關(guān)于法院檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)建議

解冰

近年來(lái)，隨著審判業(yè)務(wù)的激增和法院人員的不斷增加，各級(jí)各地法院正在大量新建審判大樓。但由于工程建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位和施工單位對(duì)檔案工作的重視程度不夠，對(duì)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范不了解，致使許多法院檔案室建設(shè)不符合要求。本文將結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)法院檔案室建設(shè)進(jìn)行深入研究，提出如下建議。

一、提高重視、舍得投入

人民法院檔案指各級(jí)人民法院在審判工作和其他工作中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本機(jī)關(guān)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。①其中訴訟檔案尤為重要，訴訟檔案是案件審判過(guò)程的真實(shí)記錄，是做好審判活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件，是維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的憑證，是研究司法活動(dòng)的重要素材，是國(guó)家制定法律、政策的必要依據(jù)。

由于經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、人民法律意識(shí)普遍提升，訴訟案件增加，由此產(chǎn)生的訴訟檔案數(shù)量特別大，居各機(jī)關(guān)檔案庫(kù)存量之首，一般可達(dá)十余萬(wàn)卷，多的甚至幾十萬(wàn)卷，有“小檔案館”之稱。而且訴訟檔案借閱利用頻繁，無(wú)論是法院系統(tǒng)審理案件的需要，還是檢察、公安、紀(jì)檢、監(jiān)獄等部門的業(yè)務(wù)需要，無(wú)論是律師查閱還是當(dāng)事人查閱，都需要大量查找案卷、復(fù)印案卷。

因此應(yīng)高度重視法院檔案工作，不僅要為檔案室提供足夠的空間存放現(xiàn)有檔案，還要預(yù)留出三十年的檔案存放空間；不僅要建設(shè)檔案庫(kù)房，還要有足夠大的閱檔室以供多人查閱利用；不僅要三室分設(shè)，還要建檔案整理室、數(shù)字化處理室，而且要結(jié)合“審判區(qū)和辦公區(qū)分離”的法院審判樓建設(shè)原則，合理布局檔案室各功能用房。對(duì)檔案工作的重視還應(yīng)體現(xiàn)在及時(shí)咨詢檔案部門及專家學(xué)者建設(shè)檔案室的意見(jiàn)，大力投入財(cái)力、物力提升檔案的保存環(huán)境，配備檔案人員、增加檔案待遇等方面。

二、全程介入、發(fā)揮作用

審判樓的建設(shè)需要一個(gè)較長(zhǎng)周期，短則三四年，長(zhǎng)則八九年，要經(jīng)歷籌劃、審批、選址、設(shè)計(jì)、施工、裝修等等環(huán)節(jié)才能最終交付使用。作為主辦者要考慮到各個(gè)方面的專業(yè)要求，如審判庭、羈押室、機(jī)房等，這其中最復(fù)雜最具專業(yè)性的是檔案室，因?yàn)樗鼘?duì)選址布局、溫濕度、防潮防水、防光防紫外線、防塵防污染、防火防盜等都有特殊的要求。而可以參考的建筑文獻(xiàn)僅有《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，沒(méi)有具體的檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這就需要檔案人員利用自己的專業(yè)知識(shí)參與到法院審判樓的建設(shè)中來(lái)，隨著審判樓建設(shè)的推進(jìn)提出準(zhǔn)確、專業(yè)、實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)的檔案室建設(shè)意見(jiàn)，盡而提高法院檔案室的建設(shè)水平。具體來(lái)說(shuō)需要在以下方面做好咨詢建議工作：

（一）、審判樓設(shè)計(jì)階段

此階段為建設(shè)單位委托設(shè)計(jì)單位對(duì)審判樓進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)內(nèi)容包括總體外觀形象、各樓層的布局、各功能用房的設(shè)置及審判樓的裝飾風(fēng)格等等。此時(shí)本院檔案部門應(yīng)對(duì)檔案室位置安排、布局、庫(kù)房大小、承重及防火防高溫設(shè)備的安排等方面提出意見(jiàn)，力求對(duì)檔案室的設(shè)置專業(yè)規(guī)范，方便利用。

（二）、施工階段

施工階段跨越的時(shí)間較長(zhǎng)，一般在2-3年，涉及主體框架、門窗地磚、電氣管線及消防設(shè)備安裝等方面，在此期間檔案人員需要多次到施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地查看檔案室的建設(shè)情況，重點(diǎn)關(guān)注檔案室布局是否合理、承重是否達(dá)到、門窗設(shè)置是否合適、使用材料是否合規(guī)、設(shè)備使用是否恰當(dāng)?shù)鹊?，?duì)于有違建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要立即提出，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)以求改正。同時(shí)還要合理規(guī)劃庫(kù)房設(shè)備位置，如密集架、自動(dòng)滅火設(shè)備、自動(dòng)溫濕度設(shè)備等，如有必要可以召集相關(guān)供應(yīng)商協(xié)商確定各自設(shè)備的位置，力爭(zhēng)互不影響、合理布局。

（三）、竣工驗(yàn)收階段

此階段主要是檢查各方面是否合乎要求、細(xì)節(jié)處理是否到位，是建筑工程最后查漏補(bǔ)缺的階段。對(duì)于檔案室而言，主要是檢查門窗材質(zhì)安全性，各種管線是否有破損裸露，插座燈管是否合規(guī)夠用、滅火設(shè)備的安置調(diào)試、監(jiān)控設(shè)備的成像效果、防盜報(bào)警裝置的效果等等，確保安全使用，質(zhì)量合格。

三、遵照規(guī)范、細(xì)化要求

（一）、位置布局

為保證檔案防潮、防水、防光、防火等要求，檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗漱間、配電室等可能危及檔案安全的地方，并且不應(yīng)安排在頂樓、地下或樓兩側(cè)。

檔案室應(yīng)設(shè)置庫(kù)房、辦公室、閱卷室、整理室、數(shù)字化處理用房、機(jī)房等功能用房，布置各類用房位置，力求功能合理，流程便捷，避免交叉。庫(kù)房與各功能用房之間應(yīng)有分隔，且應(yīng)保證檔案?jìng)魉桶踩槙场?/p>

閱檔室應(yīng)設(shè)置在方便當(dāng)事人的位置，門口應(yīng)朝向當(dāng)事人通道區(qū)域，窗應(yīng)采取遮陽(yáng)措施，避免陽(yáng)光直射，還要注意自然通風(fēng)。二層及二層以上的檔案庫(kù)房應(yīng)單獨(dú)設(shè)置垂直運(yùn)輸設(shè)備。檔案庫(kù)房?jī)舾卟粦?yīng)低于2.4m，應(yīng)設(shè)兩個(gè)獨(dú)立的出入口，屋頂采取保溫隔熱措施，通風(fēng)要順暢。檔案庫(kù)房樓板承重必須達(dá)到樓面均荷載5kn/m2；采用檔案密集架的，不應(yīng)小于12kn/m2。②窗戶應(yīng)盡量減少，并不得采用跨層或跨間的通長(zhǎng)窗。

（二）、檔案裝具

檔案裝具一般采用密集架，有條件的可以選用智能密集架，在布置檔案裝具時(shí)應(yīng)考慮工作人員管理檔案和存放各種保護(hù)設(shè)備的空間。密集架應(yīng)擺放在于窗戶垂直的位置，主通道凈寬不小于1m，以1.5m為宜，兩行裝具間凈寬不應(yīng)小于0.8m。裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m，裝具頂端與房頂之間隔不小于0.5m。

（三）、“八防”設(shè)備設(shè)施

防火方面，應(yīng)嚴(yán)禁煙火。線路鋪設(shè)必須為暗線，且線材、開(kāi)關(guān)、插座必須符合要求。照明燈應(yīng)選擇防紫外線燈或白熾燈，并加裝防爆罩，禁止使用日光燈。③防火設(shè)備建議選用自動(dòng)防火報(bào)警及滅火系統(tǒng)，安裝感煙探測(cè)器和感溫探測(cè)器，一旦出現(xiàn)火情，立即報(bào)警，并自動(dòng)啟動(dòng)滅火系統(tǒng)進(jìn)行滅火。滅火設(shè)備可以選擇高壓二氧化碳、高壓細(xì)水霧、三氟甲烷或七氟丙烷等。④庫(kù)房門應(yīng)為防火防盜門。

防高溫、防潮方面，溫度應(yīng)在14-24℃，相對(duì)濕度為45-60%。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備，有條件的安裝恒溫恒濕空調(diào)或溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)，以確保檔案保存的溫濕度環(huán)境。根據(jù)庫(kù)房大小配備合適數(shù)量的自動(dòng)溫濕度儀，定時(shí)段打印溫濕度記錄情況。檔案庫(kù)房不宜安裝水（氣）暖，上下水管禁止通過(guò)檔案庫(kù)房。endprint

防盜方面，應(yīng)安裝防盜窗、防盜門，有條件的要安裝防盜報(bào)警裝置及視頻監(jiān)控系統(tǒng)，具體包括紅外線探測(cè)器、玻璃破碎探測(cè)器、攝像頭及監(jiān)視器等等。

防塵方面，應(yīng)配備吸塵器定期清理塵土，并安裝消毒滅菌設(shè)備定時(shí)對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行消毒。

防光方面，應(yīng)安裝防光窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。

防磁輻射方面，對(duì)光盤檔案等磁性記錄介質(zhì)，要配備防磁柜，并定期進(jìn)行檢查。

防蟲(chóng)防鼠方面，要及時(shí)投放防蟲(chóng)鼠藥，有條件的可以安裝電子殺蟲(chóng)儀。

四、廣泛交流、緊盯施工

檔案室的建設(shè)一勞永逸，設(shè)計(jì)的好方便日后檔案管理工作，設(shè)計(jì)不合理、不規(guī)范，日后補(bǔ)救起來(lái)很困難，勢(shì)必影響檔案員的工作效率，影響查檔調(diào)卷工作，甚至影響檔案的保存壽命。因此檔案室的建設(shè)無(wú)小事兒，要多方交流學(xué)習(xí)，廣泛征求意見(jiàn)，合理規(guī)劃布局，緊盯設(shè)計(jì)施工，才能完美無(wú)缺。

（一）、多方學(xué)習(xí)交流

查找《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)的具體要求，學(xué)習(xí)檔案保護(hù)技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，咨詢檔案行政管理部門的意見(jiàn)，遍訪先進(jìn)檔案管理單位，結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出切實(shí)可行的建議，經(jīng)過(guò)與設(shè)計(jì)方、施工方等多方會(huì)商，形成最終解決方案。

（二）、緊盯設(shè)計(jì)施工

檔案室建設(shè)是隨著審判樓的建設(shè)而進(jìn)行的，這就注定是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、需投入大量精力、長(zhǎng)久耐心的工作，不僅要有鍥而不舍的決心，更需要辛苦奔波的努力。要及時(shí)主動(dòng)向主管院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案室建設(shè)情況，及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系設(shè)計(jì)、施工單位修改調(diào)整檔案室建設(shè)方案，及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系基建負(fù)責(zé)同志反映檔案室建設(shè)要求、協(xié)調(diào)配置檔案相關(guān)設(shè)備設(shè)施。要以主人翁的姿態(tài)緊盯設(shè)計(jì)、施工，發(fā)現(xiàn)不符合建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的做法，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，督促改正落實(shí)。

檔案室建設(shè)是費(fèi)心勞力的，這既是對(duì)檔案人員專業(yè)素質(zhì)的考驗(yàn)，也是對(duì)檔案人員溝通協(xié)調(diào)能力的鍛煉。檔案室建設(shè)是需要資金支持的，既要大力投入、舍得投入，又需要檔案人員縱觀全局精打細(xì)算，把錢用在刀刃上。只有抱著建設(shè)新型、一流、現(xiàn)代化檔案室的愿望才能把檔案室建設(shè)好，才能適應(yīng)日后數(shù)字化檔案室的要求。

（工作單位：唐山市中級(jí)人民法院）

參考文獻(xiàn)：

[1]、人民法院檔案工作規(guī)定 法發(fā)[2012]11號(hào) 2012.6

[2]、檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

[3]、檔案室建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn) 東檔法[2012] 6號(hào) 東營(yíng)市檔案局 2012.2

[4]、對(duì)檔案庫(kù)房滅火設(shè)備選用的一點(diǎn)思考 上海市檔案館科技處 2005.11endprint