淺談檔案安全管理工作

陳麗萍　劉愛蓮

檔案安全管理是指立檔單位、檔案館對館（室）藏檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。其目的是加強(qiáng)檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命，因此檔案安全管理在檔案工作系統(tǒng)中起著至關(guān)重要的作用。檔案管理中心扎實(shí)開展安全生產(chǎn)基礎(chǔ)建設(shè)工作，認(rèn)真落實(shí)《安全生產(chǎn)法》、《河北省安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》及上級有關(guān)文件精神，牢固樹立“安全第一、預(yù)防為主”的思想，一手抓安全生產(chǎn)基礎(chǔ)管理，一手抓安全生產(chǎn)宣傳教育，采取切實(shí)有效措施，扎扎實(shí)實(shí)做好安全生產(chǎn)工作，堅(jiān)決防范各類安全生產(chǎn)事故的發(fā)生。

一、嚴(yán)格落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任主體責(zé)任，進(jìn)一步夯實(shí)安全生產(chǎn)基礎(chǔ)

不斷建立健全安全生產(chǎn)管理制度，遵循嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則，落實(shí)責(zé)任主體，完善安全生產(chǎn)規(guī)章制度，切實(shí)加強(qiáng)全方位管理，與各科室簽訂安全責(zé)任狀，把安全生產(chǎn)責(zé)任制層層落實(shí)到每個(gè)科室及每一個(gè)工作崗位，責(zé)任明確，各司其職、各負(fù)其責(zé)，相互支持、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，形成安全生產(chǎn)齊抓共管的格局，全力做好安全生產(chǎn)工作。

二、切實(shí)抓好安全生產(chǎn)宣傳教育培訓(xùn)工作，增強(qiáng)人員檔案安全意識

保障檔案安全，是檔案部門的首要任務(wù)和應(yīng)盡的責(zé)任。因此，檔案部門和檔案工作者要掌握信息安全及檔案管理的規(guī)定和知識，促使各級檔案工作者樹立檔案安全意識和 “安全人人有責(zé)”的思想，確保將檔案安全放在檔案工作的重要位置，為檔案安全構(gòu)筑堅(jiān)固的思想防線。檔案管理中心全面深入開展安全工作的宣傳教育，定期對職工進(jìn)行安全培訓(xùn)，并在櫥窗及公示欄開辟安全生產(chǎn)專欄，對安全知識進(jìn)行宣傳，大力營造濃厚的安全生產(chǎn)氛圍，通過教育培訓(xùn)，強(qiáng)化了員工的安全意識，增強(qiáng)了員工關(guān)心安全、支持安全、參與安全的緊迫感和責(zé)任感。

三、建立健全檔案管理應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對各類突發(fā)事件的發(fā)生

突發(fā)事件的緊迫性、信息不對稱性和資源有限性要求快速作出應(yīng)急決策，預(yù)案為準(zhǔn)確研判突發(fā)事件的規(guī)模、性質(zhì)、程度并合理決策應(yīng)對措施提供了科學(xué)的思路和方法，從而減輕其危害程度。檔案管理中心不斷建立健全檔案安全管理工作機(jī)制，預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對災(zāi)害引起危害的應(yīng)急處置措施準(zhǔn)備，加強(qiáng)檔案的安全保障和救災(zāi)能力，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，制定消防、防汛、反恐等各類突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，明確各個(gè)科室及人員在應(yīng)急體系中的職能和作用，并定期組織全體職工進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案演練，不僅可以科學(xué)規(guī)范突發(fā)事件應(yīng)對處置工作，合理配置應(yīng)對突發(fā)事件的相關(guān)資源，而且還提高了應(yīng)急決策的科學(xué)性和時(shí)效性，有助于識別風(fēng)險(xiǎn)隱患、了解突發(fā)事件的發(fā)生機(jī)理、明確應(yīng)急救援的范圍和體系，使突發(fā)事件應(yīng)對處置的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。有利于對突發(fā)事件及時(shí)作出響應(yīng)和處置。有利于避免突發(fā)事件擴(kuò)大或升級，最大限度地減少突發(fā)事件造成的損失。有利于提高全社會的居安思危、積極防范社會風(fēng)險(xiǎn)的意識。

四、定期進(jìn)行安全檢查，切實(shí)加強(qiáng)對重點(diǎn)部位的安全生產(chǎn)管理

安全檢查的目的是通過檢查，可以發(fā)現(xiàn)中心所轄區(qū)域中的不安全（人的不安全行為和物的不安全狀態(tài)）、不衛(wèi)生問題或有何隱患，從而采取對策，消除不安全因素，確保中心安全。同時(shí)利用安全檢查，進(jìn)一步宣傳、貫徹、落實(shí)黨和國家安全生產(chǎn)方針、政策和各項(xiàng)安全生產(chǎn)規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。安全檢查在安全管理中起著至關(guān)重要的作用。檔案管理中心不斷強(qiáng)化安全生產(chǎn)督促檢查工作，并形成定期檢查制度。中心安全工作實(shí)現(xiàn)“季有大檢查、月月有人查、日日有巡查，節(jié)假日節(jié)前安全生產(chǎn)大檢查、不定期專項(xiàng)檢查”的安全檢查制度，對發(fā)現(xiàn)的隱患及整改情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查，對前期檢查發(fā)現(xiàn)的隱患開展“回頭看”，對排查出的各類隱患堅(jiān)決做到“四不放過”，堅(jiān)決杜絕任何安全隱患，確保中心安全。

（一）對重要場所、重點(diǎn)部位的消防安全進(jìn)行檢查

檔案管理中心對所轄管理范圍重要場所、重點(diǎn)部位的消防安全進(jìn)行嚴(yán)格檢查，大力排查治理火災(zāi)隱患，防止因高溫、酷暑、雷電、大風(fēng)、雨水或潮濕造成短路等導(dǎo)致的火災(zāi)事故。檢查庫房溫濕度是否正常，基本達(dá)到“八防”要求、滅火器是否存在過期現(xiàn)象，能正常使用；消防栓有無損壞或丟失；消防水源是否充足；應(yīng)急照明燈是否完好，能正常使用；安全出口、疏散通道是否暢通。

（二）對用電器具的檢查

檔案管理中心認(rèn)真做好消防安全的基礎(chǔ)工作，認(rèn)真做好防觸電工作。對功能房和辦公區(qū)域的電器具進(jìn)行安全檢查，電器備設(shè)安裝是否存在不符合規(guī)格、絕緣不良、電器老化、私拉亂接或超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)等問題。辦公人員在下班時(shí)，是否切斷照明、飲水機(jī)、電腦及其它辦公用電器具的電源，做到人離電斷。

（三）防火防盜安全

檔案管理中心制定防火防盜安全預(yù)案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)中心存在的安全隱患，根據(jù)公司要求定期對滅火器、消防栓等安全器材進(jìn)行更換，確保設(shè)備處于安全狀態(tài)，將安全隱患降到最低點(diǎn)，確保中心安全。

（四）電子檔案安全

利用SEAS7.0實(shí)現(xiàn)對“十大類”檔案中的文書、科技、會計(jì)、實(shí)物、聲像等不同載體的檔案進(jìn)行著錄及實(shí)物掃描工作，可實(shí)現(xiàn)檔案全宗的目錄檢索、圖紙瀏覽、下載等操作。累計(jì)完成11萬余卷冊件檔案資料的著錄及掃描工作，有效的保護(hù)了檔案原件，提高了檔案提供利用的效率。中心高度重視系統(tǒng)安全工作，利用SEAS7.0軟件內(nèi)自帶功能可實(shí)現(xiàn)對用戶的授權(quán)管理，包括檔案使用授權(quán)，并可具體管理到某一卷檔案資料，其安全性有了較大的提高。并根據(jù)新形式的要求在微機(jī)設(shè)備上安裝了隔離卡。隔離卡的作用是將內(nèi)部涉密網(wǎng)絡(luò)和外部公共網(wǎng)絡(luò)之間實(shí)現(xiàn)物理隔離，即內(nèi)部涉密網(wǎng)絡(luò)和外部公共網(wǎng)絡(luò)之間沒有物理連接途徑，即內(nèi)部涉密網(wǎng)絡(luò)和外部公共網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境之間互相排斥，使內(nèi)部涉密網(wǎng)絡(luò)的信息不會外泄，保證內(nèi)部涉密網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全。堅(jiān)持服務(wù)器數(shù)據(jù)每月備份工作，全年服務(wù)器備份12次，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)異地備份。

（五） 檔案安全

安全操作規(guī)程亦稱“安全技術(shù)須知”，“安全技術(shù)細(xì)則”，規(guī)范的操作規(guī)程可以規(guī)范各個(gè)工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。檔案管理中心結(jié)合自身實(shí)際情況，制定檔案安全操作規(guī)程，在收集、整理、著錄等各個(gè)環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的流程，并要求檔案技術(shù)人員要熟悉館藏，提供利用檔案要迅速準(zhǔn)確。利用檔案原則上只準(zhǔn)查閱，不得外借。如有特殊情況，要借閱者須辦妥借閱手續(xù)，借閱時(shí)間不得超過一周。利用者必須愛護(hù)檔案，不得隨意抽頁、涂改、劃圈，轉(zhuǎn)借。 利用者必須辦理登記手續(xù)，并及時(shí)向檔案員反饋使用效果信息。在銷毀的過程中按保管期限的規(guī)定，對過期的檔案編制銷毀清冊。經(jīng)鑒定人員鑒定后，根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)毀人員在銷毀前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)校對，在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案鑒定小組。銷毀清冊應(yīng)永久保存。并且要求檔案庫房達(dá)到“八防”要求。

五、嚴(yán)格做好安全生產(chǎn)值班工作，確保值班期間的安全生產(chǎn)

加強(qiáng)值班工作，是各單位的一項(xiàng)重要工作，是保證工作有序開展的重要措施。檔案管理中心加強(qiáng)值班管理，要求大家在值班期間認(rèn)真執(zhí)行值班制度，切實(shí)做到制度健全、人員到位、責(zé)任落實(shí)，做好交接班登記，班子成員、值班人員時(shí)刻保持通訊暢通，帶班領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)24小時(shí)處于開機(jī)狀態(tài)，值班時(shí)間不得出現(xiàn)飲酒、賭博等情況，保證值班期間的安全，確保提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，做好檔案管理工作不僅可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展，而且對提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

（作者單位：石家莊供水有限責(zé)任公司檔案管理中心 ）endprint