企業(yè)檔案鑒定工作的思考

陳向引

摘 要：檔案鑒定是檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案工作中難以開展的一個(gè)環(huán)節(jié)，并且掌握一個(gè)文件生命的“生死大權(quán)”。做好企業(yè)檔案鑒定工作，對(duì)優(yōu)化企業(yè)檔案保管質(zhì)量，全面確定檔案的保管價(jià)值和檔案利用可持續(xù)發(fā)展，有著十分重要意義，本文分析企業(yè)檔案鑒定工作存在問題，探討檔案鑒定工作特征，根據(jù)工作中遇到的問題，對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行思考，希望能引起各級(jí)檔案部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；鑒定工作；思考

檔案鑒定是對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)定和預(yù)測(cè)，是檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是檔案工作中眾所周知的難點(diǎn)所在。一個(gè)文件從其產(chǎn)生形成到最后銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程，其檔案價(jià)值確定離不開鑒定環(huán)節(jié)，然而，長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)檔案鑒定工作存在著“存而不鑒、鑒而不毀”的現(xiàn)象，檔案鑒定工作如同虛設(shè)，因此，重視檔案鑒定工作，明確檔案鑒定工作意義，掌握檔案鑒定工作方法，對(duì)優(yōu)化企業(yè)檔案保管質(zhì)量，全面確定檔案的保管價(jià)值，有著十分重要意義，它不僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，有效開發(fā)檔案信息資源的需要，同時(shí)還是檔案利用可持續(xù)發(fā)展的需要。

1 企業(yè)檔案鑒定工作實(shí)踐中存在問題

1、缺少對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定。檔案是工作活動(dòng)的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認(rèn)識(shí)的干擾，有時(shí)不能全面反映歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，這在不同歷史時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行鑒別、評(píng)價(jià)，以指導(dǎo)利用者。

2、缺乏對(duì)歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長(zhǎng)期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是歸檔材料門類不全。企業(yè)除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務(wù)檔案大都沒有硬性收集歸檔制度，這就為全面反映其工作活動(dòng)大打折扣。二是歸檔部門不全。一個(gè)單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長(zhǎng)時(shí)間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。缺附件、少底稿、丟原件事情時(shí)有發(fā)生，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。

3.缺乏對(duì)檔案鑒定工作重視。鑒定工作風(fēng)險(xiǎn)大，責(zé)任重。檔案具有不可再生性，一旦銷毀，無(wú)法挽回?，F(xiàn)實(shí)中，企業(yè)面臨的檔案庫(kù)存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責(zé)任還是要小得多；只要檔案保存在庫(kù)房中，檔案人員就踏實(shí)。這不僅代表了一部分檔案人員的心態(tài)，也代表了一部分領(lǐng)導(dǎo)的心態(tài)。正是這種求穩(wěn)保守的思想，直接影響著檔案鑒定工作的開展。

4. 缺乏檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可操作性。在工作實(shí)踐中，往往感到現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)缺乏可操作性。一是基建檔案，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)檔次，一般以單項(xiàng)工程為一套，一套基建檔案少則幾十卷，多則上千卷。檔案人員很難在成百上千卷的檔案中，挑選到期的檔案進(jìn)行鑒定，造成基建檔案的鑒定成為一紙空文。二是檔案保管限期表?xiàng)l款概括性很強(qiáng)，使檔案人員理解的隨意性加大，可操作性減少。例如《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的保管期限，但是在執(zhí)行中，如果只按照保管期限進(jìn)行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會(huì)計(jì)檔案可能涉及的債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)等問題，勢(shì)必造成誤鑒。

5. 缺乏檔案鑒定工作監(jiān)管，無(wú)制度約束。在我國(guó)現(xiàn)行檔案管理法律規(guī)章中，沒有關(guān)于過期檔案不開展鑒定銷毀應(yīng)追究責(zé)任的條文，致使檔案鑒定工作一直無(wú)法納入到檔案管理計(jì)劃之中。

2 檔案鑒定工作在企業(yè)檔案管理全過程中特征認(rèn)識(shí)

基于上述實(shí)踐中出現(xiàn)的問題，可以看出檔案鑒定貫穿于檔案管理全過程，這一過程可分為若干階段，各階段有其不同價(jià)值、作用和特點(diǎn)。檔案收集要鑒定（對(duì)文件資料是否歸檔）、整理要鑒定（編排要區(qū)分價(jià)值）、編研要鑒定（選材要鑒別）、利用要鑒定（審查使用范圍）、保管要鑒定（判斷保管期限）和銷毀檔案要鑒定（失效文件、超限文件），可以看出檔案鑒定應(yīng)包括檔案價(jià)值鑒定、檔案保管期限鑒定、檔案準(zhǔn)確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案期滿鑒定等方面，根據(jù)鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的特征，筆者將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

前期鑒定是指對(duì)文件材料保存價(jià)值的鑒定和對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運(yùn)行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無(wú)需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴(yán)格管理制度、明確管理責(zé)任，由責(zé)任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負(fù)責(zé)，共同把關(guān)，協(xié)作完成。它主要包括：

1、保存價(jià)值鑒定，是指文件材料有沒有保存價(jià)值、保存價(jià)值大小的鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔、保管期限的長(zhǎng)短。

2、準(zhǔn)確性鑒定，是指對(duì)歸檔文件材料的各種標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性及其所承載的信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行甄別評(píng)定。前期鑒定中的準(zhǔn)確性鑒定，主要是針對(duì)工作中因工作疏忽將歸檔文件材料的某些標(biāo)識(shí)如責(zé)任者、時(shí)間、簽章、竣工章等遺漏丟失或者錯(cuò)誤，正文與底稿不相符，正本與副本不相符，基建圖物不符，設(shè)備圖物不符等等諸多情況的檢查。

3、完整性鑒定。歸檔時(shí)，責(zé)任人對(duì)圍繞某個(gè)事件、某項(xiàng)工程、某個(gè)設(shè)備、某項(xiàng)任務(wù)所產(chǎn)生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁(yè)數(shù)、圖幅及底稿的完整性進(jìn)行鑒別并簽字確認(rèn)，以確保歸檔文件材料的完整性。

后期鑒定其工作內(nèi)容包括檔案評(píng)價(jià)、保管期限鑒定等。需要建立專門鑒定委員會(huì)，按特定的程序進(jìn)行。要體現(xiàn)“為我”性，以我為主，同時(shí)體現(xiàn)“兼顧”性，以我為主并非“上下砍光”，就是說，從一個(gè)單位的形成來(lái)看出，應(yīng)該確定永久保存的主要是本機(jī)關(guān)的檔案，是本機(jī)關(guān)形成的重要文件，對(duì)于外來(lái)文件，則應(yīng)在分析來(lái)文機(jī)關(guān)的與本機(jī)關(guān)的關(guān)系的以及來(lái)文內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的職能關(guān)系后，再作決定。上級(jí)來(lái)文，主要看出是否有專指性，專門針對(duì)本單位的文件，永久保存。下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，主要是本單位予以答復(fù)的文件為永久保存。

3 做好企業(yè)檔案鑒定工作的思路

有了對(duì)檔案鑒定工作的認(rèn)識(shí)，針對(duì)企業(yè)檔案鑒定工作現(xiàn)狀，要做好企業(yè)檔案鑒定工作，應(yīng)做到：

1.更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，創(chuàng)精品檔案。做好企業(yè)檔案的鑒定工作，首先應(yīng)從認(rèn)識(shí)上加以轉(zhuǎn)變，剔除只進(jìn)不出、多多益善的思想。在具體工作中，應(yīng)突出重點(diǎn)，集中主要精力保存最有價(jià)值的檔案，樹精品意識(shí)，建精品檔案。只有這樣，才能在遭遇突發(fā)事件時(shí)，使最有價(jià)值的精品檔案得到及時(shí)穩(wěn)妥的保管和轉(zhuǎn)移。

2.完善制度，依法鑒定，定期鑒定。企業(yè)檔案鑒定工作不能有任何的等、靠、要思想，要充分依據(jù)《檔案法》科學(xué)制定企業(yè)檔案鑒定工作制度，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和變化，不斷進(jìn)行補(bǔ)充和改進(jìn)，建立由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、專業(yè)技術(shù)人員三結(jié)合的鑒定小組，有組織、有計(jì)劃、有步驟地定期開展檔案鑒定工作。

3.嚴(yán)把檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)。一是嚴(yán)把檔案收集關(guān)。在文件材料的收集整理之時(shí)，將無(wú)保存價(jià)值的文件從源頭上給予清除，使檔案優(yōu)化問題解決于萌芽之中。二是嚴(yán)把鑒定關(guān)。對(duì)到期或已過保管期限的檔案進(jìn)行重新鑒定。三是嚴(yán)把移交關(guān)。在向檔案館移交以前，進(jìn)行檔案室階段的最后一次價(jià)值鑒定，此時(shí)的檔案鑒定工作應(yīng)由企業(yè)檔案管理人員和檔案館工作人員一同完成。

檔案鑒定是企業(yè)檔案管理工作中一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)引起各級(jí)檔案部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案鑒定工作的監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案鑒定工作制度化建設(shè)，使檔案鑒定環(huán)節(jié)在檔案管理全過程中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，同時(shí)，檔案人員要有歷史眼光、發(fā)展眼光、全面觀點(diǎn)，分清玉石，即要考慮如何“毀”，也應(yīng)著眼于如何“存”， 區(qū)分出有價(jià)值、珍貴的檔案，積極發(fā)揮重要檔案的作用，為檔案信息資源優(yōu)化，提高利用效果，奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。endprint