對檔案室室藏檔案案卷質(zhì)量問題的思考

段廣燎

2013年7至10月，我隨局館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)處深入到省屬56個單位（其中一級單位37家、二級單位19家）進(jìn)行檔案工作年度檢查。為期4個月的年檢，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行檔案實(shí)際工作中存在很多問題亟待解決。隨著社會的不斷發(fā)展和各項(xiàng)改革的不斷深入，室藏檔案案卷質(zhì)量問題越發(fā)顯得重要，它關(guān)系到每個單位的正常發(fā)展、關(guān)系到檔案的現(xiàn)代化管理、關(guān)系到檔案信息資源的開發(fā)和檔案的提供利用。質(zhì)量就是效益，室藏檔案案卷質(zhì)量不容忽視。

一、室藏檔案中存在的案卷質(zhì)量問題

1、文件制成材料方面存在的問題：（1）隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案載體出現(xiàn)了多樣化。但綜合檔案室紙質(zhì)載體的檔案仍是數(shù)量最多、最普遍的檔案。有些文件材料使用的紙張質(zhì)量差，已發(fā)黃變脆，老化破損。（2）用紙大小規(guī)格不統(tǒng)一，與卷內(nèi)文件目錄、卷皮等不配套，不但在裝訂時漏頁、掉頁，而且在利用過程中有二次磨損的現(xiàn)象。（3）有些文件的書寫、記錄、定稿、簽署等，使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復(fù)寫紙等不耐久的字跡材料，出現(xiàn)字跡磨損脫落、擴(kuò)散褪變，甚至看不清楚。（4）現(xiàn)在的電子文本僅限于存儲在服務(wù)器、硬盤之中，沒有很成熟的電子檔案歸檔終端模式。

2、文件材料形成過程中存在的問題：（1）文件材料的內(nèi)容、書寫、格式不規(guī)范。文字表達(dá)中邏輯不嚴(yán)，造成理解上的歧義。記錄書寫時，字跡潦草甚至無法辨認(rèn)。漏蓋印章和簽署，以姓代名、制發(fā)時間不詳，沒有主題詞，等等。（2）文件材料不完整，不系統(tǒng)。一是文書處理工作中，忽視“帳外”文件材料的收集。如會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表、規(guī)章制度、調(diào)查研究材料、領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員開會帶回的材料、重要的電話記錄、領(lǐng)導(dǎo)指示的便條、便函等。二是不注重業(yè)務(wù)檔案的平時歸檔工作，使有些文件材料有正件缺附件、有批復(fù)沒請示、有印件無定（草）稿、有轉(zhuǎn)發(fā)文件少原件。為使用便利，一些重要文件散存在有關(guān)部門或業(yè)務(wù)人員手中，隨著時間的推移、人員的變動，文件不知去向。以上情況，破壞了文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，割裂了文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，不能系統(tǒng)反映一個立檔單位的歷史全貌。

3、立卷歸檔中存在的問題：（1）分類大綱有待于進(jìn)一步論證，有的單位是二級分類，有的單位還進(jìn)行四級分類，還有的單位對檔案工作的規(guī)定一概不知，任憑自己想象進(jìn)行分類，甚至連類目號也沒有，查閱檔案憑記憶手工檢索，這樣如更換管理者，查找時就無從下手。（2）歸檔范圍劃分太粗曠，與本單位的實(shí)際情況結(jié)合不很確切，沒有完全按照國家檔案局8號令的規(guī)定落實(shí)，致使歸檔問題把握不準(zhǔn)，玉石不分。（3）保管期限劃分不準(zhǔn)確。一是不同保管期限的文件混合組卷，二是整個案卷錯劃保管期限。（4）分類不清，組卷不合理。不同類別的文件混雜組卷，相同、相近問題的文件分散、割裂，文件組合有相互交叉重合現(xiàn)象，增加了擬定案卷題名的難度。（5）卷內(nèi)文件材料排列混亂不系統(tǒng)、頁碼編排有誤。（6）卷內(nèi)文件目錄填寫不規(guī)范。對責(zé)任者隨意簡稱；文件題名用文種、文號代替，有的還有通知、通報、請示、報告之類的題名，沒有檢索意義；會議記錄無卷內(nèi)文件目錄。（7）案卷題名漏標(biāo)卷內(nèi)主要文件，不能簡明確切揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。（8）案卷裝訂時壓住了字跡。（9）2000年后多數(shù)單位實(shí)行了按件整理，組卷和題名問題得到了解決，但在裝訂上出現(xiàn)的各種各樣的問題，封皮、封底占用了大量的空間，裝訂線的位置及裝訂方法各異，對檔案的保護(hù)技術(shù)和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。（10）本系統(tǒng)與本系統(tǒng)所屬的二、三級單位全宗號不系統(tǒng)、不規(guī)范，出現(xiàn)上下級層次不清、隸屬關(guān)系不明問題等。

二、對室藏檔案案卷質(zhì)量問題的思考

對于案卷質(zhì)量的要求，中央、國務(wù)院辦公廳，國家檔案局在建國以來，特別是近年來，相繼頒發(fā)了一系列明確規(guī)定，經(jīng)廣大檔案工作者的不懈努力，案卷質(zhì)量不斷提高，但以上案卷質(zhì)量存在諸多問題，不能不引起我們的重視和思考。

（一）、案卷質(zhì)量是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容，不能低估它的作用。（1）文件制成的質(zhì)量問題，直接影響檔案的壽命，加大了檔案館修復(fù)、復(fù)制、搶救破損老化檔案人力、財(cái)力的投入。（2）文件材料形成過程中和立卷歸檔的質(zhì)量，關(guān)系到檔案的鑒定、整理、檢索、保管、利用等各環(huán)節(jié)。如案卷質(zhì)量有問題，會給著錄、標(biāo)引帶來一定的難度，使檢索渠道不暢通，不利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。玉石不分，總體質(zhì)量低下，重要檔案束之高閣，影響開發(fā)利用，使不該保管的保管了，已經(jīng)保管的又沒利用好，占用原本已經(jīng)非常有限的庫房和資源，制約了對檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)有序的管理。案卷質(zhì)量問題的后患，使有的檔案工作人員長期把相當(dāng)大的精力放在檔案重新鑒定、整理上，而因種種原因?qū)е碌臍w檔整理不及時，遺留問題多，周而復(fù)始，大量積存，形成惡性循環(huán)，影響檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程，不利于實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式向檔案數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變。

（二）、造成案卷質(zhì)量問題的原因：（1）檔案工作培訓(xùn)不能滿足新形勢檔案工作發(fā)展的需要，有些單位的檔案工作人員毫無檔案意識，缺乏檔案專業(yè)知識，致使歸檔范圍和保管期限難以按規(guī)定落實(shí)。（2）隨著各級檔案室檔案數(shù)量迅速增加，使收集歸檔的案卷質(zhì)量受到一定的影響和沖擊。有些機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對其重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作不是中心工作，可有可無，可緩可急，把眼睛只盯在職能重要和成效較為明顯的處室工作上；有的單位，檔案工作人員變動頻繁，甚至達(dá)到一年兩換；有的檔案工作人員身兼數(shù)職，無睱顧及檔案工作；還有的檔案工作人員不懂檔案工作的特點(diǎn)，又不注重學(xué)習(xí)，閉門造車，室藏案卷質(zhì)量很差。（3）檔案工作制度不健全、不銜接、不配套，缺乏制約機(jī)制。從文件材料的起草到立卷歸檔，沒有一套完整具體的制約措施。有的機(jī)關(guān)或部門不按程序和質(zhì)量要求進(jìn)行文書處理、立卷歸檔工作，有的單位臨時集中抽人突擊立卷、整理，沒有把檔案工作列入常態(tài)化管理中。（4）檔案室與檔案館檔案交接工作的銜接、協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一等問題。根據(jù)各個單位的實(shí)際情況，由檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)各機(jī)關(guān)、單位檔案室的立卷、檔案管理工作。但隨著各部門職能的不斷擴(kuò)展，檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)范圍不斷擴(kuò)大，有限的幾個業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員難以應(yīng)對成千上百個檔案室，在檔案室定級、升級工作考評過程中，案卷質(zhì)量只是其中一個方面（甚至不被列入考評內(nèi)容），產(chǎn)生了檔案室與檔案館移交、接收工作的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不連貫、相脫節(jié)和欠帳多狀況。endprint

（三）、檔案室與檔案館是相輔相承的有機(jī)整體。各級檔案館是國家永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心，是維護(hù)一方行政區(qū)域歷史全貌的記錄主體。檔案室是為國家積累檔案財(cái)富的基地，是綜合檔案館館藏檔案的主要來源。檔案室檔案的案卷質(zhì)量，直接影響到檔案館工作的開展。文件是檔案的基礎(chǔ)，兩者緊密相連， 不是孤立的、割裂的。從文件形成到立卷歸檔，直至永久、長期保存、銷毀的發(fā)展變化過程中，分為不同的階段、不同的環(huán)節(jié)，每個階段或環(huán)節(jié)都是相互制約、相互影響的。只注重檔案永久性保存階段的檔案館工作，而忽視了文書處理、檔案形成階段的檔案室工作，會影響和削弱檔案館重點(diǎn)工作即檔案信息資源的開發(fā)和檔案的提供利用，反過來也制約了包括各進(jìn)館單位檔案信息資源的開發(fā)利用，從而影響一方檔案事業(yè)的整體發(fā)展。

三、規(guī)范優(yōu)化進(jìn)館檔案案卷質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

（一）、依法治檔。規(guī)范優(yōu)化館藏案卷質(zhì)量必須從實(shí)際出發(fā)，從“根源”抓起，即從文檔業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作抓起。拓寬視野，打開文書與檔案業(yè)務(wù)分工界限，推行文書、檔案一體化管理。以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，按照檔案工作的基本原則，科學(xué)地、全方位地對文書、檔案工作的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。把監(jiān)督、檢查《中華人民共和國檔案法》及各項(xiàng)規(guī)定的實(shí)施、執(zhí)行情況與文檔管理工作有機(jī)地結(jié)合起來，加大宏觀調(diào)控力度，使之更具權(quán)威性，消除各種障礙，營造良好的依法行政環(huán)境。

（二）、充分發(fā)揮各主管部門的作用。把文檔工作各環(huán)節(jié)納入機(jī)關(guān)工作目標(biāo)責(zé)任制管理體系，建立一套行之有效的制約手段和措施，實(shí)行總體控制。明確具體工作人員的崗位職責(zé)，健全落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，如文件制成材料質(zhì)量把關(guān)制度、文件的撰寫制度、文件登記制度、平時歸檔制度等等。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍、檔案保管期限表及檔案分類方案等等。并制定相應(yīng)的考評方案，與公務(wù)員考核、業(yè)務(wù)人員考評、職稱評定等掛鉤，獎懲嚴(yán)明，使案卷質(zhì)量人人重視、上下齊抓、持之以恒。

（三）、強(qiáng)化檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)、教育培訓(xùn)的獨(dú)特優(yōu)勢和宏觀管理作用。檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查職能，是執(zhí)法檢查、加強(qiáng)文檔業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作的重要途徑和有力保證。（1）檔案行政管理部門主管的本行政區(qū)域的檔案工作，堅(jiān)持長期列入到人民政府發(fā)展規(guī)劃之中。對檔案工作的考核要納入人民政府每年目標(biāo)管理責(zé)任制考核之列，有效地爭得上級黨委、政府的重視和支持，有利于強(qiáng)化宏觀監(jiān)督、指導(dǎo)和全面推進(jìn)我省檔案工作的規(guī)劃、計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)建設(shè)。（2）全面推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，制定出我省統(tǒng)一的進(jìn)館檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢查驗(yàn)收辦法及制約措施，并要程序化、制度化。規(guī)范檔案室與檔案館的關(guān)系，把機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)建設(shè)同檔案館事業(yè)建設(shè)有機(jī)地銜接起來。全宗號的管理問題以系統(tǒng)為基點(diǎn)，本系統(tǒng)使用一個全宗，將本系統(tǒng)的二、三級單位納入全宗管理體系。監(jiān)督指導(dǎo)與檔案進(jìn)館相一致，并通過實(shí)施統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)總體協(xié)調(diào)、配套、統(tǒng)一，整體提高。（3）檔案室的定級、升級評定與進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)要一致。定級、升級工作是提高檔案管理整體水平、推動檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的有效措施。在制定的標(biāo)準(zhǔn)上要同檔案進(jìn)館協(xié)調(diào)一致。使定級、升級單位的檔案管理達(dá)到一個新水平，能為將來向檔案館移交完整、規(guī)范的檔案。這樣，避免定級、升級單位移交進(jìn)館時重復(fù)勞動的發(fā)生和因此帶來的挫傷定級、升級積極性之矛盾，使檔案館能夠受惠于檔案室定級、升級的勞動成果。（4）檔案教育、培訓(xùn)要根據(jù)機(jī)構(gòu)、人員的實(shí)際情況，結(jié)合工作中普遍存在的具體問題，進(jìn)行崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、專項(xiàng)代培、現(xiàn)場示范、面對面的輔導(dǎo)等。注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，缺什么補(bǔ)什么，什么不懂就教什么，從提高全員的檔案業(yè)務(wù)理論水平、業(yè)務(wù)技術(shù)能力出發(fā)，達(dá)到教育培訓(xùn)的目的。

（四）、檔案館要嚴(yán)把檔案接收進(jìn)館關(guān)。接收人員要嚴(yán)格把握質(zhì)量關(guān)，根據(jù)進(jìn)館規(guī)劃，主動履行職責(zé)，適時深入屬于進(jìn)館序列的單位，發(fā)現(xiàn)問題，及早協(xié)商解決，把案卷質(zhì)量問題解決在館外，嚴(yán)把入館檔案案卷質(zhì)量關(guān)。

（五）、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，提高全員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員要樹立正確的人生觀、價值觀，熱愛本職工作，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。更新知識，與時俱進(jìn)，及時掌握最新的標(biāo)準(zhǔn)、要求，不斷提高自身的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平，保證案卷質(zhì)量規(guī)范優(yōu)化可靠。

（作者單位：山西省檔案局收集整理處）endprint