檔案的保密與利用工作探析

呂小兵

摘 要：為了確保檔案得到充分的利用，就應(yīng)加大檔案的開(kāi)放程度和范圍，但是加大檔案的開(kāi)放程度和范圍又容易發(fā)生檔案泄密的情況。如何處理好檔案的開(kāi)放利用和平安保密的關(guān)系，在開(kāi)放檔案利用的情況下做好檔案保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容，本文從檔案管理、檔案開(kāi)放、檔案利用等幾個(gè)方面對(duì)檔案的保密與利用進(jìn)行了研究并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案；保密；利用；工作探析

檔案是一種重要的社會(huì)信息資源。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的社會(huì)價(jià)值越來(lái)越得到體現(xiàn)，檔案保密工作直接關(guān)系到黨和國(guó)家利益、人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，因此要正確處理好檔案開(kāi)放利用和平安保密關(guān)系，在開(kāi)放檔案利用情況下做好檔案保密工作，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值，本文從檔案管理、檔案開(kāi)放、檔案利用等幾個(gè)方面對(duì)檔案的保密與利用進(jìn)行了研究并提出了相關(guān)建議。

一、檔案管理中的保密工作

檔案管理的重點(diǎn)在于庫(kù)房，要按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)興建檔案庫(kù)房，有些單位和企業(yè)資金等條件不足，往往將檔案的庫(kù)房設(shè)在辦公樓內(nèi)，或者成立一個(gè)檔案管理室，值得注意的是，不是每一個(gè)辦公室都可以作為檔案庫(kù)房的，一樓由于接近地面，檔案容易受潮，因此一樓不宜設(shè)置庫(kù)房，另外庫(kù)房的門(mén)窗應(yīng)該進(jìn)行加固處理，防止庫(kù)房被盜。庫(kù)房和閱覽室最好分開(kāi)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理庫(kù)房檔案工作，無(wú)關(guān)人員嚴(yán)格禁止入內(nèi)，為檔案保密工作做好基本保障。檔案的調(diào)閱、查看、銷(xiāo)毀、借用等要嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定辦理，通過(guò)指定的領(lǐng)導(dǎo)人員審批，借閱人認(rèn)真履行登記手續(xù)，按期歸還檔案，對(duì)一些絕密檔案使用結(jié)束后要進(jìn)行檢查、核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)泄密問(wèn)題，要及時(shí)查明原因，做好后續(xù)補(bǔ)救工作，將泄密程度降到最低。檔案管理人員工作中要做到誠(chéng)實(shí)守信、認(rèn)真負(fù)責(zé)，同時(shí)檔案特別是絕密檔案知情人是越少越好，因此要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇有較強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心和高度保密意識(shí)的管理人員，盡職盡責(zé)的為單位、企業(yè)甚至國(guó)家做好檔案管理工作，確保絕密檔案不泄密。

二、檔案開(kāi)放中的保密工作

檔案既要做好保密工作，又要正確的開(kāi)放利用，單純重視檔案的保密性或者無(wú)限擴(kuò)大檔案開(kāi)放利用程度和范圍的做法都是錯(cuò)誤的，在合理開(kāi)放的同時(shí)要做好相應(yīng)的保密工作。

檔案開(kāi)放前要做好基礎(chǔ)工作，提高開(kāi)放檔案卷宗的內(nèi)在質(zhì)量。對(duì)所有檔案要進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)并分別錄入電子系統(tǒng)，提高檔案管理的數(shù)字化水平，適應(yīng)開(kāi)放后檢索和管理的要求，采用多元化的檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案查閱管理的自動(dòng)化，對(duì)重要檔案要預(yù)留好副本，珍貴檔案應(yīng)該進(jìn)行抄錄、復(fù)印、照相等保留，防止發(fā)生遺失或者泄密等情況。

檔案的審查工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案開(kāi)放前的重要工作，要科學(xué)準(zhǔn)確的區(qū)分檔案的主次、重要程度，合理控制檔案開(kāi)放的程度和范圍。按照初審、中審、終審的程序逐級(jí)由檔案管理工作人員、級(jí)別較高的人員和領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，權(quán)衡利弊，合理控制檔案的開(kāi)放程度和范圍，同時(shí)做好保密工作。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》和檔案管理的相關(guān)條例，對(duì)檔案進(jìn)行等級(jí)劃分，做好檔案解密工作，要求檔案管理人員根據(jù)不同的級(jí)別對(duì)檔案采取不同的管理辦法，最大程度和范圍的提高檔案的利用率。檔案保密要遵循檔案的時(shí)效性，有些檔案館過(guò)于注重檔案的保密性，忽視了檔案的解密工作，影響了檔案的開(kāi)放利用。根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》第16條規(guī)定“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”因此做好部分檔案解密工作，合理開(kāi)放檔案程度也很重要。

三、檔案利用中的保密工作

在檔案利用過(guò)程中要做好檔案的利用監(jiān)督，這也是檔案保密工作的一個(gè)重要辦法，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的安全性和完整性。

在檔案利用中要建立和完善規(guī)章制度，在檔案閱覽、外借、復(fù)制、等管理中嚴(yán)格按照制度和程序辦理。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員制定不同的審批手續(xù)，規(guī)定不同的利用范圍，這樣使檔案利用工作有章可循，確保檔案利用中不失密、不泄密及文件完整性。各項(xiàng)規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，方便執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)和改進(jìn)，不斷充實(shí)和完善。

提高檔案利用管理服務(wù)人員的素質(zhì)和服務(wù)水平。政治上要有高度的責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案管理和利用服務(wù)工作；具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，熟悉檔案管理的內(nèi)容和法律法規(guī)及規(guī)章制度，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平；具備較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析檔案利用工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從中把握利用工作規(guī)律；具有敏銳的觀察能力，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的新問(wèn)題。

加強(qiáng)利用監(jiān)督工作，有條件的檔案室和檔案館可以安裝攝像頭或監(jiān)視器。對(duì)平時(shí)看書(shū)劃線或者翻書(shū)沾著口水習(xí)慣的利用者要及時(shí)提醒；對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行查處，以便挽回?fù)p失。

四、正確處理好檔案保密和利用關(guān)系

檔案既要做好保密工作，又要正確的開(kāi)放利用，單純重視檔案的保密性或者無(wú)限擴(kuò)大檔案開(kāi)放利用程度和范圍的做法都是錯(cuò)誤的，在合理開(kāi)放的同時(shí)要做好相應(yīng)的保密工作。在檔案管理中既要把好保密關(guān)，又要做好利用工作，保密檔案的目的是要充分的利用檔案更好的為社會(huì)服務(wù)。我們一定要按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)開(kāi)放公布一切應(yīng)該開(kāi)放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。另外不能忽視檔案的保密工作，在保證國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益不受侵害的情況下公布開(kāi)放檔案。在檔案利用服務(wù)工作中既要積極熱情服務(wù)，又不能忽略檔案保密的原則，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對(duì)不該開(kāi)放利用的或不屬知密范圍的人要嚴(yán)格做好保密工作，避免造成失密和損失。大力做好檔案法、保密法等法律法規(guī)的宣傳工作，提高檔案利用人員的檔案意識(shí)和保密意識(shí)，凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案法、保密法等法律法規(guī)的要果斷依法處理，自覺(jué)執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)，維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人的利益。endprint

用創(chuàng)新的思維方法處理檔案利用服務(wù)和保密工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，作為檔案工作者對(duì)所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源作貢獻(xiàn)。還要有新思路、新方法，研究在檔案開(kāi)放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新特點(diǎn)、新要求，一切從實(shí)際出發(fā)，正確處理好檔案管理中保密和利用關(guān)系，促進(jìn)檔案管理保密和利用工作更好更快開(kāi)展。

在思想認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作中處理好保密與利用工作的關(guān)系，只有合理有效的利用檔案，檔案才有存在的價(jià)值。檔案的利用是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，沒(méi)有利用，檔案管理工作就失去了價(jià)值和生命力。通過(guò)利用檔案，可以大大提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。只重視檔案保密工作不注重檔案利用，只會(huì)失去保密的意義和檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，沒(méi)有限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全、集體和人民群眾的利益造成危害。保密和利用二者都十分重要，兩者是相輔相成、密不可分的有機(jī)整體，檔案工作者在思想認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作中，必須把握處理好二者的關(guān)系，不能有任何偏頗。

五、提高檔案保密與利用的措施

（一）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

科技的發(fā)展在于人才，高素質(zhì)的人才是做好檔案管理的重要保障。加強(qiáng)對(duì)管理人員在檔案規(guī)章制度、業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面的技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案利用程度和范圍，同時(shí)做好保密工作。加強(qiáng)檔案管理人員的道德修養(yǎng)建設(shè)，培養(yǎng)出一批態(tài)度認(rèn)真、嚴(yán)肅謹(jǐn)慎、具有敬業(yè)精神的工作隊(duì)伍，保證管理質(zhì)量。檔案工作人員在政治上要有高度的責(zé)任心和全心全意為人民的精神，熱愛(ài)本職工作，樂(lè)于奉獻(xiàn)。具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉各種相關(guān)制度和法規(guī)，能意識(shí)到檔案工作的重要性，能總結(jié)和分析利用作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從而形成優(yōu)秀的工作能力和觀察能力，做好利用者的工作。

（二）建立和健全檔案保密制度及管理規(guī)范

法律法規(guī)的作用在于法律作為一種行為規(guī)范，對(duì)人們的行為起到指引、評(píng)價(jià)、教育、預(yù)測(cè)和強(qiáng)制的作用，在檔案管理工作中既要檔案保密，又要大膽利用，因此必須要制定一整套嚴(yán)格的保密制度和與之配套的措施作為保障。例如檔案閱覽制度、檔案外借制度、檔案復(fù)印制度等，在檔案管理方面實(shí)行審批制度。嚴(yán)格按照各項(xiàng)制度辦事，每一項(xiàng)工作都有章可循，有法可依。針對(duì)檔案的收管、登記、傳遞、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)采取相關(guān)工作措施，切實(shí)做好檔案管理工作。

（三）重視檔案安全管理，嚴(yán)防安全隱患

檔案安全是檔案工作的重中之重，本著對(duì)黨、對(duì)國(guó)家、對(duì)人民的高度負(fù)責(zé)，檔案工作人員應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性，自覺(jué)從思想上、行動(dòng)上切實(shí)把檔案安全放在首位，定期對(duì)檔案室的安防設(shè)備進(jìn)行檢查，檔案庫(kù)房是存放檔案的場(chǎng)所，是檔案保密的重點(diǎn)，檔案庫(kù)房應(yīng)符合檔案保管的專(zhuān)業(yè)要求。庫(kù)房要與辦公室、閱覽室分開(kāi)做到專(zhuān)房專(zhuān)用，不能是臨時(shí)建筑，應(yīng)該保持堅(jiān)固，要遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，符合防火、防水、放光、防潮的基本要求。堅(jiān)決防止和克服僥幸心理，確保檔案資料萬(wàn)無(wú)一失。

（四）加強(qiáng)交流和溝通

當(dāng)今社會(huì)是信息時(shí)代，閉關(guān)鎖國(guó)只能落后，落后就會(huì)挨打，只有加強(qiáng)國(guó)內(nèi)與國(guó)外之間、企業(yè)與企業(yè)之間、管理人員之間、上級(jí)下級(jí)之間的相互交流，增強(qiáng)檔案管理保密和利用方方面面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這樣才能成長(zhǎng)更快。檔案利用服務(wù)工作是一個(gè)需要極強(qiáng)耐性的工作，因此加強(qiáng)合作交流，擴(kuò)大交流范圍，在前進(jìn)過(guò)程中少走彎路，是將來(lái)檔案利用和管理的必然趨勢(shì)。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中起到無(wú)法替代的作用，正確處理好檔案利用和保密的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案的有效價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理和利用服務(wù)人員在檔案管理、檔案開(kāi)放、檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)中要落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)管，切實(shí)發(fā)揮檔案管理利用水平，更好的為黨和國(guó)家、集體和社會(huì)大眾的利益作出更多更大的貢獻(xiàn)，并為此而不懈的奮斗。

（作者單位：唐山抗震紀(jì)念館）

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