新時(shí)期背景下學(xué)校檔案管理措施

周凌云

摘 要：學(xué)校進(jìn)行檔案的管理為的是真實(shí)記錄歷史，并為廣大教職工、同學(xué)們、學(xué)校等提供可查閱的可靠、真實(shí)的信息。在這個(gè)新時(shí)期背景下，如何在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，已經(jīng)成為當(dāng)前學(xué)校檔案管理新的挑戰(zhàn)。在檔案管理人員培養(yǎng)相對滯后，制度不完善、執(zhí)行效果不佳，管理方式比較落后、信息化程度不高等的問題下，必需培養(yǎng)專業(yè)性的學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍，建立健全制度、增強(qiáng)執(zhí)行力度，創(chuàng)新學(xué)校檔案管理形式、提升數(shù)字化與信息化水平，拓寬渠道、搭建檔案信息庫等舉措，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期背景下學(xué)校檔案管理的數(shù)字化、信息化、學(xué)習(xí)化，切實(shí)提高管理水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期背景下；學(xué)校；檔案管理；措施

1 新時(shí)期背景下學(xué)校檔案管理的重要性

一切學(xué)校檔案的形成主要是由該個(gè)學(xué)校在教學(xué)管理、教學(xué)研究和對同學(xué)們的管理過程中形成。形成的這些學(xué)校檔案保存了大量的數(shù)據(jù)、音像、圖表、文字等信息，成為真實(shí)記載學(xué)校歷史的有價(jià)信息材料，是學(xué)校歷史發(fā)展的一面“鏡子”，在學(xué)校管理、學(xué)校教學(xué)研究以及教學(xué)實(shí)踐當(dāng)中產(chǎn)生了巨大作用。目前“學(xué)校檔案管理”主要囊括有：檔案的保管、檔案的整理、檔案的搜集、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的鑒定以及提供檔案的查詢等工作。學(xué)校進(jìn)行檔案的管理為的是真實(shí)記錄歷史，并為廣大教職工、同學(xué)們、學(xué)校等提供可查閱的可靠、真實(shí)的信息。

隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，尤其是“黨的十八大”以來，國內(nèi)社會(huì)面臨著新的變化、新的形勢、新的改革、新的發(fā)展，在這個(gè)新時(shí)期背景下，學(xué)校的檔案管理也迎來了新的形勢、新的問題，如何在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，已經(jīng)成為當(dāng)前學(xué)校檔案管理新的挑戰(zhàn)。

2 學(xué)校檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理人員培養(yǎng)相對滯后

我國檔案專業(yè)自二十世紀(jì)六十年代開始在高校設(shè)置，但是起步晚，效果不明顯，培養(yǎng)出來的檔案管理人員還是比較少，人才資源供給受限，初中學(xué)校招聘不到專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員。另一方面，再加上由于六七十年代的歷史原因，78、79年才恢復(fù)高考，因此檔案管理人才參差不齊，力學(xué)不高。除此之外，由于學(xué)校對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)以及理論培訓(xùn)的不到位、沒有形成一整套完整體系的管理規(guī)章制度，使得難以構(gòu)建一支技術(shù)過硬、專業(yè)本領(lǐng)強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、人才層次構(gòu)造合理的學(xué)校檔案管理隊(duì)伍。

2.2 制度不完善，執(zhí)行效果不佳

目前，很多學(xué)校的檔案管理存在著諸如制度不健全、甚至缺失等問題，管理方式比較隨意，沒有形成嚴(yán)格規(guī)范的檔案管理制度。比如說，學(xué)校在檔案的素材管理上，一些檔案管理者通常會(huì)疏于對歸檔材料的認(rèn)真、仔細(xì)的審查，致使一些歸檔的材料存在嚴(yán)重失實(shí)的現(xiàn)象，特別是同學(xué)們的檔案存在嚴(yán)重的造假現(xiàn)象，使得檔案的真實(shí)性嚴(yán)重缺失；其次是一些檔案管理者在保管與搜集材料的思想意識(shí)上不到位，發(fā)現(xiàn)有些檔案材料明明嚴(yán)重缺失卻沒有及時(shí)補(bǔ)充完整，使得檔案材料的完整性大打折扣。

2.3 管理方式比較落后，信息化程度不高

當(dāng)下，很多學(xué)校的檔案管理部門依然使用的是傳統(tǒng)的檔案管理方式，即學(xué)校檔案材料的收集、開發(fā)、利用依舊是以紙質(zhì)作為最主要的形式，并且檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化水平比較低。雖然紙質(zhì)記錄檔案信息在長長的歷史中發(fā)揮著重要作用，但正是因?yàn)闅v史的久遠(yuǎn)，使得紙質(zhì)保存面臨巨大的挑戰(zhàn)，往往容易損毀、歸檔量大、重復(fù)利用率低、成本高等不足，這就迫切需要將其轉(zhuǎn)成電子檔案，充分利用電子檔案具有的簡便、存儲(chǔ)量大、保存久等數(shù)字化、信息化優(yōu)勢，向電子化靠攏，已經(jīng)成為新時(shí)期背景下學(xué)校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

3 新時(shí)期背景下學(xué)校檔案管理措施

3.1 培養(yǎng)專業(yè)性的學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍

由于社會(huì)在發(fā)展、科學(xué)科技的進(jìn)步、社會(huì)分工的明細(xì)，這對學(xué)校檔案的管理以及檔案管理人員的工作提出了非常高的要求，尤其學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著學(xué)校檔案管理的質(zhì)量好壞。在新時(shí)期背景下的學(xué)校檔案管理人員，務(wù)必堅(jiān)持實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)，解放思想、不斷提升自己的能力，以適應(yīng)新背景下的學(xué)校檔案管理工作。因此，學(xué)校在選用檔案管理者時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選拔具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)的人才，并且對他們進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)、全面的崗前培訓(xùn)，讓他們掌握扎實(shí)的理論與方法，并讓他們參與一定時(shí)間的入職實(shí)踐，進(jìn)而確保學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，提高他們管理學(xué)校檔案的能力。

3.2 建立健全制度，增強(qiáng)執(zhí)行力度

新時(shí)期背景下，學(xué)校檔案的管理為了迎合發(fā)展，必須從自身上尋覓新的突破，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好學(xué)校檔案的用人管人制度建設(shè)，建立健全的學(xué)校檔案管理有關(guān)制度規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。一是建立健全學(xué)校檔案管理機(jī)制，做好管理人員的崗位責(zé)任分工，并且一旦發(fā)現(xiàn)管理不到位的要追究其責(zé)任。二是建立健全競爭上崗機(jī)制，通過多種途徑選拔優(yōu)質(zhì)的檔案管理專業(yè)方面的人才，并培養(yǎng)他們掌握多方面的能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。三是建立健全學(xué)校檔案管理開支機(jī)制，確保管理人員的訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，確保管理所需要的機(jī)器設(shè)備等。

3.3 創(chuàng)新學(xué)校檔案管理形式，提升數(shù)字化與信息化水平

現(xiàn)代社會(huì)是信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作一定要緊密跟上時(shí)代的步伐，不能老是“坐、靠、等”，要充分發(fā)揮思維，轉(zhuǎn)變觀念，積極、主動(dòng)借鑒吸收先進(jìn)的科技并運(yùn)用到學(xué)校檔案管理中，加強(qiáng)外部合作，引進(jìn)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，提升數(shù)字化管理能力，并借助網(wǎng)絡(luò)、媒體等先進(jìn)的現(xiàn)代科技手段，更加高效、合理、科學(xué)的開展學(xué)校檔案的管理工作，提升檔案管理的效率與質(zhì)量最終提高信息化水平，提升服務(wù)。此外，還要在學(xué)校檔案管理過程中注意降低信息化、數(shù)字化所需要的成本費(fèi)用，因?yàn)楦呖萍嫉囊氡囟〞?huì)給費(fèi)用帶來壓力，這就要求盡量降低成本，使得管理效率與經(jīng)濟(jì)效益實(shí)現(xiàn)“雙贏”。

3.4 拓寬渠道，搭建檔案信息庫

“檔案信息庫”是指在電腦存儲(chǔ)工具上可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息、材料等的存儲(chǔ)、共享的一種有效組織形式，而檔案信息庫的搭建不僅有利于檔案的數(shù)字化、信息化管理，而且有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的互相分享，為提高學(xué)校的檔案管理水平，主推學(xué)校檔案管理往數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變。因此，這就需要在搭建學(xué)校檔案信息數(shù)字化的過程中，充分利用電子計(jì)算機(jī)將紙質(zhì)的檔案材料轉(zhuǎn)化為電子計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的信息，比如通過紙質(zhì)檔案的掃描、紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子版錄入或者檔案的編碼，然后把這些數(shù)字信息存入到指定的大容量機(jī)器設(shè)備當(dāng)中，以圖像的格式、文本的格式、視頻格式、音頻格式等存儲(chǔ)。其次，把收集轉(zhuǎn)化成的各種格式的文件輸入到指定的檔案數(shù)據(jù)庫里，進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為機(jī)讀數(shù)據(jù)，錄入過程需要嚴(yán)格的校對審核，確保數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并被計(jì)算機(jī)完全識(shí)別。再次，建立后的檔案數(shù)據(jù)庫要及時(shí)根據(jù)變化進(jìn)行科學(xué)調(diào)整：一是有時(shí)需要借助一系列技術(shù)讓檔案管理模不斷簡化、實(shí)現(xiàn)有序，或者一旦發(fā)現(xiàn)管理上出現(xiàn)問題，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)分析矛盾、化解矛盾，切不可忽視或者置之任之；二是進(jìn)一步深化檔案的檢索工作，進(jìn)而為查詢檔案的客戶提供便捷、高效的服務(wù)；三是切實(shí)做好數(shù)據(jù)的保護(hù)與保管工作，檔案數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)載體必需配有防磁、除塵、防塵等工具，并嚴(yán)格預(yù)防清理計(jì)算機(jī)病毒，保證數(shù)據(jù)的安全。

參考文獻(xiàn)

[1]代利利.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理[J].阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2005，（09）

[2]張瓊?.新時(shí)代背景下如何完善初中學(xué)校檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù).2013，（08）

[3]陳青云.淺談學(xué)校檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù).2014，（01）endprint