從內(nèi)控風險的視角看醫(yī)院出入院管理處的管理

田惠香　余俊英　郝靜

摘 要：醫(yī)院的出入院管理處無疑是醫(yī)院每日的現(xiàn)金流量最大的地方，因而資金安全也就成了出入院管理處內(nèi)部控制的重中之重。從出入院管理處的風險分析出發(fā)，從提高員工的職業(yè)素養(yǎng)、完善內(nèi)部控制制度、加強財務管理、健全his系統(tǒng)功能、加強對外交流五個方面來加強管理以防范出入院管理處的資金安全風險。

關鍵詞：資金安全；內(nèi)控風險；出入院結(jié)賬處管理

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）03-0207-02

北京某醫(yī)院住院處主任，利用工作之便，變造住院醫(yī)療預交金退款書，在醫(yī)院住院處騙領預交金共計920余萬元；西安市某醫(yī)院的門診收費處李某利用漏洞貪污公款20 萬元。如此觸目驚心的案例在醫(yī)務界不少。從這些令人怵目的案例也折射出醫(yī)院收款部門的內(nèi)控風險。這里，筆者僅從醫(yī)院出入院結(jié)賬處內(nèi)控風險出發(fā)來分析這個部門的財務管理。

一、醫(yī)院出入院管理處的風險

我們首先從風險識別的視角審視一下醫(yī)院出入院結(jié)賬處可能存在的風險。

1.資金安全風險。出入院結(jié)賬處的工作性質(zhì)就是和資金分不開的，每天都有大量的新現(xiàn)金流入流出，一般綜合性醫(yī)院年收入的70%來自對住院患者的診治，而現(xiàn)金流入80%～90%來自于出入院管理處。也是醫(yī)院的貪污公款案件的多發(fā)地，所以資金安全對于出入院結(jié)賬處是醫(yī)院財務工作管控的重中之重。

2.員工的專業(yè)勝任能力以及職業(yè)操守的風險。長期以來，大家的認識就是收款工作僅僅是簡單重復的勞動，所以對任職人員準入門檻較低，有計劃、持續(xù)地培訓未能跟進，導致這些部門的員工專業(yè)技能單一，職業(yè)敏感性差，風險的防范意識不強。甚至有些道德品質(zhì)不過硬的員工在長期的熟練的操作固化的流程中發(fā)現(xiàn)有機可乘，利用非法手段攫取醫(yī)院資金。

3.財務制度和業(yè)務流程的風險。醫(yī)院當然要遵循國家、地方以及衛(wèi)生主管部門的規(guī)章制度，醫(yī)院內(nèi)部為了財務管理的需要也會制定一系列內(nèi)部管理制度，但醫(yī)院的內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境在不斷地變化之中，如關于患者住院預交金的收取，原先的支付方式下，可能僅限于現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬支票，在現(xiàn)階段銀行卡的支付占了主流，那么相應地有關收取、結(jié)算退款的規(guī)定也得相應修訂。

出入院結(jié)賬處業(yè)務內(nèi)涵和外延也隨著醫(yī)院的內(nèi)外環(huán)境的變化不斷地變化著，所以要根據(jù)業(yè)務內(nèi)容的變化業(yè)務流程的理順也得跟進，否則流程的嚴密程度也會增大結(jié)賬處的財務風險。

二、出入院結(jié)賬處的管理

根據(jù)前面的風險分析可以相應地采取措施來加強出入院結(jié)賬處的管理。

1.對人的管理。反腐倡廉的宣傳教育工作應常抓不懈。

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，一切問題的根源最終都會歸咎于人的問題。結(jié)賬處的工作性質(zhì)就是和金錢分不開的，每天都有多筆大量的現(xiàn)金流入、流出，這些都須經(jīng)各操作員的手。收費是普通的工作崗位，也是非常重要的工作崗位，尤其是一個必須仔細、認真和能經(jīng)受誘惑的工作崗位。這個崗位的職工必須有很高的法律意識和道德素養(yǎng)，這對資金的安全非常重要。因在對收費人員乃至所有的財務人員中需加強反腐倡廉的宣傳教育工作，應警鐘長鳴，常抓不懈。除了保證員工參加院內(nèi)外的各項培訓外，在提高大家的人文素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)方面應有相應的舉措。如對收款員培訓財務票據(jù)等的相關知識、常見和特殊問題的處理原則和流程等，以期提高人員的素質(zhì)，使收款員能樹立正確的價值觀和榮辱觀，在大是大非面前保持清醒的頭腦，干自己該干的，不該干的堅決不干，時刻要意識到“莫伸手，伸手必被捉”。

2.內(nèi)控制度建設方面。內(nèi)控制度評價和測試應該貫穿于醫(yī)院財務的每個工作細節(jié)和每個工作日。

內(nèi)控制度有其固有的設計風險和運行風險，這就需要管理者在實際工作中具體管理者要有一雙敏銳的眼睛能及時發(fā)現(xiàn)問題，對于出現(xiàn)的新問題或者現(xiàn)有流程或制度的疏漏之處要及時梳理工作流程和修訂相關的制度，執(zhí)行過程中要嚴格把關，在該控制的點都有相關的控制措施，盡量減少漏洞，讓一些有非分想法的人無機可乘。既保護國家財產(chǎn)的安全完整，也從某種程度來說也了保護工作人員。利用his系統(tǒng)的身份和權限管理，科學嚴謹?shù)亟o各個操作員分配權限，在系統(tǒng)內(nèi)部做到不相容業(yè)務的分離。

3.加強財務管理方面。對現(xiàn)有的制度和流程遵循要嚴格。

（1）要嚴格票據(jù)管理制度和流程。近幾年出現(xiàn)的很多貪污案件都和票據(jù)的不當使用有關，這對我們的財務管理是前車之鑒。我們要從票據(jù)的領用、授權、核銷、歸檔等的各個環(huán)節(jié)去管理和稽核，使每張票據(jù)的使用都能規(guī)范合理，票據(jù)的來去都有跡可查，且都做到了循跡查證。

（2）定期對賬制度，每月終了，統(tǒng)計his系統(tǒng)內(nèi)所有的住院預交金、住院收入和財務大賬的進行核對，對核對不一致的結(jié)果即時跟蹤核查，直到找出原因為止。并對導致結(jié)果不一致的原因進行分類處理。

（3）每日稽核制度，對操作員的預交金日報表和結(jié)算日報表每日進行稽核，稽核的內(nèi)容包括日報表上現(xiàn)金收入、POS刷卡收入、支票收入等和操作員的交款回單、POS機匯總單，支票的票面等是否一致進行核對；票據(jù)的號碼和his系統(tǒng)的流水的一致性核對。對核對不一致的結(jié)果即時跟蹤核查，直到找出原因為止。

（4）檔案管理制度，所有的操作員預交款存根聯(lián)、結(jié)算收據(jù)存根聯(lián)是否連號，所歸檔的號段和操作員領用的號段是否一致。對核對不一致的結(jié)果即時跟蹤核查，直到找出原因為止。并對導致結(jié)果不一致的原因進行分類處理。

以上不一致的原因?qū)儆谄睋?jù)印制過程中出現(xiàn)問題的，及時給聯(lián)系供票的機構(gòu)反饋。屬于系統(tǒng)問題的，及時聯(lián)系信息中心查找原因予以彌補。屬于制度缺陷的，及時修訂制度。屬于人為操作導致將根據(jù)情節(jié)給予處理，嚴重的移送司法機關處理。

4.健全his系統(tǒng)的功能。his系統(tǒng)應用于業(yè)務領域?qū)ぷ髻|(zhì)量和效率提高是前所未有的，但業(yè)務信息化是把雙刃劍，一方面帶來極大的方便快捷，另一方面也是風險和殺機四伏。通過his系統(tǒng)攫取資金手段更隱蔽發(fā)現(xiàn)更困難。軟件隨著管理手段的變化也在不斷地更新和升級，在更新和升級過程中，首先都要經(jīng)過嚴謹?shù)恼{(diào)研和嚴格的測試，作為本版塊的各項操作流程都必須把內(nèi)控的思想方法和手段貫徹進去，在各個控制節(jié)點上都讓復核人員能看到操作人員的操作痕跡，從系統(tǒng)設計的時候就把系統(tǒng)風險降到最低。

5.加強對外交流。一般情況下，醫(yī)院的出入院結(jié)賬處處于相對封閉的系統(tǒng)，業(yè)務單一，環(huán)境也沒有太大的變化，結(jié)賬處內(nèi)部的崗位具有同質(zhì)性，所以內(nèi)部的崗位輪轉(zhuǎn)沒有意義。因而對內(nèi)要創(chuàng)造機會使結(jié)賬處的員工盡可能地了解門診收費處的業(yè)務、會計核算、成本核算、甚至是預決算的業(yè)務，擴大財務專業(yè)視野。另外還可以走出去與同行業(yè)的本崗位進行交流，在交流中吸納同行業(yè)好的經(jīng)驗和做法，杜絕出現(xiàn)同行業(yè)在本版塊出現(xiàn)的問題和漏洞，取長補短，完善制度，梳理流程，把制度風險降到最低。

總之，只有把員工職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)提高了，通過合理設崗，審核到位，用敏銳的財務視角前瞻性地修訂和完善相關制度，通過對流程嚴格循序，對制度的切實貫徹，確保結(jié)賬處的風險管控有效，確保醫(yī)院的資金安全。

[責任編輯 吳 迪]