關(guān)于太鋼電子文件光盤接收與驗收要求的幾點思考

常建斌

太鋼150萬噸改造項目開工以來，太鋼檔案管理部全體成員精神抖擻的投入到分管的項目中去，為有機會參與這一太鋼有史以來最大最先進的技改項目而感到驕傲與自豪。但是如何對這一項目檔案進行管理和驗收，大家都覺的延續(xù)原來的一些方法又不太適應新的形勢，檔案管理如何做到與無與倫比的150萬噸不銹鋼改造實體工程相匹配，項目檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，尤其是竣工圖紙電子版如何接收更是一個新事物，感到十分迷惘。檔案管理部相關(guān)專業(yè)人員多次深入各項目經(jīng)理部進行調(diào)研，集中學習熟悉國家相關(guān)業(yè)務標準，匯集大家多年工程檔案管理工作經(jīng)驗，提出了項目檔案管理太鋼電子文件光盤接收與驗收要求的一系列思路和方法，完善了檔案相關(guān)制度，使項目檔案管理電子文件光盤接收與驗收工作進入了一個新時期，上了一個新臺階。

一、對光盤文件的總體要求：

㈠歸檔的電子文件的光盤面上必須貼有明顯的、不易擦除的標簽，該標簽由太鋼檔案管理部負責印制提供。標簽上需注明以下內(nèi)容： ⑴檔號：標識本文件的檔案編號。由太鋼檔案管理部編制填寫。⑵光盤編號：標識本光盤的序列編號。格式為X/Y，X、Y均以阿拉伯數(shù)字表示。其中Y為本項目電子版光盤數(shù)量號，X為本光盤的序列號。例如：1/3表示本項目共有光盤3張，本光盤為第1張。由光盤制作單位填寫。⑶項目名稱：標識本項目的正式工程名稱。由光盤制作單位填寫。⑷設(shè)計單位名稱：標識設(shè)計單位的全稱。由光盤制作單位填寫。⑸移交日期：標識移交的公歷日期，格式為××××年××月××日，數(shù)字均以大寫方式表示。例如：二00六年十一月十八日。由太鋼相關(guān)項目經(jīng)理部填寫。⑹責任人：即光盤移交人，由太鋼相關(guān)項目經(jīng)理部具體經(jīng)辦人填寫。

㈡光盤里的電子文件不得設(shè)密碼。圖紙類電子文件必須是DWG、PDF、TIF中的一種格式，一張光盤內(nèi)文件應該為同一類型。DWG格式的文件，一個電子文件里必須存放一張圖紙（包含本套圖紙的設(shè)計變更也應一張一張存放）；PDF、TIF格式的電子文件必須是一個電子文件存放一張圖紙，必須保證所有電子文件打印后與紙質(zhì)文件一致。

㈢電子文件歸檔移交數(shù)量為只讀單面光盤兩份。

㈣PDF文件，其尺寸與實際圖紙的尺寸必須一致，PDF文件必須可在“Acrobat Read 7.0”環(huán)境下正常打開、打印。

㈤TIF文件的分辨率不得低于400dpi。

㈥CAD文件必須可在“AutoCAD2004“環(huán)境下正常打開、打印，有用特殊字庫設(shè)計的必須提供相關(guān)字庫。

二、光盤組織結(jié)構(gòu)：

㈠每張光盤均須按照分級目錄的形式進行組織管理。

㈡每張光盤的根目錄下須有四個文件和兩個文件夾，分別為：1說明文件（readme.txt）2輔助文件（assist.txt）3著錄文件（著錄.xls）4數(shù)據(jù)文件夾（data）5其他文件夾（other）。

㈢每張光盤的數(shù)據(jù)文件夾（data）專業(yè)（系統(tǒng)）目錄下須有一個著錄文件和相應數(shù)據(jù)文件（夾），分別為：①著錄文件（著錄.xls）②數(shù)據(jù)文件（夾）（data）。

㈣每張光盤的其他文件夾（other）內(nèi)不再建立下級子目錄，也不需設(shè)置各類著錄文件。

㈤光盤目錄組織結(jié)構(gòu)詳見附件一：《光盤根目錄組織結(jié)構(gòu)》。

㈥各文件的文件名、類型及文件內(nèi)容規(guī)定如下：

1說明文件

文件名：readme.txt

文件類型：文本文件

文件內(nèi)容：有關(guān)本張光盤的各種信息。至少應包括光盤參數(shù)、項目名稱、項目編號、設(shè)計單位名稱、移交日期、光盤編號、光盤存儲內(nèi)容、光盤制作單位、光盤一致性（指紙質(zhì)和電子版一致性檢查）單位、閱讀光盤信息所需的硬件環(huán)境。

2輔助文件

文件名：assist.txt

文件類型：文本文件

文件內(nèi)容：列出讀取光盤內(nèi)各種格式電子文件的環(huán)境信息。

3著錄文件

文件名：著錄.xls

文件類型：microsoft office excel文件

文件內(nèi)容：記錄本光盤內(nèi)所存放的圖紙著錄信息。著錄信息中登記號按照著錄編碼規(guī)則統(tǒng)一編制填寫，具體詳見附件2：《關(guān)于著錄文件中登記號構(gòu)成的說明》。

說明：當一個電子文件存放一張圖時，則需要填寫該著錄文件，且應保證一條檔案記錄對應一個電子文件，不能一條記錄對應多個電子文件。若一個電子文件存放一套圖時，則不需要填寫該著錄文件

4數(shù)據(jù)文件夾

文件夾名：data

文件夾說明：

data文件夾用于存儲電子圖紙及資料，根據(jù)專業(yè)的不同， data文件夾下設(shè)十二個專業(yè)文件夾，即：總圖運輸專業(yè)文件夾、工藝專業(yè)文件夾、土建專業(yè)文件夾、給排水專業(yè)文件夾、采暖通風專業(yè)文件夾、熱力燃氣專業(yè)文件夾、計控電訊專業(yè)文件夾、電氣專業(yè)文件夾、設(shè)備專業(yè)文件夾、工程經(jīng)濟專業(yè)文件夾、綜合文件夾、其他文件夾等，文件夾名稱要求統(tǒng)一（見圖一），各專業(yè)的電子文件有序存放于相應文件夾內(nèi)。

各專業(yè)文件夾內(nèi)均須設(shè)立多級子文件夾進行文件管理，每一套圖設(shè)立一個子文件夾（包含本套圖紙的設(shè)計變更）。

如果項目比較大，可以在各專業(yè)文件夾內(nèi)按照單項工程（或系統(tǒng)）建立子文件夾。

如果項目比較小，只涉及到少數(shù)專業(yè)，也可以按照單項工程（或系統(tǒng)）建立系統(tǒng)文件夾。在系統(tǒng)文件夾下存儲相關(guān)電子文件，系統(tǒng)文件夾下設(shè)著錄文件。

十二個專業(yè)文件夾（或者小工程的單項工程文件夾）里還應有各專業(yè)存放電子文件相對應的信息目錄文件即著錄.xls文件。

電子圖紙文件必須是DWG、PDF、TIF三種格式的一種。

5其他文件夾

文件夾名：other

文件夾內(nèi)容：存放相關(guān)字庫、符號庫、數(shù)據(jù)字典、外部參考等保證文件準確還原的環(huán)境文件及其他說明文件。

三、光盤根目錄組織結(jié)構(gòu)

四、關(guān)于著錄文件中登記號構(gòu)成的說明

為了與檔案管理軟件掛接，在“案卷著錄”文件和“文件著錄”文件中需填寫“登記號”。登記號由單位代碼-專業(yè)代碼-系統(tǒng)編碼-流水號組成。以下分別說明各部分代碼的構(gòu)成：

單位代碼：由3位阿拉伯數(shù)字組成，其定義見下表

五、專業(yè)代碼：由2位阿拉伯數(shù)字組成，其定義見下表

六、系統(tǒng)編碼：由3位阿拉伯數(shù)字組成，其定義規(guī)則如下：

對一個大工程下的若干單項工程（或系統(tǒng)），為建立其檔案資料的有機聯(lián)系，需將各單項工程（或系統(tǒng)）進行編號標記，編號由各設(shè)計單位自行編制，從001到999按照順序排列，文件夾名稱前加序號。

例如：太鋼4350m3高爐工程有高爐本體系統(tǒng)、熱風爐系統(tǒng)、出鐵場系統(tǒng)、水沖渣系統(tǒng)等單位工程，可將高爐本體系統(tǒng)編制為001、熱風爐系統(tǒng)編制為002、出鐵場系統(tǒng)編制為003、水沖渣系統(tǒng)編制為004等（序號由設(shè)計單位自行確定），位于各專業(yè)文件夾下的“子文件夾”名稱為“001高爐本體系統(tǒng)”、“002熱風爐系統(tǒng)”、“003出鐵場系統(tǒng)” 、“004水沖渣系統(tǒng)”等。

七、流水號：按照圖紙?zhí)讛?shù)順序排列產(chǎn)生的序號。由3位組成，如001、002……順序下去。

除制定出以上幾個方面的規(guī)定外，在實施過程中對在光盤上粘貼標簽的做法進行了修正，因為發(fā)現(xiàn)光盤在粘貼標簽后對數(shù)據(jù)的讀取產(chǎn)生了不良影響，因此改為要求將相關(guān)內(nèi)容的標簽粘貼于光盤盒上；為了保證光盤內(nèi)容與紙質(zhì)檔案相一致，檔案管理部特規(guī)定了圖紙電子光盤鑒定程序及表格，規(guī)定只有在項目經(jīng)理部專業(yè)人員、監(jiān)理公司專業(yè)人員、工程管理部設(shè)計管理室專業(yè)人員鑒定簽字認可后方能向設(shè)計單位支付設(shè)計費，這樣一來就保證了圖紙電子版的真實有效。

（工作單位：太鋼檔案管理部、館員、太原市尖草坪區(qū)尖草坪街2號太鋼檔案管理部、）endprint