新時期中職學校學生檔案管理研究

呂厚樺

摘 要：學生檔案管理體現著學校教育管理的水平，是學校進行各方面評估的重要理論依據。新時期，如何加強中等職業(yè)學校的學生檔案管理工作成為每一個中職院校的管理者和教師所關心的重要問題。筆者根據自己的經驗和體會，結合新時期中職學校學生檔案管理中存在的問題和挑戰(zhàn)，來談談如何做好中職學校的檔案管理工作。

關鍵詞：新時期；中職學校；學生檔案管理；挑戰(zhàn)；研究

中職學生的學生檔案包括學生學籍、學習成績、教育實習或畢業(yè)后工作等情況。學生檔案是反映學校教育全貌的一面鏡子，中職學校的學生檔案管理工作，也是一項關系著學校是否能夠順利開展教學活動的重要指標，是衡量學校教育水平高低的標志之一。隨著新時期對素質教育的提倡，如何讓中職學校學生檔案管理更加規(guī)范化、制度化，從而不斷提高檔案管理人員的整體水平，以適應新形勢的發(fā)展，有著非常重要的作用和意義。

1 中職學校學生檔案管理的現狀

從我國目前中職學校的檔案管理工作來看，其中還存在許多亟待解決問題，例如，檔案管理人員素質不高；檔案管理方法落后；學生檔案資料質量低，甚至出現“人檔分離”的現象等等。

1.1 檔案管理人員素質不高

學校領導沒有充分認識到學生檔案管理對教育事業(yè)的重要作用，對檔案管理的認識比較膚淺，所以在管理的過程中不能嚴格要求。學校由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現有的檔案管理人員大多是中職學校的老師兼任，而非學習檔案管理出身的專業(yè)人士。這些教師缺乏專門的檔案管理知識和系統(tǒng)的培訓，對學生檔案的收集、規(guī)整和利用無法做到規(guī)范化，使得學生檔案在中職學校教育中的重大作用無法正常發(fā)揮。

1.2 檔案管理方法落后

中職學校在檔案管理中管理方法落后，有的學生檔案甚至還需要檔案管理人員進行手工操作和整理，這樣不僅在前期的檔案整理工作中浪費了大量的人力和物力，而且在檔案后期的利用中也非常困難，嚴重影響了檔案的檢索速度和檔案檢索的準確性、全面性，不利于學生檔案作用的發(fā)揮。同時在檔案管理的過程中，硬件條件缺失，信息檢索和多媒體檢索無法得到廣泛的普及，一些紙質的學生檔案由于受限于檔案保管條件，而出現丟失、破壞的情況。

1.3 學生檔案資料質量低，甚至出現“人檔分離”的現象

在中等職業(yè)學校的學生檔案中，學生所上交檔案的真實性和完整性有待考證，而檔案科在收集的過程中由于審查工作做的不嚴格、不到位，使得一些學生檔案的質量不高，學生檔案信息模糊，甚至出現一些虛假的檔案信息。同時由于中等職業(yè)學校中學生的流失現象嚴重，學生檔案的調動頻繁，很容易出現“人檔分離”的現象，無頭檔案較多。

2 中職學校學生檔案管理方法

針對以上的現象，中職學校的領導和檔案管理人員要從以下幾個方面對學生檔案管理工作進行改進：

2.1 加強培訓，提高檔案管理人員的素質

首先學校領導要重視學生檔案管理的工作，要把學生檔案管理工作提到平日的教學工作中去，對檔案管理機構要統(tǒng)一領導、加強管理。學校要設立專門的檔案室，由專門的檔案管理人員來對學生的檔案進行管理。此外，還要提高檔案管理人員的素質。而要想提高檔案人員的素質，首先應該提高他們的思想認識素質，要讓他們認識到學生檔案管理工作在學校教學中的地位和作用，真正對自己所做的工作重視起來。其次要加強檔案管理人員的專業(yè)素質，讓檔案管理人員按照我國的《檔案法》的基本要求和學校的實際情況，對學生檔案進行收集、整理和加工，還要加強對檔案管理人員的培訓，使得他們獲得最新的檔案管理知識，提高他們的專業(yè)素質。

2.2 利用信息化的管理方法，更新檔案管理理念

中等職業(yè)學校的規(guī)模逐漸擴大，學生也逐漸增多，學生檔案的管理工作也越來越多，這使得原來的學生檔案管理模式更加不適應學校的發(fā)展狀況。因此，隨著互聯(lián)網的發(fā)展和計算機在日常生活中的廣泛應用，中等職業(yè)學校學生檔案的管理工作也要日益信息化、無紙化。檔案的信息化是現代檔案管理的重要標志，檔案管理的現代化就是檔案管理人員，要采用現代化的技術如計算機、傳真或打印機等現代化的工具來收集和整理檔案，使得在以后對學生檔案進行檢索和利用時，能夠更加地快捷、簡單，從而提高學生檔案管理工作的服務質量。

2.3 完善檔案管理制度，提高學生檔案的質量

完善的檔案管理制度是進行學生檔案管理工作的前提和基礎。首先在檔案的整理中，學校檔案室要對學生上交的檔案信息進行審核，以保證檔案信息的正確性。在學生檔案收集齊全后，又要根據檔案的年度、學生所在的班級或所學的專業(yè)等等進行歸類整理，使得學生的檔案更加完整。同時要防止人檔分離現象的發(fā)生，檔案管理部門要與各個班級管理者建立密切的聯(lián)系，及時掌握學生流動的具體情況并對學生的檔案進行及時的調動，使得檔案與學生同步調動，防止無頭檔案現象的發(fā)生。此外，還要對包括學生入學時間、家庭地址、戶口所在地、所學專業(yè)、實習單位或畢業(yè)后的工作單位等對學生檔案信息進行及時的補充，確保學生檔案的完整性和準確性。

3 結語

現如今，中等職業(yè)學校正面臨著重大的改革，能否做好學生檔案管理的工作，是新時期評估中職學校辦學質量的重要標準之一。建立健全學生檔案管理工作，有利于對學校進行正確的評估，有利于教師查詢和檢索資料，有利于對中職學校進行科學化的管理。隨著時代的發(fā)展和科技的進步，社會對中職學校的學生檔案管理工作提出了更高的規(guī)范和要求，檔案管理人員要嚴格律己，依章辦事，做好學生檔案管理工作。

參考文獻

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