如何做好新時(shí)期的檔案資料管理工作

摘 要：檔案工作體現(xiàn)檔案價(jià)值和明確檔案工作地位的主要途徑是檔案服務(wù)。在市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的今天，檔案工作人員要認(rèn)清形勢，在這一階段提高檔案工作的能力和水準(zhǔn)。如何才能在新時(shí)期提高檔案資料的管理工作，本文提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案資料管理；工作

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型，技術(shù)檔案和資料情報(bào)成為了現(xiàn)代化的生產(chǎn)力，技術(shù)檔案與資料信息不在是業(yè)內(nèi)的互相相通，而是對外保密，即使轉(zhuǎn)讓也要有補(bǔ)償，這就使得檔案資料的管理的工作越來越難。如何做好新時(shí)期檔案資料的管理工作，使它和時(shí)代共同進(jìn)步發(fā)展，以便更好的發(fā)揮它的作用，這就需要我們?nèi)ソ鉀Q和創(chuàng)新。

1 認(rèn)識到做好新時(shí)期的檔案工作的重要性

新時(shí)期的檔案無論是在記載的媒介、管理的方式，還是服務(wù)的水平和內(nèi)涵都在發(fā)生變化，逐逐漸體現(xiàn)出新時(shí)期的特征。所以管理資料工作人員必須掌握新時(shí)期的發(fā)展形式，從全局和戰(zhàn)略的角度去加強(qiáng)新時(shí)期檔案資料管理工作的責(zé)任感。把新時(shí)期的檔案資料管理工作做好，是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。檔案記錄著一個(gè)人在人類社會生活中的真實(shí)情況，檔案可以是讓我們了解和掌握客觀規(guī)律的重要根據(jù)。檔案資料管理工作具有重要的地位和歷史責(zé)任，檔案上記錄著社會發(fā)展的各個(gè)時(shí)期的文明，可以映射出當(dāng)時(shí)的歷史發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐，這些都是檔案的資料。將檔案資料管理的工作做好，不僅是實(shí)際工作的需要，同時(shí)也是為國家積累財(cái)富。檔案資料管理工作體現(xiàn)了社會主義文化發(fā)展的昌盛，檔案的資料中包含著巨大的精神的力量，可以運(yùn)用檔案資源和其中蘊(yùn)含的文化精神進(jìn)行宣傳和教育，會立即收到成效。檔案可以反映出人類發(fā)展的文明果實(shí)和現(xiàn)代化社會主義的建設(shè)成就，檔案對各級事業(yè)單位和政府的重大事件的決定過程都真實(shí)的記錄了，同時(shí)真實(shí)記錄了也對人民的創(chuàng)造發(fā)明，檔案資料管理工作在社會發(fā)展和建設(shè)的過程中有著越來越重要的意義。所以，檔案資料管理工作者要充分認(rèn)識到檔案資料管理工作的重要性和地位，加強(qiáng)職責(zé)感，用充滿熱情和創(chuàng)新的精神去不斷開展檔案資料管理工作的新面貌，推進(jìn)檔案資料管理工作的發(fā)展。

2 檔案工作管理創(chuàng)新

2.1 管理思路的創(chuàng)新

要對檔案資料管理工作進(jìn)創(chuàng)新，就必須具備創(chuàng)新的意識和創(chuàng)新的愿望，才能有創(chuàng)新的能源[1]。在社會發(fā)展的過程中檔案工作在管理上的工作方法一直是使用傳統(tǒng)而枯燥乏味的方法，使得檔案管理的工作的目標(biāo)只是知足于每年立了多少卷檔案，裝訂的盒數(shù)，提供了多少次的服務(wù)，但是對于市場和群眾的需求以及檔案工作的管理方式是否符合當(dāng)前的發(fā)展形式等都沒有進(jìn)行了解和考慮，只是沿用著傳統(tǒng)的管理思路，使檔案資料管理工作落后于市場的發(fā)展。要如何才能改變檔案資料管理的現(xiàn)狀了？這就需要?jiǎng)?chuàng)新管理的思路，把以前的時(shí)候搜集檔案工作的材料改變?yōu)樵谑虑榘l(fā)生前和事情發(fā)生中就參與進(jìn)去，用超前的意識和節(jié)奏以及服務(wù)獲取市場的和使用者的認(rèn)可，讓檔案資料工作得到社會的認(rèn)可，體現(xiàn)它的價(jià)值。

2.2 管理模式的創(chuàng)新

雖然傳統(tǒng)的檔案工作方式和管理的模式在我國的發(fā)展階段的檔案工作有著積極的意義，但是社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使其不再符合當(dāng)前的形式，所以必須對檔案資料管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革。對于傳統(tǒng)的文卷立書管理的方式，由于程序多而繁雜，即消耗精力有浪費(fèi)時(shí)間，導(dǎo)致工作的效率低，而現(xiàn)在的立卷方式，簡化了一些繁雜的過程，節(jié)省了檔案資料管理工作者的時(shí)間，使其有足夠的時(shí)間去思考和發(fā)現(xiàn)工作中的問題并提出改進(jìn)的方法?，F(xiàn)代科技的發(fā)展，使很多的的單位的檔案管理部門將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理上，但也只僅限于各類檔案目錄的輸入或輸出和搜索等，較少運(yùn)用在檔案資料管理的其他方面。在檔案資料管理的工作中其實(shí)只要認(rèn)真的觀察，就可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在我們所做的許多的工作是可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)的，以此來提升我們的工作效率，如使用條形碼代替檔號，因?yàn)闂l形碼的安全性很高，所以能提高借閱和歸還的速度。

2.3 管理機(jī)制的創(chuàng)新

在長期的發(fā)展過程中，一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，使其在檔案工作人員的選擇上優(yōu)先選擇有檔案工作經(jīng)驗(yàn)的人員并且不單單只是擔(dān)負(fù)著檔案工作的職責(zé)，還兼職了其他的工作，在一定程度上約束了人才的流動，導(dǎo)致產(chǎn)生不好的思想，缺乏創(chuàng)新精神。所以，在檔案資料管理的工作上應(yīng)建立一些創(chuàng)新的激勵(lì)制度，如獎(jiǎng)勵(lì)的制度，在年終工作的評比考核中加入個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容，激勵(lì)檔案資料工作者的創(chuàng)新意識和潛能，是檔案工作朝著新的局面發(fā)展。相反，如果沒有制度的激發(fā)和鼓勵(lì)，就不能充分調(diào)動檔案工作者的積極性和主動性，是檔案工作停滯不前。

3 檔案工作特色創(chuàng)新

3.1 服務(wù)特色創(chuàng)新

3.1.1 提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

為上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門以及廣大的群眾提供準(zhǔn)確、有效、全面的檔案信息資料，是作為檔案工作者的職業(yè)本能。盡自己最大的努力，對全部的資料盡可能全面的進(jìn)行搜集和整理以及歸納總結(jié)。由于原來的檔案工作談及多的都是原始記載，對服務(wù)談及的很少，所以，我們要充分應(yīng)用檔案來明確規(guī)律，以此來進(jìn)行指導(dǎo)工作，指導(dǎo)工作包括做好對原始資料的搜集、記載、整理及總結(jié)，同時(shí)也要開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案工作的活力在與服務(wù)，用豐厚的特色檔案信息資料的吸引力和制作更有特征的檔案，以此來引起群眾大檔案的了解和使用，為我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做奉獻(xiàn)。

3.1.2 加強(qiáng)服務(wù)手段

為了做好檔案服務(wù)工作，不但需要利用好檔案資源，還要使用現(xiàn)代化的服務(wù)方式和行政手段，來提高服務(wù)的成效和檔次。加速建設(shè)檔案信息化的腳步，建設(shè)檔案信息網(wǎng)站并使不斷的增加網(wǎng)站的內(nèi)容，利用現(xiàn)代文件數(shù)字化的方式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的查找工作，將檔案工作的重點(diǎn)從檔案原始資料的服務(wù)轉(zhuǎn)移為檔案信息提供方面，為教育宣傳活動做好基礎(chǔ)[2]。利用行政法規(guī)強(qiáng)化和建立完善的檔案法律法規(guī)，提高法律對檔案的檢查力度。

3.1.3 提高服務(wù)能力

檔案工作者要完善服務(wù)的體制和提高服務(wù)的方式，使檔案服務(wù)的內(nèi)容隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，讓檔案工作真正服務(wù)于社會和人民。改變以前繁瑣的過程，方便群眾，通過熱情的服務(wù)讓群眾感受到政府的愛民、為民的態(tài)度。對于發(fā)揮檔案部門的行政管理能力的作用要大力的支持，促進(jìn)檔案工作的制度化和規(guī)范化。

3.2 管理特色創(chuàng)新

檔案工作的技術(shù)方式和條件可以保證檔案服務(wù)工作質(zhì)量和提升檔案的工作效率。所以，要努力提高檔案的技術(shù)，使其盡量現(xiàn)代化，以此來解決傳統(tǒng)方式的速度慢和效率低的問題，使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案的管理水平，不斷更新檔案管理方式。

4 檔案工作人員主體創(chuàng)新

4.1 檔案工作人員觀念更新

改變檔案工作新現(xiàn)象的要素是檔案工作人員的創(chuàng)新思想和精神以及能力。在社會發(fā)展的今天，由于各個(gè)部門的工作人員的減少和工作量的增加，使得增加了檔案工作人員的壓力。所以檔案工作人員必須要從觀念上進(jìn)行改變，既需要愛崗敬業(yè)和吃苦耐勞的精神，又需要提高檔案工作人員的創(chuàng)新精神和能力，使其在工作中就能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是檔案事業(yè)的發(fā)展上一個(gè)新的臺階。

4.2 檔案人員具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力

檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，這就需要檔案工作人員具備過硬的業(yè)務(wù)能力和很高的管理能力以及服務(wù)思想。由于經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，改變了檔案的載體和管理方式，這就提高了對檔案工作人員的要求。檔案工作人員需要大膽創(chuàng)新和適應(yīng)新形勢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，勇于打破傳統(tǒng)觀念的束縛，在檔案業(yè)務(wù)上創(chuàng)新。

5 結(jié)束語

做好檔案資料管理工作，既可以提高國家的建設(shè)社會效益，又可以推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。所以要盡可能的做好檔案資料管理工作，更好的為社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]曾予新.試論城建檔案學(xué)[J].城建檔案，2010，1（1）：1-2.

[2]袁志海.曾經(jīng)愛你但那管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].城建檔案，2010，2（1）：4-5.

作者簡介

謝蓉（1970—），女，四川省遂寧市船山區(qū)人，工作單位：遂寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)項(xiàng)目服務(wù)中心，職務(wù)：干部。endprint