司信息化建設(shè)又上了一個新臺階。

四、強化檔案實體安全與計算機信息網(wǎng)絡(luò)安全，建立健全企業(yè)檔案安全體系

（一）加強檔案庫房管理，確保檔案信息安全

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富。檔案庫房是檔案信息的重要儲藏地。公司檔案庫房現(xiàn)有面積140平方米。有兩節(jié)六層檔案密集架20列。根據(jù)檔案庫房的管理規(guī)定，在玻璃窗上加裝防光、防塵窗簾。配備了滅火器并一年一更換。在庫房內(nèi)部張貼了嚴禁煙火標識牌以及檔案庫房管理制度。嚴格實行檔案庫房與閱覽室分開的規(guī)定。查檔者均在閱覽室等候查閱。

（二）加強信息網(wǎng)絡(luò)安全工作，簽訂網(wǎng)絡(luò)安全責任書

公司現(xiàn)有計算機220臺，包括局域網(wǎng)電腦120臺。全部接入了互聯(lián)網(wǎng)，均由本部門進行技術(shù)指導(dǎo)、維護和安全管理。為了確保計算機及網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，公司信息部門與全部45個機關(guān)處室和基層單位的主要負責人簽訂了網(wǎng)絡(luò)信息安全責任書，一年一簽。明確了不得從事什么，嚴禁什么，需要建立什么等內(nèi)容，確定和上報分管網(wǎng)絡(luò)的領(lǐng)導(dǎo)與信息安全員名單。形成了一把手高度重視，安全員具體負責的格局。

（三）加強對重要信息系統(tǒng)安全保密檢查，提升安全防護能力

認真落實信息部門與各處室、基層單位簽訂的《信息安全責任書》和公司的《計算機及網(wǎng)絡(luò)的管理規(guī)定》，定期對重要部門單位的信息系統(tǒng)進行重點安全檢查。主要是營銷、生產(chǎn)、財務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，不同網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間分離、信息數(shù)據(jù)添加審核保密等項工作的安全檢查。對重視不夠和表現(xiàn)突出的部門單位，進行通報表揚或批評。推動各單位部門像重視生產(chǎn)、工程安全一樣重視信息網(wǎng)絡(luò)安全，有效地提高了集團公司信息系統(tǒng)安全、保密管理水平。

五、加強檔案信息工作的宣傳報道。

通過內(nèi)部、外部的不同渠道，以文字、圖片的方式宣傳檔案信息工作。

（一）對于借閱檔案后產(chǎn)生的有突出的社會、經(jīng)濟效益實例，我們編寫成檔案利用效果實例匯編，在公司內(nèi)部的‘大同供水刊物上發(fā)表刊登，進行廣泛的宣傳報道。（二）在檔案庫房的外圍樓道玻璃窗上，制作了十塊與企業(yè)榮譽、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、題詞、水源工程、檔案信息工作、表彰會、公司廠容廠貌有關(guān)的照片展板。（三）每年總結(jié)檔案信息工作的有益經(jīng)驗，撰寫成經(jīng)驗材料或者論文，積極參加山西省檔案學會、大同科協(xié)、中國水協(xié)組織的年會、論文征集活動或者論文研討會。

近十年來，企業(yè)檔案信息工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)重視下，穩(wěn)中求進、開拓創(chuàng)新。在檔案信息管理體制、服務(wù)機制、檔案資源建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、檔案信息安全保護等方面取得了較大的成績。共計有企業(yè)內(nèi)部和社會各界的252173人次瀏覽了公司內(nèi)、外網(wǎng)站的檔案信息。為企業(yè)供排水工程設(shè)計、施工、生產(chǎn)、經(jīng)營等部門單位的有關(guān)供水管線鋪設(shè)、管漏搶修、土地糾紛、房屋過戶、財務(wù)審計等工作的2900人，提供檔案信息5100卷。產(chǎn)生了較好的經(jīng)濟效益和社會效益。受到了公司領(lǐng)導(dǎo)、省檔案局、市檔案局、市統(tǒng)計局、市互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會的好評。先后被大同市政府授予全市檔案工作先進集體、全市公眾信息展示特殊獎等稱號。

（作者單位：大同市供排水集團有限責任公司信息處）endprint