淺議紅十字會人事檔案管理信息化

王燕

摘 要：干部人事檔案是個人經(jīng)歷和各方面素質(zhì)情況的綜合反映，是合理使用干部及評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的可靠依據(jù)。因此，不僅要管好檔案、用好檔案，還要不斷探索加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的有效途徑，不斷更新觀念，規(guī)劃新內(nèi)容，以適應(yīng)工作的需要，真正做到與時俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞：紅十字會；人事檔案；信息化

楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》中定義檔案信息化建設(shè)為“在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。”隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理規(guī)范化也隨之受到人們的廣泛關(guān)注。人事檔案是紅十字會干部職工信息的重要載體，全面記載干部職工的基本情況，是單位全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。就干部職工個人而言，檔案反映的是人生的歷程，是個人能力和成績最權(quán)威證明材料。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，人事檔案工作開始有了更廣闊的作用，推進(jìn)了檔案工作信息化，更好地服務(wù)社會。

1 現(xiàn)階段人事檔案管理信息化存在問題

一是傳統(tǒng)人事檔案管理成本過大。

傳統(tǒng)檔案工作主要是利用人工對檔案實體進(jìn)行精細(xì)管理，花費了大量的人力、物力；另外傳統(tǒng)人事檔案對存放條件的要求在不斷提升，而這對于檔案管理部門的財力要求也是一個考驗。

二是傳統(tǒng)檔案管理方法越來越不適應(yīng)信息化社會發(fā)展。

傳統(tǒng)檔案管理方法已在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天突顯出諸如信息不對稱、信息更新不及時、不便查找等弊端。而且信息化檔案管理也是當(dāng)今人力資源信息化甚至大數(shù)據(jù)化的必然要求。

人事檔案管理信息化是提高工作效率、節(jié)約資源的必然要求。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進(jìn)了節(jié)約型社會的建設(shè)。

2 實現(xiàn)檔案管理信息化的具體措施

一是人事檔案管理與人事信息管理同步化。這是實現(xiàn)紅十字會人事檔案計算機(jī)管理的合理模式，推動人事檔案的計算機(jī)管理，有必要建立紅十字會人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人事信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

二是加強(qiáng)人事檔案信息管理制度化。人事檔案管理工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失，加上檔案工作人員計算機(jī)水平有限，如不及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機(jī)管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

三是提高檔案管理人員技術(shù)水平。實行計算機(jī)管理要求建立數(shù)據(jù)庫，及時進(jìn)行信息維護(hù)，這對人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力有了更高的要求，因此要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計算機(jī)應(yīng)用水平。

四是加強(qiáng)電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔工作。同時加強(qiáng)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實踐制定電子檔案管理辦法。

3 檔案管理信息化建設(shè)途徑

在完善的檔案管理制度約束下，應(yīng)配備專職的業(yè)務(wù)人員，加快紅十字會人事檔案的信息化建設(shè)，盡快規(guī)范紅十字會系統(tǒng)人事檔案信息化發(fā)展，開發(fā)檔案的利用價值，為上級領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考，同時使紅十字會檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

一是增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識。人事檔案管理工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。

二是加快硬件設(shè)施建設(shè)。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

三是建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍。目前計算機(jī)實現(xiàn)了文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用，這就要求人事檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。紅十字系統(tǒng)應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。

四是注重人事檔案信息安全建設(shè)。由于電子信息應(yīng)用會受到來自病毒和黑客等諸多問題的影響，因此保管電子檔案的計算機(jī)的各種防病毒措施要完善，針對部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的檔案資源，要提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在檔案信息化的同時，更不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。

總之，相信相關(guān)隨著檔案從業(yè)人員增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識、檔案管理部門加快自身檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)、相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門著力建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍及注重人事檔案信息安全建設(shè)等措施多措并舉，人事檔案信息化工作肯定能開辟出更加低碳、更加高效的明天！

參考文獻(xiàn)

[1]張榮蓉，淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].科技信息，2012

[2]于秀珍，陳春玉.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)初探[J].北京檔案，2009

[3]生秀娟.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)之管見[J].黑龍江檔案，2009

[4]趙明娟.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院現(xiàn)代信息管理中的重要性[J].中國醫(yī)院管理，2009endprint