辦公自動(dòng)化“電子文件 檔案”的發(fā)展趨勢

魏金英

摘 要：辦公管理是公司十分重要的日常工作，企業(yè)信息網(wǎng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部、部門之間信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的信息基礎(chǔ)設(shè)施。辦公自動(dòng)化管理可以提高人員工作效率，規(guī)范工作流程，有利于對(duì)各類資料建立檔案；有利于對(duì)文件進(jìn)行系統(tǒng)管理，提高政策的完整性和連貫性?，F(xiàn)在以計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)為主要手段，利用我廠完善的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境和辦公應(yīng)用系統(tǒng)，為公司提供信息服務(wù)、檔案管理服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門辦公提供服務(wù)，節(jié)約辦公費(fèi)用。

關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化；文件；檔案；發(fā)展；趨勢

1 電子文件的含義

我們的社會(huì)正處在日新月異的電子時(shí)代。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)在辦公室領(lǐng)域和文件形成與交換領(lǐng)域的應(yīng)用日益廣泛，使得以傳統(tǒng)方式形成和傳遞的紙質(zhì)文件材料，都可以使用電子計(jì)算機(jī)來進(jìn)行處理，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件依其產(chǎn)生的工作領(lǐng)域可分為辦公及信息交流的事務(wù)性電子文件和記錄生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件；依據(jù)信息結(jié)構(gòu)、媒體類型和用途可分為：文本文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、音頻文件、命令文件和數(shù)據(jù)文件等等。

2 電子文件的形成及特點(diǎn)

電子文件最早出現(xiàn)在美國和日本。它的產(chǎn)生是人類社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的必然結(jié)果?？萍嫉倪M(jìn)步、辦公效率的提高以及政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展，對(duì)辦公信息的處理提出了高效率、高速度和低費(fèi)用的要求，這就使辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。此后，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備，自動(dòng)處理和管理各類信息，從而形成了大量的電子文件和電子檔案?？傊?，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化電子文件、電子檔案是現(xiàn)代發(fā)展的趨勢。

3 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到辦公室的日常工作中，這從根本上改變了傳統(tǒng)的辦公方法，同時(shí)，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件管理產(chǎn)生了巨大的沖擊。隨著現(xiàn)代化、信息化建設(shè)步伐的加快，新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)得以推廣。

在我廠也采用了先進(jìn)的開發(fā)工具，使得開發(fā)出來的系統(tǒng)界面友好，使用方便。系統(tǒng)從功能上基本覆蓋了我廠的各個(gè)單位、各個(gè)部門，企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)互連，并從技術(shù)上達(dá)到了“無紙”辦公的要求。

3.1 公文管理

公文管理是一項(xiàng)重要日常工作，其中包括對(duì)收文、發(fā)文、會(huì)簽文、雜件等的管理，涉及到單位之間及單位內(nèi)各部門。

本系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的起草，審批、簽發(fā)、發(fā)送、傳閱、查詢、登記、催辦和歸檔等主要過程。不僅可以取代收發(fā)文登記等手工操作，而且還能夠自動(dòng)生成發(fā)文，實(shí)現(xiàn)公文管理自動(dòng)化。

該程序具備一些功能：

（1）收文管理。收文管理里面具備收文登錄、擬辦、辦理、催辦、借閱和歸還、查詢、打印、數(shù)據(jù)備份等功能。

（2）發(fā)文管理。發(fā)文管理具備發(fā)文的登錄、會(huì)簽、查詢、打印、數(shù)據(jù)備份等功能。

（3）公文運(yùn)轉(zhuǎn)。公文運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)包括收文中的公文運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)文中的公文運(yùn)轉(zhuǎn)、公文自動(dòng)立卷。

3.2 檔案管理

檔案管理是又一項(xiàng)重要日常工作，是對(duì)單位各種重要文件存檔、調(diào)閱等業(yè)務(wù)進(jìn)行管理的系統(tǒng)。本系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件種類、標(biāo)識(shí)等要素予以歸類管理和借閱管理；建立查詢記錄，統(tǒng)計(jì)分析等功能。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化與公文管理相結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。

3.3 初步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

以辦公自動(dòng)化為例，它區(qū)別于傳統(tǒng)的“手工辦公環(huán)境”，計(jì)算機(jī)和電子通訊設(shè)備取代了紙、筆，實(shí)現(xiàn)了機(jī)構(gòu)內(nèi)部人事部門、財(cái)會(huì)部門、辦公室等部門之間，以及這些部門和外部機(jī)構(gòu)之間的信息及文件的傳遞。各部門的電子文件生成之后，通過電子數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)無紙的數(shù)據(jù)交換和自動(dòng)處理。

以前業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的大量繁瑣的文件、單據(jù)、表格都以電子的形式在計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上制作、寄送和處理，它加快了業(yè)務(wù)處理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企業(yè)都對(duì)辦公自動(dòng)化情有獨(dú)鐘。

辦公自動(dòng)化能提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)機(jī)關(guān)、部門實(shí)行無紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。電子政務(wù)的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜的工作都在手指的點(diǎn)擊下輕松完成。

4 電子文件控制原則

電子文件的生成、處理，必須依賴于計(jì)算機(jī)才能夠?qū)崿F(xiàn)，離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成，傳遞和識(shí)別，亦無法對(duì)電子文件進(jìn)行任何管理行為。

電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互傳遞，也能夠在不同的載體之間相互復(fù)制，而信息本身不發(fā)生任何變化，這樣就要保證文件的真實(shí)性、完整性、有效性原則。

4.1 真實(shí)性保障原則

電子文件的真實(shí)性是指文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。隨技術(shù)環(huán)境遷移，法律憑證作用維護(hù)其真實(shí)性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實(shí)性的難維護(hù)；二是系統(tǒng)的依賴性。文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。

4.2 完整性保障原則

電子文件的完整性。它是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。它包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶，因此，維護(hù)文件的完整性是文件檔案工作人員的重要職責(zé)。

4.3 有效性保障原則

電子文件的有效性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉(zhuǎn)換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)信息參數(shù)等。對(duì)電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，有效性檢測是技術(shù)分析的內(nèi)容之一。在實(shí)際工作中應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施

5 電子文件管理需解決的一些問題

1、有關(guān)部門加快有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，使電子文件的管理工作有法可依，有據(jù)可查。

2、對(duì)應(yīng)用軟件的文件管理模塊提出相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，并要求應(yīng)用軟件“具備”讀取和轉(zhuǎn)換“標(biāo)準(zhǔn)”文件的功能。

3、加強(qiáng)在管理技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火技術(shù)、防寫措施方面的研究力度，為保證電子文件的真實(shí)、可靠提供有效的技術(shù)保障。

4、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件管理制度，從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用各個(gè)環(huán)節(jié)控制和管理好電子文件。

5、配備質(zhì)量過關(guān)的計(jì)算機(jī)，能到班組最好。

6、要達(dá)到企業(yè)內(nèi)互連網(wǎng)的要求

6 “無紙化辦公”好處多

6.1 鼠標(biāo)一摁，工作效率提高

無紙化辦公，主要是在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來的，通過采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公，采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率，這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。過去，非涉密的發(fā)文、會(huì)議通知、信息等，都需要打印、復(fù)印，然后由文書、通訊員遞送各個(gè)部門，效率很低，在印發(fā)上浪費(fèi)了大量的時(shí)間、人力和物力。各部門的信息不能得到及時(shí)地溝通，造成諸多不便。使用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高，原來需要到處傳送、寄送的文件，現(xiàn)在只要手指一按，幾十份通知瞬間就發(fā)出去了。

6.2 鍵盤一敲，費(fèi)用減少

除了“省力”外，“省錢”也是各大企業(yè)和機(jī)關(guān)采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)辦公系統(tǒng)的另一個(gè)重要原因。網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)就像一臺(tái)無形的截流閥，在不知不覺為企業(yè)節(jié)約了大量資源，削減巨額辦公經(jīng)費(fèi)。既然是網(wǎng)絡(luò)電子文件，那么節(jié)約資源自然首先從節(jié)省紙張開始。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化辦公使得紙質(zhì)文件大量減少，隨之而來的印刷、用紙等辦公費(fèi)用也相應(yīng)縮減。而電子文件的使用及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的開通，則節(jié)約了發(fā)送紙質(zhì)文件所需的辦公費(fèi)、通訊費(fèi)和人力，不僅有效提高了辦公效率，而且能節(jié)省大量相關(guān)辦公開支。（如：墨粉、油墨、板紙、復(fù)印紙等）此外，隨著電子文件的增多，紙質(zhì)文件的減少，也將使各級(jí)政府部門在解決大量“文山”問題上節(jié)約大量人力和空間。另外，電子政務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也能使現(xiàn)有固定資產(chǎn)充分發(fā)揮效用，各盡其能。之前，盡管許多政府機(jī)關(guān)、企業(yè)都配備了電腦，但由于沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，許多電腦都淪為打字機(jī)或游戲機(jī)，電腦的功能發(fā)揮得極少。而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、有協(xié)同辦公系統(tǒng)以后，無紙化辦公，電腦的方便、快捷的作用才得以真正發(fā)揮。希望公司真正利用我廠的協(xié)同辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)真正的辦公自動(dòng)化。

辦公自動(dòng)化管理可以提高人員工作效率，規(guī)范工作流程，有利于對(duì)各類資料建立檔案；有利于對(duì)文件進(jìn)行系統(tǒng)管理，提高政策的完整性和連貫性，避免人為因素帶來的決策失誤；可以快速，準(zhǔn)確傳遞信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)提供依據(jù)。